Айдар Галимов, «Татнефть»: Как выстроить финансовый порядок с помощью автоматизации бюджетного контроля

В начале пару слов обо мне и компании. Я руковожу группой сопровождения подконтрольных и связанных организаций ПАО «Татнефть». Наша команда работает с системой «1С: Управление холдингом» с 2016 года, и сегодня мы обслуживаем 72 организации в большинстве регионов страны.

Хочу отметить, что наша текущая система «1С: Управление холдингом» – это результат почти десятилетней доработки и «допиливания». Она кардинально отличается от «коробочной» версии, которую предлагают вендоры.

Сегодня я хочу поделиться нашим опытом построения системы внутреннего контроля, интеграции с внешними сервисами, показать, как система реагирует на попытки ее «обойти», и рассказать о наших планах на будущее.

Как у нас все устроено: финансовая пирамида контроля

Я мысленно представляю нашу систему как цикл или петлю контроля бюджета, где основание – это БДДС (бюджет движения денежных средств), который формируется на основании статей затрат. Эти статьи являются лимитом для договоров. Договор, в свою очередь, лимитирует резервирования бюджета – наши планы на период от месяца до десяти лет. А уже резервирование является жестким ограничителем для заявки на оплату. Выйти за его рамки невозможно – это нерушимая «скорлупа».

Внутренний контроль в «1С: Управление Холдингом»

На основе резервирований и заявок у нас формируется оперативный бюджет на один месяц. После его утверждения ни одна новая заявка или резерв не могут быть созданы в этом месяце. Есть лишь одно «но» – инструмент «план на лимит». Если куратор договора точно знает о предстоящем платеже, но еще не подписал договор, он может создать такой план и затем в его рамках завести заявку.

После первого числа мы начинаем работать с платежным календарем, который формируется автоматически на основе резервов и заявок. В карточке каждого договора прописаны условия оплаты, и система сама ставит заявку в календарь на нужную дату. Это позволяет нам видеть возможные кассовые разрывы и понимать, на какие сроки мы можем разместить свободные денежные средства.

По итогам месяца система автоматически формирует отчет об исполнении БДДС, сверяя оперативный бюджет с выписками. Если отклонение до 5% – комментарии не требуются. Если больше – мы вручную поясняем причину.

Интеграция с внешними системами: двойной контроль

Наша система «1С:УХ» интегрирована с учетными системами предприятий (где ведется бухгалтерия) и с «1С: АСУиД», где рассматриваются и утверждаются инвестиционные проекты. Это создает второй, параллельный уровень контроля.

При создании заявки в «1С:УХ» система автоматически проверяет в учетной системе наличие кредиторской задолженности или обязательств. Если их нет – заявка не пройдет. Это защищает от платежей, которые не должны были произойти.

С инвестиционными проектами контроль еще строже. Из «1С: АСУиД» в систему «1С: УХ» выгружаются утвержденные лимиты. При создании заявки куратор обязан выбрать проект. Система не позволит заплатить по неутвержденному проекту, превысить остаток по нему или совершить платеж, если нет оперативных лимитов.

Как система не дает себя обмануть: немного доказательств

В качестве проверки системы я попытался создать договор на 11,25 млн рублей при остатке по статье в 600 с лишним рублей. Система сразу же выдала сообщение: «Превышение лимита» и не позволила отправить договор на согласование.

Другой пример: попытка создать заявку на основании резерва, по которому уже не осталось средств. Система показала остаток «0» и не дала вручную вписать сумму. Единственный выход для недобросовестного куратора – закрыть эту заявку и создать новый резерв, если он вписывается в лимиты договора.

Третий пример из интеграции с «1С: АСУиД»: я попытался заплатить по инвестиционному проекту 2 млн рублей при остатке в 1,7 млн. Заявка просто не ушла на согласование, система заблокировала ее.

Планы на будущее: полная интеграция и новые горизонты

Наши планы грандиозны, но осуществимы. Во-первых, мы хотим завершить интеграцию со всеми учетными системами предприятий группы. Во-вторых, реализовать интеграцию с системой бизнес-планирования. Сейчас бизнес-планы предприятий группы утверждаются в отдельной системе, и нам важно настроить автоматический перенос статей в нашу систему «1С:УХ». Сложность в том, что «экономика никогда не равна финансам», поэтому предстоит большая работа по настройке алгоритмов преобразования данных.

Ключевые выводы

И напоследок: мы разработали решение, которое позволяет нам предоставлять нашу отлаженную за 10 лет систему «1С:УХ» в аренду сторонним компаниям. Они получают все наши наработки и контрольные механизмы в облаке, без необходимости покупать лицензии и содержать IT-специалистов. Сопровождением будет заниматься наша команда из «Татнефти».

На пути к идеальной системе: ответы на вызовы

Нашу систему нельзя назвать застывшей. Она постоянно развивается, и мы регулярно сталкиваемся с новыми вызовами, которые заставляют нас искать и находить решения.

Один из частых вопросов – как быть с переносами оплат в рамках инвестиционных проектов, когда работы не выполнены и закрывающих документов нет. Наш принцип прост: резервирование бюджета – это лишь план. Основанием для реального платежа является только подписанный акт выполненных работ (УПД). Если документов нет, заявка просто не создается. Неисполнение плана по резервам – это не катастрофа, а повод для анализа, который мы фиксируем в отчетности. Физически деньги под резервы на отдельных счетах мы не «замораживаем», они участвуют в общем денежном обороте группы, поэтому такие ситуации не несут критических рисков.

Другой вызов – управление платежным календарем, куда входят не только расходы, но и ожидаемые поступления. Мы и здесь полагаемся на планирование через резервирования. Если поступления от контрагента нет, мы видим отклонение в балансе. Это сигнал для нас запросить у головной компании больший объем средств из ранее размещенных активов. Если же к концу месяца становится ясно, что платеж всерьез задерживается, в дело вступает мощный отдел работы с дебиторской задолженностью. Их эффективность говорит сама за себя: за прошлый год им удалось сократить просроченную «дебиторку» по группе с 5,5 до 2,4 миллиардов рублей.

А как же быть с экстренными, незапланированными платежами? И для этого у нас есть отработанный механизм – «Заявка в ЦКФ» с пометкой «срочный платеж». Ее прохождение – непростая процедура. Она требует обязательного согласования руководством предприятия-инициатора и предоставления технико-экономического обоснования целесообразности досрочной оплаты. Более того, мы внедрили систему динамического дисконтирования: мы готовы заплатить раньше срока, но за это партнер выплачивает нам агентское вознаграждение. Исключение делается лишь для незначительных переносов даты платежа на следующий установленный платежный день (у нас это вторник и четверг), если это прямо предусмотрено условиями договора.

Наконец, весь наш процесс заканчивается не в бухгалтерии, а в банке. Финальная стадия полностью автоматизирована: «1С:УХ» формирует реестр платежей, который по защищенному каналу (host-to-host) отправляется в банк-клиент. Для нас, как для кураторов бюджетного процесса, это выглядит как одно нажатие кнопки – надежно, быстро и прозрачно.

Таким образом, наша система – это не набор жестких правил, а живой организм, который способен адаптироваться к реальным ситуациям, не жертвуя при этом контролем и дисциплиной.