Анна Кочеткова, Группа ППК: «Начинайте с малого, но с чётким планом масштабирования»

Анна Кочеткова, начальник управления по работе с персоналом, «Универсальный Экспедитор», Группа ППК, и спикер Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia опытом цифровизации HR-процессов в компании.

Почему именно сейчас тема цифровизации HR-процессов стала особенно актуальной для вашей организации?

Тут сошлось сразу несколько факторов.

Первый – непрерывные рост компании и масштабирование бизнес-процессов. За последние пять лет численность компании увеличилась на 30%. Причем в какой-то момент произошла накладка, когда мы одновременно запустили несколько новых направлений производственной деятельности. Сразу почувствовали, что сопровождение HR-процессов в ручном режиме требует больше времени и затрат, и один оперативный кадровик уже не справлялся с делопроизводством.

Второй – мы часть крупной транспортной группы, которая объединяет стивидорные предприятия в российских морских портах. Это специфический бизнес с ярко выраженным централизованным управлением. Вместе с централизацией увеличивается количество бизнес-процессов. Появилась потребность в их автоматизации, а также в ускорении «добычи» данных, которые используются для подготовки аналитических отчетов. Особенно актуально эта задача стала для подразделений, географически удаленных от головного офиса.

Какие задачи стояли перед вами в области HR-аналитики и документооборота до начала трансформации?

Перед трансформацией было поставлено много задач, как прямо, так и косвенно влияющих на оценку эффективности автоматизации. Отмечу некоторые из них.

В части документооборота – это сокращение почтовых расходов на пересылку бумаг, ускорение процесса согласования и прохождения документов по маршрутам, минимизация ошибок при использовании шаблонов, сохранение конфиденциальности документов и повышение уровня их безопасности, облегчение хранения и поиска нужных архивных документов, сокращение временных издержек на работу с бумажными документами как кадровиков, так и руководителей подразделений.

В части HR-аналитики – это разработка и ввод набора тех метрик, которые будут отображать реальные потребности бизнеса. Несмотря на то, что кадровые метрики универсальные, набор их для каждой компании свой. Например, для нас важна нежелательная текучесть, так как она неизбежна в силу особенностей ряда портовых специальностей и удовлетворенности работников, поскольку показывает степень комфортности рабочей обстановки и условий, созданных работнику для успешного выполнения напряженной работы.

С этим мы и начали цифровую трансформацию, чтобы повысить общую эффективность, снизить риски и дать HR-отделу возможность фокусироваться на стратегических задачах, а не только кадровом администрировании.

Какие конкретные изменения вы увидели после внедрения этих подходов – в цифрах или в качестве процессов?

Главные достижения – на порядок выросло качество процессов и вовлеченность сотрудников.

В части администрирования значительно сократилось время на рутинные операции. У нас сотрудники работают в Москве, Санкт-Петербурге, Усть-Луге, Туапсе, Екатеринбурге, Липецке, Таганроге, Новороссийске. География обширна. Если раньше оформление кадровых документов с дальними филиалами занимало 4-5 дней, то сейчас с внедрением КЭДО на электронные документы уходит несколько минут.

Личный кабинет развязал людям руки, все оценили удобство самообслуживания. У нас 99% сотрудников теперь используют личный кабинет для оформления отпусков, запроса справок, смены персональных данных. Раньше это можно было сделать только через кадровиков. Еще повысилась прозрачность – с любым положением теперь можно ознакомиться буквально и днем, и ночью, документ всегда остается у сотрудника в личном кабинете, к нему можно вернуться, сохраняется преемственность документооборота.

Как изменилось вовлечение сотрудников и руководителей в HR-процессы после внедрения цифровых решений?

Все, и рядовые сотрудники, и руководители, довольны. Не нужно ничего распечатывать. Есть личный кабинет – зашел, посмотрел, решил кадровые вопросы. Улучшилась информированность. Документы не зависают на согласовании на рабочем столе ответственных лиц.

Наше техническое решение в части КЭДО имеет полноценное мобильное приложение. Оно реально облегчило жизнь руководителям. Упростилось принятие решений в части планирования работы отделов и подразделений, есть возможность настроить автоматические напоминания о начале отпуска, окончании испытательного срока, направлять расчетные листы.

В целом можно говорить, что произошли качественные культурные изменения. HR-специалисты перестали восприниматься как «кадровики» – теперь это сервисный центр с цифровыми инструментами и заботой о сотрудниках.

С чего вы рекомендуете начинать компаниям, которые только задумываются о внедрении HR-аналитики и ЭДО?

Важно действовать поэтапно, чтобы минимизировать риски.

Поставьте цели, которых вы хотите достичь от автоматизации. Для документооборота это могут быть как явные цели (сокращение бумажных носителей и скорости согласование), так и скрытые (например, высвобождение человеческого ресурса под другие проекты за счет снятия с них бумажной волокиты).  

Проведите аудит текущих кадровых процессов. Например, мы при проведении первичного аудита столкнулись с избыточностью маршрутов прохождения ряда документов и сразу же оптимизировали их перед разработкой техзадания подрядчику. 

Составьте план автоматизации и задайте приоритеты процессам. Начните с автоматизации тех процессов, которые дадут быстрый эффект, например, прием на работу (если у вас большая текучка) или сбор данных о рабочем времени (если для руководства требуются регулярные отчеты о его эффективности).

Выбирайте поставщика с осмотрительностью. Рекомендую не просто встретиться и поговорить с вендорами, а составить для них короткое ТЗ и попросить реализовать его на тестовой базе предлагаемого ПО. Тогда вы поймете, кто чего стоит. Обращайте внимание не только на стоимость внедрения решения, но и стоимость техподдержки. Кто-то бесплатно присылает подробные инструкции по администрированию системы, а кто-то за каждый чих запрашивает по полмиллиона на консалтинг, обучение сотрудников или минимальную доработку.

Запустите пилотное решение в одном отделе или филиале. Лучше выбрать не самое лояльное, но и не самое трудное в плане коммуникаций подразделение. На нем удобно будет отработать основные возражения и возникающие трудности.

Обучите ключевых пользователей системой (HR и руководителей) и покажите им вживую выгоду от автоматизации. Чем быстрее они поймут, что процессы, на которые раньше они тратили 3 часа, теперь занимают 15 минут, тем быстрее пройдет трансформация. Рядовым сотрудникам лучше показать выгоду от личного кабинета, который доступен 24/7 в онлайн-режиме.

Соберите обратную связь и доработайте процессы перед масштабированием.

А вот чего точно не стоит делать, так это сначала покупать информационную систему, а потом думать, как ее использовать. Это приводит к «мертвому» функционалу и отсутствию действительно нужных функций. И ни в коем случае не игнорируйте адаптацию сотрудников – оставлять их один на один с системой опасно. Даже самый лучший инструмент не сработает без обучения.

Начинайте с малого, но с чётким планом масштабирования. Фокус на быстрые победы поможет получить поддержку руководства и сотрудников.

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте «Универсального Экспедитора», Группы ППК, вы сможете на Четырнадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 20 августа 2025 года.

Елизавета Гета