Юлия Козлова, «Норникель»: Новая роль контролера: от «шлагбаума» к бизнес-партнёру с помощью Process Mining

Справка о компании: ОАО «Горно-металлургическая компания “Норильский никель”» (ГМК «Норникель») – лидер горно-металлургической промышленности России, крупнейший в мире производитель высокосортного никеля и палладия, один из крупнейших производителей платины и меди. Численность штата компании – свыше 80 тысяч человек.

Цифровую модель бюджетного контроля мы начали внедрять в нашей компании в 2023 году. На данный момент я уже могу поделиться результатами ее работы. В этой статье я расскажу, на чем мы фокусируемся в процессах бюджетного контроля, как работает наша цифровая модель и как благодаря ей мы достигли принципиально нового уровня контроля.

Обычно нас, бюджетных контролеров, представляют себе как «шлагбаум», который мешает бизнесу работать. Цифровая модель как раз помогает нам не «мешать», но вместе с тем отслеживать действия участников процесса и выявлять общие тенденции.

Зачем нам понадобился Process Mining

Основные контрольные точки ранее были реализованы в ERP-системе, которая в настоящий момент охватывает множество функций, включая учет, снабжение, ремонт и производство, ее используют и в главном офисе компании, и в дочерних обществах.

С целью расширения контрольной среды, но без вмешательства в нее, было решено было внедрить систему класса Process Mining. В настоящее время она у нас взаимодействует с несколькими системами – системой бюджетирования, где происходит формирование планов и лимитов, ERP-системой, где отражаются прогнозные и фактические данные, а также с хранилищем данных.

Реализация цифровой модели бюджетного контроля на базе системы класса Process Mining позволила расширить контрольную среду, увеличить количество контролируемых объектов и многократно расширила детализацию. Контроль осуществляется в режиме реального времени, в то же время, работа пользователей ERP-системы не замедляется и не блокируется.

Бюджетный контроль, в основном, применяется в операционной деятельности, а проектный контроль – в инвестиционной деятельности в разрезе проектов. Хотя для этих видов деятельности используются несколько разные аналитические показатели, общие подходы схожи, что позволяет рассматривать операционную и инвестиционную деятельность в рамках единого процесса.

В отличие от SAP ERP, где процессы разделены по модулям, Process Mining позволяет анализировать кросс-функциональные связи, выявлять влияние различных подразделений друг на друга, оценивать достижение целей владельцев бизнес-процессов и измерять процессуальную дисциплину. Кроме того, система помогает проводить аудит качества исполнения автоматизированных процессов, сопоставлять их с эталонными моделями и выявлять несовершенства, что способствует повышению эффективности процессов, оптимизации отдельных элементов, и повышению качества управления в компании.

Process Mining работает следующим образом: это восстановление фактического алгоритма бизнес-процесса на основе данных о событиях и дальнейший его анализ. Чем больше данных оставляют системы, тем шире возможности для анализа и настройки соответствующих метрик. Система позволяет агрегировать данные из различных источников.

Внедряя Process Mining, мы стремились к непрерывному контролю без вмешательства в операционную деятельность производственных подразделений (чтобы избежать той самой функции «шлагбаума», о которой я писала в начале статьи). Наша цель – мониторинг и выявление отклонений, решение нетипичных задач управления бюджетом, контроль за соблюдением установленных процедур и проверка корректности данных.

Основная задача, которую мы перед собой ставим, – достижение эталонных показателей. Инициатива по внедрению цифровой модели бюджетного контроля исходит от бизнеса (в моем лице, как начальника Управления бюджетного контроля, и в лице нашей команды методологов Экономического департамента и бизнес-подразделений). Со стороны ИТ-подразделения сформирована внутренняя команда внедрения и поддержки изменений. Такой симбиоз помогает реализовывать быстрое и чёткое решение бизнес-задач

Три ключевых цели Process Mining

В качестве промежуточного итога выделю три ключевых цели системы.

Первая – аудит соответствия процессов, который включает оценку соответствия текущей производительности эталонной модели, анализ работы конкретных исполнителей, измерение времени выполнения процессов, а также определение необходимого количества ресурсов. Аудит соответствия позволяет выявлять среднее время обработки операций (например, согласование заказа на поставку может занимать от 5 минут до суток), определять медианные показатели для принятия управленческих решений, оптимизировать процессы на основе фактических данных, а также корректировать отклонения от целевых показателей.

Вторая цель – операционная эффективность: мониторинг соответствия реальных процессов запланированным, выявление типовых ошибок, определение неэффективных участков и поиск возможностей для оптимизации.

Третья – управление изменениями (сравнение состояния процессов до и после внедрения изменений, оценка эффективности внесенных корректировок по ключевым метрикам, минимизация затрат при трансформации процессов, оптимизация путей достижения целевых показателей).

Что из себя представляет цифровая модель бюджетного контроля на базе Process Mining

Наша цифровая модель представляет собой комплексную платформу дашбордов, состоящую из 12 основных панелей.

Архитектура построена по принципу «матрешки»: каждый дашборд содержит отдельные витрины данных, витрины отображают ключевые показатели, а показатели формируются из множества метрик. Система обеспечивает детальную прозрачность, позволяя отслеживать действия каждого пользователя в реальном времени благодаря логированию всех операций.

Как я упоминала ранее, у нас в компании используется SAP ERP, где мы придерживаемся лимитного подхода к исполнению бюджета. Мы загружаем лимиты на обязательства и платежи в систему, привязывая их к бюджетным статьям. Вся договорная цепочка, от создания договора до его исполнения и оплаты, отражается в SAP ERP. Это позволяет нам отслеживать все этапы, начиная с карточки договора, его проекта, связанных заказов и заканчивая учетными документами и платежами.

Для выявления несоответствий и отклонений мы используем Process Mining, анализируя все эти объекты. В случае превышения бюджета мы отслеживаем источники финансирования. Такие возможности были заложены в систему с самого начала ее развития.

Внедрение SAP ERP у нас масштабное, охватывающее все производственные подразделения и основные дочерние общества, сейчас систему использует более 10 тысяч пользователей. Несмотря на это, внедрение Process Mining оказалось относительно простым. Команда бизнеса включает 5 специалистов – методологов и бюджетных контролеров, со стороны ИТ привлечено 1,5 специалиста, и мы реализуем систему собственными силами. Важным преимуществом является скорость реализации новых метрик – всего две недели. Это контрастирует с длительными процессами внесения изменений в ERP, которые могут занимать месяцы.

Изначально мы хотели отслеживать всю договорную цепочку. Позже, учитывая многообразие модулей ERP-системы, мы расширили область анализа, включив в нее поставки, заказы на ремонты и другие параметры, позволяющие контролировать оборотный капитал. Развитие системы происходит итеративно: представляя новые возможности пользователям, мы получаем обратную связь и добавляем новые функции. В результате система становится ценным инструментом для экономистов, бюджетных контролеров и казначейства, помогая им оперативно принимать решения.

Сценарии реализации процесса

Изначально мы разрабатывали эталонные процессы, представляя их в виде графа – это был наш идеальный шаблон.

Затем, анализируя реальный процесс благодаря Process Mining, мы видели картину «как есть».

На схеме отчетливо видна сложная сеть, выявляющая проблемные зоны, где требуются улучшения. Это своего рода «слепок» текущего состояния, полученный в режиме онлайн. Это лишь один из примеров, но такой подход можно применить к любому процессу.

В каждый процесс, например, деблокирование заказа, можно «погрузиться» и увидеть эталонный процесс и реальный ход событий. Мы даже можем отслеживать пользователей, многократно отправляющих некорректные заказы на бюджетный контроль, которые раз за разом отклоняются бюджетными контролерами. Очевидное решение – обучить этих пользователей, чтобы сэкономить время и им, и нам. Анализ таких данных открывает множество возможностей для улучшений. Например, мы создали справочник с типовыми ответами на распространенные ошибки при вводе договоров. Также разрабатываем обучающие курсы по всей цепочке договорного процесса. Поскольку в ней участвуют разные подразделения, важно, чтобы исполнитель понимал, как его действия влияют на бухгалтерский учет, закрытие периода, платежи и так далее. Мы показываем всю «сквозную» цепочку, чтобы каждый понимал свою роль в ней.

Сами дашборды простые и функциональные. Главное – возможность углубиться в каждую деталь, отследить действия конкретного пользователя. Есть фильтры по балансовой единице, функциям, периодам (год, квартал, месяц), типу заказов (постоплатные, предоплатные), позициям в заказе, статьям затрат, типу договоров (рамочный, типовой и т.д.). Можно настроить любые параметры. Главное, что там, где есть цифровой след, мы можем его найти и проанализировать. И что важно, это не мешает сотрудникам выполнять их повседневные задачи.

Что даёт Process Mining для развития компании и сотрудников

Во-первых, система позволяет нам незаметно для пользователей осуществлять мониторинг и контроль, превращая нашу функцию из блокирующей в упреждающую. Благодаря созданию сети контрольных точек мы можем заранее выявлять потенциальные проблемы и предотвращать их возникновение. Это создает благоприятную среду для эволюции контроля, способствуя повышению его эффективности и качества на всех этапах.

Второй аспект вытекает из первого: это эволюция контролеров, которые становятся неотъемлемой частью бизнес-процессов, органично встраиваясь в их структуру, трансформируются из блокировщиков в проактивных партнеров.

В-третьих, система способствует развитию компетенций всех сотрудников. Обнаруживая систематические ошибки, мы работаем над их устранением, например, путем обучения персонала или оптимизации процессов, тем самым повышая общий уровень осознанности на местах. Отзывы о системе всегда положительные, поскольку она реально помогает в работе.

В-четвертых, мы целенаправленно исключаем излишние контрольные процедуры. Например, первоначально реализованный блокирующий контроль платежей теперь не нужен, мы от него отказались, переместив фокус контроля на заказ на поставку и договор. Благодаря смещению контроля на более ранние стадии мы не создаем препятствий для бизнеса, а казначейство получает всю необходимую информацию для проведения платежей.

В итоге, новая модель обеспечивает интеграцию контролера в бизнес-процессы, создает условия для развития нового поколения контрольных функций, повышает эффективность и качество контроля, а также исключает избыточные процедуры, не мешая бизнесу.