Виктория Шуваева, «РУСАЛ»: Опыт применения концепции HR-Zero

Виктория Шуваева, к.с.н., руководитель центра цифровизации процессов управления персоналом, «РУСАЛ», и спикер Двадцать второго форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом построения HR-Zero процессов.

Когда в вашей компании начали строить HR-Zero процессы? В чем вы увидели необходимость данного решения?

Подготовка к переходу началась в 2020 году, когда мобильное приложение «РУСАЛ онлайн» стало точкой доступа к Кабинету сотрудника и необходимым сотруднику цифровым сервисам: расчетному листу, данным об отпусках.

В 2021 году в «РУСАЛе» были развернуты цифровые сервисы, которые исключают необходимость обращения в отдел кадров или центр обслуживания. Сотрудник получил возможность заявить о своем вопросе в любое время и решить его с помощью сервисов «Задать вопрос», «Справки», «СИЗ (средства индивидуальной защиты)».

В 2022-2023 годах добавили возможность подписания кадровых документов электронной подписью (УНЭП) и ввели понятие КЭДО (кадровый электронный документооборот), внедрили функционал электронных заявлений с подписанием ПЭП (простая электронная подпись) и документов с использованием УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) и УКЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись), начали проект по массовому ознакомлению с локальными нормативными актами с использованием электронной подписи, внедрили цифрового помощника для ответов на вопросы сотрудников.

В 2024 году добавили сервисы с использованием электронной подписи, сформулировали принципы применение концепции HR-Zero при пересмотре процессов.

В ходе реализации задач мы применяли автоматизацию, роботизацию, внедрение цифровых помощников для сотрудников, в том числе с использованием технологий искусственного интеллекта. Внедрение цифровых технологий не только помогало решать вызовы, стоящие перед «РУСАЛом», но и повышало скорость изменений, способствовало повышению цифровой грамотности и развитию цифровых компетенций сотрудников.

То есть осознание необходимости реализации концепции HR-Zero пришло в процессе цифровой трансформации функции управления персоналом.

Какие принципы и условия лежат в основе данной концепции?

Концепция HR-Zero подразумевает полную автоматизацию/роботизацию HR-процессов и минимизацию участия человека в рутинных операциях. Нельзя сказать, что в процессе совсем нет участия HR, но оно максимально сокращается и качественно меняется.

Если конкретизировать, я бы выделила четыре основных принципа HR-Zero:

Цифровизация

Использование современных цифровых технологий для оптимизации и автоматизации HR-процессов. Освобождение HR от рутины. HR – не исполнитель операций, а аналитик и инициатор изменений процессов.

Вовлечение и поддержка

Готовность линейных руководителей брать на себя часть HR-функций и использовать цифровые технологии для решения задач. Готовность HR вовлекать и поддерживать руководителей в данных процессах.

Прозрачность, аналитика, контроль

Обеспечение прозрачности HR-процессов, сбор знаний для аналитики и оценки продуктивности, постоянный контроль исполняемости и качества бизнес-процесса.

Непрерывное совершенствование, контроль изменений

Постоянный сбор обратной связи и оценка необходимости изменений оцифрованных бизнес-процессов на основе обратной связи и изменений смежных бизнес-процессов.

Для успешного внедрения этой концепции необходимо подготовить данные, процессы и компанию. Ключевыми условиями реализации концепции являются следующие.

Во-первых, описание HR-процессов на аналитическом уровне. Наличие схем бизнес-процессов на аналитическом уровне позволяет прозрачно управлять процессами и использовать их для оценки качества реализации каждой операции.

Во-вторых, понятная ИТ-архитектура и развитая ИТ-инфраструктура. Важным условием успешной реализации HR-Zero является наличие хорошо структурированной ИТ-архитектуры и развитой ИТ-инфраструктуры. Компании должны иметь надежные серверы, высокоскоростное интернет-соединение и системы хранения данных, которые смогут обеспечить стабильную работу всех автоматизированных процессов. Кроме того, необходимо внедрить современные методы защиты информации и управления доступом, чтобы гарантировать безопасность данных сотрудников.

В-третьих, развитая аналитика данных и готовность развивать эту компетенцию. Автоматизация HR-процессов требует наличия больших объемов данных и умения работать с ними. Компания должна обладать развитыми навыками анализа данных и иметь возможность использовать их для принятия управленческих решений. Для этого необходимы специалисты в области аналитики данных, способные разрабатывать и поддерживать модели машинного обучения, а также интерпретировать результаты анализа. Готовность развивать эти компетенции – ключевой фактор успеха.

В-четвертых, внедренные электронные подписи. Электронная подпись стала неотъемлемой частью современного бизнеса. Она позволяет значительно ускорить документооборот и сократить время на подписание различных документов. Внедрение электронных подписей в HR-процессы облегчает ведение кадрового делопроизводства, упрощает процедуру оформления сотрудников и уменьшает количество бумажной работы.

В-пятых, наличие необходимых ресурсов. Команда HR, бизнес-аналитиков и ИТ-разработки с достаточным уровнем компетенций – это критически важный фактор. Команда должна включать профессионалов в области HR, специалистов по анализу данных, анализу процессов и разработчиков, обладающих опытом в создании и поддержке систем автоматизации.

Бюджет должен предусматривать не только затраты на оборудование и программное обеспечение, но и обучение команды новым технологиям и методам работы.

В-шестых, готовность/подготовка руководителей и персонала к изменениям. Для успешного перехода на HR-Zero требуется поддержка со стороны руководства компании. Руководители должны быть готовы принять новые методы управления персоналом и активно участвовать в процессе внедрения новых технологий. Персонал также должен быть обучен работе с новыми системами и инструментами, чтобы избежать возможных сбоев и проблем при использовании.

Насколько выросла эффективность КЭДО после построения HR-Zero процессов?

Для измерения влияния HR-Zero важно выделить основные метрики, отражающие изменения в работе служб управления персоналом, руководителей, взаимодействия всех участников бизнес-процесса.

Метриками могут быть время обработки документов, количество ошибок и возвратов документов, удовлетворенность сотрудников процессом, сокращение трудоемкости процесса и другие. Для оценки эффективности изменений мы определяем метрики для каждого процесса.

Например, в ходе цифровой трансформации процесса в концепции HR-Zero «Привлечение к работе в выходной день и сверхурочно» были сокращены трудозатраты участников процесса на 50% на первом этапе и 70% на втором этапе внедрения. Это с учетом того, что приказы о привлечении к работе уже ранее были переведены на подписание в КЭДО и уже дали на предыдущем этапе экономию. Это трудозатраты не только ОЦО, который сопровождает процесс, но и HR на производстве, линейных руководителей. Повысилась удовлетворенность линейных руководителей качеством реализации процесса. Мы получили запросы по расширению данного подхода на другие процессы.

Задать свои вопросы Виктории и узнать больше об опыте и планах «РУСАЛа» вы сможете на Двадцать втором форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 22-23 мая 2025 года в Москве.

Юлия Сильченко