Елена Кондратьева, Торговая сеть «Европа»: «ЭКДО позволяет быстро подписывать массовые документы»

Елена Кондратьева, руководитель направления организационного развития и автоматизации HR-процессов Торговой сети «Европа» и спикер Двенадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia о преимуществах перехода на ЭКДО.

Все ли компании, по вашему мнению, обязаны переходить на ЭКДО?

Ни для кого не секрет, что для многих рутина бумажного документооборота – изматывающий фактор. Компании хотели бы ввести ЭКДО, но откладывают это по разным причинам.

В это же время часто появляются новости, что предпосылок для обязательного перехода на кадровый ЭДО становится все больше. На сентябрь 2023 года переход от бумажного на электронный кадровый документооборот добровольный. Однако многие специалисты HR считают, что все процессы, связанные с ЭКДО (интенсивное развитие законодательства в этой части, а также растущий спрос рынка) могут стать предпосылками, что скоро переход на кадровый ЭДО станет обязательным. Например, письмо Минтруда от 20 января 2023 года № 14-6/ООГ-296 регламентирует, что рассылать расчетные листки в электронном виде (в том числе и через почту, что делают многие компании) могут только работодатели, работающие через ЭКДО. Так уже сегодня компании, которые ведут бумажное делопроизводство, нарушают действующие нормы. Многие прогнозы указывают, что уже к 2025 году ЭКДО станет неотъемлемой и законодательно закрепленной частью кадровых процессов коммерческих компаний. Учитывая все факторы, есть вероятность, что бизнесу уже сегодня стоит обеспокоиться переводом документооборота в цифровой формат.

В чем главный плюс перехода на кадровый ЭДО?

Одним из плюсов ЭКДО является упрощение кадрового делопроизводства. Задачи можно выполнять удаленно, кадровикам нет необходимости постоянно быть в офисе, получить подпись или отправить документ также легче. Не нужно задействовать других сотрудников, все делается через программу ЭДО. Второе – быстрое подписание массовых документов. Не нужно тратить много времени на разбор каждого отдельного документа и его подписание. Достаточно зайти в программу, выбрать электронную подпись и нажать «подписать». При ЭКДО КДП становится прозрачным. В кадровом ЭДО вы не можете подписывать документы задним числом. Это влияет на выполнение сроков сотрудниками и своевременное оформление документов. Также плюс кадрового ЭДО – безопасное хранение документов. Ваши документы не будут утеряны, они сохранятся в программе, и в любой момент к ним можно вернуться.

Как с помощью ЭКДО в компании возможно сократить расходы?

Сокращение расхода на бумагу – одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭКДО). Но расходы на бумагу в офисе – это далеко не все. Больше автоматизированных процессов – больше экономии, снижение затрат на курьеров и транспортные расходы. Переход на ЭКДО позволяет оптимизировать расходы на печать, обезопасить документы от утери, ускорить процесс обмена документами с сотрудниками и т.д. Исчезает необходимость печатать документы несколько раз в случае внесения правок, поскольку все корректировки можно вносить онлайн.

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Торговой сети «Европа» вы сможете на Двенадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 21 августа 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии