Ирина Антохова, независимый эксперт: «План коммуникации – главный элемент управления проектом»

Ирина Антохова, независимый эксперт и спикер Конференции «Управление проектами в общих центрах обслуживания», рассказала Центру компетенций ОЦО о важности проектов в процессной деятельности сервисных центров.

В отличие от ведения проектов в бизнес-подразделениях, менеджеры в ОЦО преимущественно заняты выполнением «организационных» проектов: корректировкой рабочих процессов, преобразованием структур, внедрением автоматизации и роботизации, оптимизацией. Ключевая сложность таких проектов заключается в выявлении конкретных проблем, требующих решения, и установлении целей, способствующих их решению. И определение целей становится порой непосильной задачей из-за их многочисленности и взаимосвязанности.

Второе отличие – неопределенность продукта в «организационных» проектах. Если в «инвестиционных» проектах итогом работы является здание с заданными параметрами, то здесь это вызывает сложности. Например, каким образом можно определить продукт при корректировке процесса? Здесь на помощь приходят навыки управления проектами. В качестве комплексного продукта могут выступать следующие элементы: описание обновленного процесса, обучающие материалы, реестр внесенных изменений в автоматизацию. Сравнивая их с исходным состоянием процесса, можно оценить успешность реализации проекта.

Третья особенность – доминирующая роль и интенсивность коммуникаций. Проекты часто имеют точки входа и выхода, связанные с зонами ответственности бизнеса и прочих обслуживающих подразделений, что делает их кросс-функциональными. При недостаточной коммуникации велик риск возникновения недопонимания и ошибок.

Почему важно выделять проекты в процессной деятельности ОЦО и как обеспечить прозрачную коммуникацию внутри проектной команды, читайте в полном интервью с экспертом на портале Центр компетенций ОЦО.

Мария Кириченко