• Сегодня 26 мая 2024
  • USD ЦБ 89.70 руб
  • EUR ЦБ 97.10 руб
Деловой завтрак «Налоговый мониторинг»
Тридцать девятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
РЕКЛАМА. ПАО Сбербанк, ИНН 7707083893.УК rk542477gr12346
Космос
Восемнадцатая конференция «Корпоративные системы риск-менеджмента»
https://vk.com/cforussia

Галина Платыгина, Филиал ОЦО Ростелеком: «В 2023 году планируем реализовать связку OCR и RPA для процессов фронт-офисов ОЦО и не только»

05.12.2022

Галина Платыгина, Филиал ОЦО Ростелеком: «В 2023 году планируем реализовать связку OCR и RPA для процессов фронт-офисов ОЦО и не только»

Галина Платыгина, директор центра документационного сопровождения Филиала ОЦО Ростелеком и спикер Тридцать третьей конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие»,  рассказала CFO Russia, как в ее ОЦО выбирают процессы для роботизации и с какими препятствиями при этом сталкиваются, а также поделилась, на что стоит обращать внимание до начала разработки робота.

Как давно в вашем филиале ОЦО начали роботизировать документооборот? Какие процессы были роботизированы в первую очередь и почему?

Внедрением роботов в процессы ОЦО мы начали заниматься в конце 2018 года. В первую очередь роботизировали самые емкие и стабильные процессы, по которым не планировали изменять бизнес-логику. В основном это были процессы из бухгалтерской функции. В части работы с документами одним из первых появился робот по процессу «Командировки». Он выполняет операции, которые невозможно совершить на уровне интеграции (особенность нашей ERP-системы), – перенос данных из финансового модуля (в котором рождается заявка на командировку) в кадровый, где робот создает приказ на командировку. В дальнейшем этот процесс продолжили трансформировать и внедрили еще одного робота, который начисляет суточные командируемым сотрудникам.

С какими сложностями вы сталкиваетесь при роботизации документооборота и как удается их преодолевать?

Сложности можно условно разделить на две категории: технические и процессные.

К техническим относятся:

  • Изменение настроек или логики информационных систем, с которыми работают роботы, вследствие чего логика работы робота нарушается. Это может произойти как на этапе разработки, так и уже после внедрения робота. Чтобы предотвратить такие «поломки», у нас создаются кросс-функциональные команды по внедрению изменений. До установки обновлений проводятся тестирования всех инструментов и сервисов, взаимодействующих с информационной системой.
  • Необходимость предварительного распознавания и оцифровки текста с бумажных носителей. У нас есть ряд процессов, потенциально подходящих под роботизацию, но этого нельзя сделать, так как основа для всех действий по процессу – бумажный документ. В этом году мы активно прорабатываем возможность внедрения инструментов OCR и планируем в 2023 году реализовать связку OCR и RPA для процессов фронт-офисов ОЦО и не только.

К процессным:

  • Не унифицированные документы, когда присутствует различная практика формирования документов в разных региональных филиалах компании или ДЗО. В таких случаях однозначно перед разработкой роботизированного решения необходимо стандартизировать все формы документов по процессу.
  • Различная практика выполнения операций. Здесь также помогает предварительное четкое описание целевого процесса, выстраивание работы всех участников по единым стандартам.
  • Сложные процессы, состоящие из множества шагов. Бывает так, что весь процесс от начала до конца роботизировать невозможно, тогда мы выделяем наиболее трудозатратные и часто повторяющиеся этапы и роботизируем их.
  • Ограничения по работе с персональными данными. Чтобы защитить персональные данные, мы используем закрытые ресурсы во внутреннем контуре, ограничиваем права доступа робота и его разработчика к конфиденциальным сведениям.

Это основные и наиболее встречающиеся ограничения, с которыми мы сталкиваемся при роботизации процессов.

Ваш совет другим ОЦО: что важно учесть в первую очередь при роботизации документооборота?

Более правильно рассматривать роботизацию как часть оптимизации, а не как отдельную активность. Сначала нужно подумать, нужны ли данные операции, можно ли изменить процесс, доработать информационные системы. Только после глубокого анализа всех этапов стоит думать о том, какие инструменты можно применять, какие из них будут наиболее эффективными.

До начала разработки робота необходимо убедиться, что процесс стандартизирован, шаблоны документов унифицированы и все участники процесса выполняют его единообразно.

Задать свои вопросы Галине и узнать больше об опыте Ростелекома вы сможете на Тридцать третьей конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая состоится 7-8 декабря 2022 года.

Мария Кириченко


Комментарии

Защита от автоматических сообщений