- Интервью
- Отчеты о конференциях
- Цифровая трансформация
- Электронный документооборот
- Финансы: стратегия и тактика
- Общие центры обслуживания
- Информационные технологии
- Финансовая отчетность
- Риск-менеджмент
- Технологии управления
- Банки и страхование
- Кадровый рынок и управление персоналом
- Управление знаниями
- White Papers
- Финансы и государство
- CFO-прогноз
- Карьера и дети
- CFO Style
- Советы по выступлению на конференциях
- Обзоры деловых книг и журналов
- История финансов
- Свободное время
- Цитаты
КОНФЕРЕНЦИИ
Все-
13 декабря 2024 года
Москва -
24 января 2025 года
Москва -
7 февраля 2025 года
Москва -
13 февраля 2025 года
Москва -
14 февраля 2025 года
Москва -
19 февраля 2025 года
Москва
Борис Аксёнов: «Не надо пытаться оцифровывать бумажный документооборот, как есть»
28.02.2016
Борис Аксёнов, заместитель начальника департамента бухгалтерского учета РЖД и спикер уральского форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO-Russia опытом внедрения электронного документооборота в компании РЖД.
Когда ваша компания задумалась о переходе на электронный документооборот?
РЖД многофилиальная компания. Поддерживать связь между филиалами с помощью бумажного документооборота очень тяжело. Поэтому о переходе на ЭДО мы задумались еще в 2011 году. Тогда же эту инициативу поддержал и президент компании.
В первую очередь мы начали изучать отношение законодательства к электронному документообороту. Главный аргумент в этом деле — Налоговый Кодекс РФ. Через призму НК РФ мы смогли рассмотреть требования к особенностям функционирования системы электронного документооборота, требования к ЭДО и налоговые риски в этой области. При этом, на протяжении трех лет мы вели активную переписку с ФНС, чтобы как разобраться в некоторых спорных вопросах, так и занять активную позицию по изменению в налоговое законодательство России касательно регулирования использования электронного документооборота.
Активно использовать ЭДО вы начали в 2015 году. То есть его внедрение заняло у вас 4 года?
Немного меньше. В прошлом году, по сути, пришлось приостановить проект на год.
С чего вы начали внедрение ЭДО?
С выбора
Таким образом, для нас выбор необходимого
Первое — командировки сотрудников. Компания большая, постоянно заметное количество сотрудников ездят в командировки. В такой ситуации удобнее пользоваться типовыми документами. Но надо отметить, что этот проект включал в себя в целом внедрение как таковой
Второе направление — снабжение. РЖД — одна из крупнейших компаний по части закупочной деятельности и снабжения. При этом мы используем в этой сфере типовой документ. Переход в области закупок на ЭДО казался логичным решением. К сожалению, проект не сразу запустился по ряду причин. Все те же особенности
Третье направление — ремонт вагонов, который оказывает
Есть и другие направления, но мы централизованно выбрали именно эти три с планами довести до внедрения в 2015 году с последующим тиражированием.
Переход на ЭДО во всех вышеперечисленных направлениях осуществлялся одновременно?
Нет. Если говорить о полом комплекте, как для налогового, так и для бухгалтерского учета, то первым был запущен электронный документооборот в области командировок. Уже в начале прошлого года документы в этом направлении мы подписывали с помощью электронной подписи.
Под электронной подписью мы подразумеваем усиленную квалифицированную, потому что по сути, согласно следующим документам, только она признавалась действительной, если нет желания участвовать в спорах:
- Статья №
149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»; - Статья №
1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; - Статья №
129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; - Письма Минфина РФ:
- №
04-02-05 /2/28 от26.05.2004 г. ; - №
02-14-13 /1297 от19.05.2006 г. ; - №
03-03-06 /1/478 от21.08.2008 г. ; - №
03-03-06 /1/605 от27.10.2008 г. ; - №
03-07-14 /36 от07.07.2009 г. ; - №
03-02-08 /64 от04.08.2009 г. ; - №
03-03-06 /1/3 от11.01.2011 г. ;
- №
- Письма ФНС России:
- №
03-1-03 /210/11 от14.02.2005 г. ; - № 20–12/060973 от
27.06.2008 г. ; - Письмо ВАС РФ от
19.08.1994 г. №С1-7 /ОП-587 ;
- №
- и другие.
Сейчас все больше и больше появляется различных разъяснений, в том числе и касающихся вопросов применения различных видов электронных подписей. Хотя на
Каков был второй этап внедрения ЭДО?
Реинжиниринг процессов. Сейчас уже для всех очевидно, что не надо пытаться оцифровывать бумажный документооборот как есть!
В Европе, делая покупку, вы можете увидеть, что продавец ищет информацию, выбивает чек, отправляет вам письмо на
Погружаться в детали не вижу смысла, потому что у каждой компании процесс организован
Тут следует обратить внимание на то, что компания должна стремиться к упрощению процесса. Зачастую получается так, что собирается группа пользователей (бухгалтер, представитель техотдела, разработчик
Как сотрудники восприняли переход на ЭДО?
Непросто. Сразу после внедрения СЭД мы столкнулись с проблемой множества ошибок, допускаемых сотрудниками. Причем 50% из них допускались
Как вам удалось преодолеть эту трудность?
Не могу сказать, что были задействованы
Столкнулись ли вы с трудностями в обмене документами со своими контрагентами?
На первоначальном этапе возникает значительное количество ошибок, желаний по доработке, новые функциональности и прочее. В принципе, как и во всех других проектах по автоматизации. ЭДО усложняется тем, что задействована не только внутренняя автоматизированная система, но и система контрагента, с которой, по сути, приходится интегрироваться. Это, конечно, делает процесс более трудоемким и длительным.
Есть также и обоснованные капризы контрагентов. В частности, мы неожиданно получили их отказ от перехода на электронный документооборот в частим
В целом контрагенты активно поддерживают эти проекты, так как все понимают очевидную эффективность от перехода на ЭДО
Какие советы вы могли бы дать коллегам, только внедряющим ЭДО?
Первый — опишите бизнес процесс так, как хотелось бы его видеть в лучшем виде. Потом уже накладывайте на него ограничения. Не надо выдумывать лишние, они и так сами придут. Помните, каждый клик — лишние деньги, которые вы платите за снижение рисков.
Второй совет — сформируйте смелую команду и найдите сильных внутренних заказчиков процесса, которые позволят вам экономить время на ответы на вопросы типа «а зачем мы это делаем?» и обеспечат финансирование разработок.
Третий совет — ставьте реальные планы и не забудьте поощрить команду после внедрения.
Узнать больше об опыте работы РЖД и задать собственные вопросы Борису вы сможете на уральском форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 28–29 ноября в Москве.
Ирина Экзархо
Наши конференции:
- Вторая конференция «Управление налоговыми рисками»
- Восьмая конференция «Управление рисками в промышленности»
- Семнадцатый форум финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2025
- Четырнадцатая конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
- Сорок пятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
Комментарии