Светлана Шульженко, Ikon Tyres: Движение вперед начинается с изменений – как компания поэтапно подключила сотрудников к КЭДО

В компании Ikon Tyres я работаю с 2005 года: стояла у истоков открытия нашего завода, когда численность составляла всего 200 человек, и мне доверили кадровый документооборот с самого начала. Сегодня HR внедряет автоматизацию не только в России, но и на площадках в Узбекистане и Казахстане. За последние три года мы провели два непростых перехода на 1С:ЗУП. При этом многие процессы у нас были автоматизированы и ранее: например, табельный учет ведется в 1С:ЗУП, у табельщиков есть урезанные доступы в 1С, они ведут табельный учет в системе, данные мы затем проверяем и передаем в группу по расчету заработной платы.

В Ikon Tyres мы выпускаем премиальные и среднеценовые шины для легковых автомобилей и внедорожников. В штате более 1500 сотрудников, средний стаж – более 10 лет. Наш собственный отдел по развитию продуктов во Всеволожске активно развивает продуктовый портфель компании: в 2025 году мы выпустили 270 новых артикулов, а в 2026 году – 590. Сейчас продуктовый портфель насчитывает около 1700 типоразмеров, а это значит, что автомобилисты страны могут удобно подобрать шины под свои требования, при этом быть уверенными в качестве и безопасности шин.

Наша визитная карточка – уникальный для отрасли 200-процентный контроль качества. Каждая шина проходит два этапа проверки. Сначала ее осматривает опытный инспектор визуального контроля. Буквально за 20 секунд он может определить малейший дефект. При обнаружении отклонения шина надрезается и уходит в брак. Затем абсолютно каждую шину проверяет автоматика. Двойной фильтр – человек плюс технологии.

Ikon Tyres – это международная шинная компания. В 2023 году была образована структура из трех действующих заводов: завод Ikon Tyres во Всеволожске – производство легковых шин; завод в Казахстане, город Сарань, – производство легковых и грузовых шин; завод в Узбекистане, город Ангрен, – производство легковых шин и конвейерных лент. Общая мощность трех заводов составляет 23,5 млн шин в год. Также в прошлом году было открыт офис в Арабских Эмиратах, а в этом году мы приобрели розничный центр Ivanor в Москве и Московской области. Общая численность сотрудников около 4 000 человек.

Тема моей статьи – стопроцентное подключение сотрудников к кадровому электронному документообороту.

Нелегкий старт задачи КЭДО

Можно приобрести лучшее программное обеспечение и выстроить идеальные бизнес-процессы, но пока сотрудник не нажмет кнопку «Подписать», ничего не изменится. Наша задача – подключить к КЭДО 100% штата сотрудников.

Идея перейти на электронный формат кадрового взаимодействия зрела у нас давно. В 2019 году мы пробовали зайти в КЭДО, затем пробовали в 2021 году, но нам помешали внешние факторы: пандемия, сокращение бюджетов и уход наших западных партнёров. Что изменилось в 2025 году? Мы поняли, что точечные подходы не работают. Нам нужен проектный менеджмент, проектная команда и стратегия подключения сотрудников.

Особенности работы в нашей компании помогли при внедрении. Для офисных сотрудников, работающих в гибридном и дистанционном формате, документы теперь «летают» без непосредственного визита в офис. Для производственных сотрудников, работающих 24/7, доступно подписание без отвлечения от производства – на рабочем месте, в любой день, независимо от сменного графика, но непосредственно в перерывах между работой.

План был следующим: предпроектное обследование, дизайн целевых процессов (AS IS – TO BE), выбор оператора (этот выбор оказался непростым), создание нормативной базы. Здесь мы работали с юристами и создали свой стандарт КЭДО, которым очень гордимся, поскольку знаем, что многие компании нанимают внешних провайдеров для написания подобных стандартов. Далее мы настраивали систему – отмечу, что мы работаем в Saby. Обучали функциональных экспертов. Функциональные эксперты в нашем случае – это специалисты по кадрам и бухгалтеры по расчету заработной платы. Далее эти функциональные эксперты тестировали систему. Была проведена коммуникационная кампания, обучение конечных пользователей, при этом на обучении мы проводили совместную регистрацию и выпуск электронной подписи. Создавали схему поддержки и далее перешли к поэтапному запуску групп.

Объем внедренных процессов

HR-процессы:

Следующий блок – финансовые процессы, и именно поэтому в проекте участвуют бухгалтеры по расчету заработной платы: оформление заявок на аванс, автоматическое формирование авансовых отчетов, согласований и подписаний.

И непростой, но очень важный блок – охрана труда. Мы понимаем, что он очень ответственный, и руководители в связи с тем, что там много документов, просили нас взять этот блок в первую фазу. Карты СОУТ, карты рисков, инструкции по охране труда и ЛНА по охране труда теперь подписываются сотрудниками непосредственно в системе электронного документооборота. Как говорил Наполеон, ввязаться в битву – это уже половина победы.

Правильный старт – половина успеха

В нашем случае победой был правильный выбор союзников. Мы выбрали всего лишь две функции: HR, как самые лояльные, и отдел исследований и разработок, как молодые, перспективные, продвинутые. На этом этапе было всего 130 человек. Когда мы внедрили пилот, слухи поползли по компании, и к нам стали приходить сотрудники из других отделов и спрашивать, когда же их подключат. На сегодняшний день мы подключили почти 900 сотрудников. Это 100% от количества всех коллег, которые работают в подключаемых отделах.

Как сделать так, чтобы подключить 100%?

На наш взгляд, это коммуникационная кампания и обучение. Мы последовательно проходили все эти этапы. Причем обучение у нас очень короткое – буквально полтора часа с подключением и выпуском подписи. Но на этом обучении мы показываем ролик об изменениях в авансовых отчетах. Этот ролик создали наши коллеги из бухгалтерии, и он пользуется спросом, нравится сотрудникам, оживляет обучение и вызывает интерес.

Далее – гиперопека: мы помогаем всем сотрудникам, у которых возникают проблемы с работой в системе. Проводим анализ и корректировку: перед каждым подключением анализируем, какие графики работы у тех сотрудников, которых будем подключать, и возможно ли для них дистанционное обучение, поскольку офисных сотрудников мы обучаем дистанционно. После подключений собираем обратную связь от сотрудников, чтобы определить, что нравится, а что нет. По результатам такой обратной связи корректируем процессы по возможности: если что-то можем доработать, то дорабатываем, а также делаем дополнительную коммуникацию по возникающим вопросам.

Кейсы

Теперь перейду к нашим кейсам. Первый кейс – индексация заработной платы. Ежегодно в компании проходит индексация заработной платы, и в результате принятых решений менеджмента необходимо подготовить как минимум дополнительные соглашения на каждого сотрудника. Эти документы нужно подписать со стороны работодателя и подписать с сотрудниками. Ранее на весь этот процесс уходило более двух недель с учетом того, что на производстве непрерывный график работы, офисные сотрудники работают в гибридном формате, кто-то – дистанционно. Мы посчитали, что это более 35 часов работы специалистов по кадрам. В 2026 году 600 документов мы запустили в систему электронного документооборота, 98% сотрудников подписали документы за два дня.

Второй кейс – командировки. Ранее у нас была такая проблема, что сотрудники несвоевременно оформляли заявки на командировки и подписывали приказы. При этом, чтобы вы представляли объем: в прошлом году было выпущено порядка 2000 документов. КЭДО помог нам с этой проблемой. Сейчас запуск заявки возможен максимум до 14:30 до дня командировки, и соответственно, если сотрудник не успевает своевременно, срабатывает триггер, который не пропускает заявку.

Третий кейс – авансовые отчеты. Поскольку первые, кого мы приглашали в систему электронного документооборота– это офисные сотрудники, для них очень актуальны авансовые отчеты. Особенности нашей компании заключаются в том, что суточные расходы компенсируются на основании чеков. Сотрудникам необходимо было собирать чеки, копировать их, оформлять на бумаге, это занимало очень много времени, приходилось приезжать в офис. При переходе на КЭДО бумажные чеки не нужны, достаточно сделать фото, приложить к авансовому отчёту, а авансовый отчет запускается непосредственно в системе, там же согласовывается, поступает в бухгалтерию. Всё быстро и удобно – отмечают сотрудники.

Мы намеренно не стали подключать сразу 1500 сотрудников, хотели отловить все ошибки в начальных этапах. Понимаем, что наш подход и наша стратегия сработали. На сегодняшний день уже подписано более 11 000 документов. По итогам опросов 98% рекомендуют систему коллегам, 96% отметили удобство процесса, 94% тратят на операцию не более пяти минут. При этом отмечу, что у нас очень требовательные сотрудники.

Наша география не ограничивается Россией. Уже поступают вопросы от коллег из Узбекистана и Казахстана о том, что они также хотели бы внедрить КЭДО. Поэтому команде предстоит изучать, как это сделать в других странах.

Топ-4 лайфхака от команды Ikon Tyres

На лайфхаках особенно останавливаться не буду, но выделю главное:

В заключение хотела сказать, что движение вперед начинается с изменений. Наш сегодняшний кейс – лишь первая глава большой трансформации. Нас ждет большая работа впереди. Пусть небольшими шагами, но мы двигаемся. И сегодняшний опыт, я думаю, поможет нам ускориться и более уверенно двигаться вперед.

Светлана Шульженко, руководитель направления по развитию кадровых процессов и систем, Ikon Tyres