Роман Халилов, «АШАН Ритейл Россия»: «Когда эффект виден сразу: как в "АШАН" упростили работу линейного персонала с помощью ЭДО»

Роман Халилов, руководитель отдела финансовых проектов и эффективности, «АШАН Ритейл Россия», и спикер Двадцать пятого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO Russia про внедрение внутреннего ЭДО для списаний ТМЦ в магазинах и кассовом документообороте.

С каких документов проще всего начать перевод внутреннего документооборота в электронный вид и почему?

При запуске проекта мы отталкивались от стратегической значимости процессов. Нам было важно выбрать те направления, которые дадут реальный, осязаемый эффект уже на старте. Поэтому мы сосредоточились на списаниях ТМЦ и кассовых документах. Эти процессы задействуют линейный персонал в магазинах, и сотрудники сразу почувствовали облегчение в операционной работе. Кроме того, чтобы достичь максимальной экономии бюджета, взяли самые объемные по количеству бумаги процессы, чтобы сокращение расходов было заметным.

С какими сложностями вы столкнулись при внедрении ЭДО для списаний ТМЦ и кассовых документов? Что помогло их преодолеть?

Первая и, пожалуй, самая масштабная – обязательное наличие электронной подписи у всех сотрудников, участвующих в процессе, а это несколько тысяч человек во всех магазинах и службах. По-настоящему приступить к проекту мы смогли только после того, как в компании «АШАН» заработал кадровый электронный документооборот.

Вторая задача – интеграция данных между системами. Мы выстроили архитектуру так, чтобы документы на подписание формировались там же, где и хранятся, но для этого потребовалось привлекать не только внешних подрядчиков, но и активно подключать собственных разработчиков из «АШАН ТЕХ».

Третий вызов – синхронизация справочников пользователей в разных системах. Здесь нам помогло единое решение: мы привязали все учетные записи к корпоративной почте сотрудника.

И, наконец, проработка новых процессов с персоналом на местах. Мы провели обучение, организовали максимально оперативную поддержку, причем руководитель проекта был на связи практически круглосуточно, ведь магазины работают в нескольких часовых поясах.

Какой эффект получила компания после запуска ЭДО в кассовом документообороте и учёте ТМЦ?

Результаты нас очень порадовали. Во-первых, мы получили прозрачный контроль над процессами: теперь в любой момент видно, в каком магазине какой комплект документов ещё не выпущен или на каком этапе согласования он завис, а это напрямую снижает налоговые риски компании. Во-вторых, мы значительно сократили ручной труд при работе с бумагой и перевели всю коммуникацию между магазинами и центральными службами из хаотичной переписки по почте в централизованную систему 1С. И, конечно, нельзя не сказать об экономии бюджетных средств – мы ощутимо сэкономили на бумаге, печати, курьерских пересылках и содержании бумажного архива.

Задать свои вопросы Роману и узнать больше об опыте «АШАН Ритейл Россия» вы сможете на Двадцать пятого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», которая пройдет 22-23 октября 2026 года.

Мария Харитонова