Анна Ефимова, научно-производственный дизайн-центр в области микроэлектроники: Раздельный учёт как инструмент налоговой безопасности

В настоящий момент я являюсь заместителем финансового директора в крупном дизайн-центре в сфере микроэлектроники, штат которого насчитывает более 1200 сотрудников, а также до недавнего времени занимала должность финансового директора в нашей дочерней компании – одном из трёх отечественных производителей микропроцессоров в РФ (в настоящий момент осуществляю контроль за ее деятельностью удаленно). Продукция наших предприятий лежит в основе вычислительных комплексов, используемых в критической инфраструктуре страны, в том числе используется в рамках государственных оборонных заказов. Также мы активно участвуем при поддержке Министерства промышленности и торговли в разработке перспективных решений в области ЭКБ для систем связи и телекоммуникационного оборудования.

В силу того, что обе компании находятся под санкционными рисками, я не имею возможности называть их наименования в публичном пространстве, однако с удовольствием могу поделиться накопленным опытом по внедрению системы раздельного учёта, которая была настроена в каждой из них.

Переходя к сути, хочу подчеркнуть, что я выступила непосредственным архитектором учётных систем в обеих организациях и лично участвовала в их перепроектировании. Основной причиной изменений в учетных системах явилось то, что на момент моего присоединения к команде качество аналитического и управленческого учётов, оформление первичной документации и выстроенные бизнес-процессы находились на недостаточно проработанном уровне с точки зрения современных требований к оперативному управлению организацией. Так, в одной из компаний мы провели финансовый аудит (due diligence) за три предшествующих года с привлечением аудиторской фирмы из Топ-10, восстановили российский бухгалтерский учёт, пересдали отчётность и в настоящее время активно занимаемся автоматизацией учета и операционных процессов.

Следует отметить, что обе компании являются правопреемниками советских научно-исследовательских институтов, а потому в них сохранились прекрасные научно-технические коллективы, однако административные и управленческие процессы, а также учётные системы не всегда позволяют оперативно формировать необходимую для принятия решений и контроля за их исполнением отчётность. При этом сотрудники, будучи глубоко увлечёнными своей научной деятельностью, зачастую относятся к оформлению первичных документов и запросам финансового блока как к второстепенной и отвлекающей нагрузке, а ведь именно эти документы и сопутствующая им аналитика составляют фундамент критически важного для нас раздельного учёта.

По моему глубокому убеждению, раздельный учёт представляет собой не просто дополнительный аналитический срез или маркировку операций, а целостную методологию, позволяющую пронизать всю цепочку хозяйственных операций и дать ответ на ключевые вопросы: к какому направлению деятельности, контракту или проекту относится операция, каков источник её финансирования, и какой финансовый результат она формирует.

Поскольку деятельность наших компаний носит разноплановый производственный и научно-технический характер и одновременно включает как выполнение государственных заказов, так и осуществление коммерческих проектов, крайне важно на первом же шаге правильно выбрать объекты обособления. В компаниях с особыми видами деятельности каждый такой объект несёт свою налоговую и учётную нагрузку. Это касается разделения по направлениям деятельности на выполнение государственных и коммерческих контрактов, субсидируемых за счет бюджета и собственных инициатив, а также отслеживание заключенных контрактов и проектов, особенно при наличии в них требований о банковском и казначейском сопровождении. При этом сам контракт становится объектом контроля поступлений, расходов, обязательств и финансового результата на всём протяжении его исполнения. 

Кроме того, важна детализация по номенклатуре и партиям, поскольку в рамках государственного оборонного заказа необходимо точно калькулировать себестоимость в соответствии с установленными законодательством правилами. В свою очередь фактическая себестоимость зависит от партии материалов, периода выпуска, объёма производства и конкретного состава затрат. И, естественно, каждый источник финансирования (т.е. собственные средства, целевые средства, субсидии, средства по ГОЗ, авансы заказчиков) требует обособленного контроля целевого использования и строгой отчётности.

Мотивация через интерес

Переходя к вопросу вовлечения в эту работу наиболее интровертной части коллектива (технарей и разработчиков), хочу отметить, что действенным стимулом оказалась материальная заинтересованность, которая была облечена для них в форму косвенных выгод. Государство в последнее время предоставило существенные меры поддержки для IT-отрасли и предприятий радиоэлектронной промышленности, включая налоговые льготы, субсидирование и преференции при выборе поставщиков. Наиболее значимой для нас стала возможность применения пониженных ставок страховых взносов на ФОТ.

Мы объяснили нашим специалистам в доступной форме, что при соблюдении установленных государством правил и формировании прозрачного раздельного учёта сэкономленные ресурсы могут быть направлены на реализацию тех проектов, над которыми они в настоящий момент непосредственно работают. Данные средства смогут позволить им приобрести в проект дополнительные исследовательские стенды, провести две итерации испытаний макетных и опытных образцов вместо одной, уточнить технические характеристики и перезапустить при необходимости проект с обновленными техническими данными полностью или частично, а также организовать для рабочей группы дополнительные высокотехнологичные рабочие места. Поскольку суммы экономии значительны, то это напрямую способствует повышению качества и расширению возможностей их научно-технической работы.

В результате первыми в эту «игру» включились руководители проектов, осознавшие, что раздельный учёт даёт им возможность в несколько кликов собирать бюджеты проектов, а затем к ним присоединились и ключевые плюс рядовые научно-технические специалисты. Более того, мы даже ввели элемент внутренней конкуренции: те проектные команды, которые более активно содействуют формированию раздельного учёта, получают приоритет при рассмотрении заявок на закупку товарно-материальных ценностей для нужд своих подразделений.

Налоговая коллизия

Теперь обратимся непосредственно к налоговым аспектам, которые делают раздельный учёт критически важным для безопасности предприятия.

Как мы видим, налоговые ставки для предприятий радиоэлектронной промышленности существенно снижены: налог на прибыль составляет 8% вместо общеустановленных 25%, а страховые взносы – 7,6% вместо 30%. С учётом структуры затрат в компаниях научно-производственного цикла, где основную долю расходов традиционно занимает фонд оплаты труда, эти преференции дают крайне ощутимый экономический эффект.

Однако для их получения необходимо соблюдение двух основных условий, предусмотренных Налоговым кодексом РФ: во-первых, включение компании в реестр Минпромторга организаций, осуществляющих деятельность в сфере радиоэлектронной промышленности (для этого требуется пройти экспертизу в ФГБУ «ВНИИР» и подать заявку), а во-вторых, обеспечение по итогам отчётного налогового периода доли профильных доходов в размере не менее 70% от общей суммы доходов.

Именно второе условие порождает ту самую коллизию, которая требует грамотно выстроенного раздельного учёта. В числителе дроби учитываются только строго определённые виды доходов, в том числе создание и разработка интегральных микросхем и радиоэлектронной продукции, передача исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, связанной с их разработкой, реализация электронной компонентной базы, основанной на собственных разработках, а также отдельные виды ремонтных работ. В то же время такие услуги, как монтаж, пусконаладочные работы радиоэлектронного оборудования, обучение и даже некоторые виды разработок, в расчёт этого коэффициента не включаются.

Таким образом, для компании крайне важна не просто выручка в данной сфере, а корректная классификация каждого вида дохода с точки зрения его налоговых последствий.

Коль скоро этот критерий имеет столь существенное значение, возникает естественный налоговый риск: если в течение года компания по каким-либо причинам выпадает из реестра или нарушает порог в 70% профильных доходов, она обязана доначислить налоги до общеустановленных ставок за весь отчётный период. Особенно болезненной такая ситуация становится, если о недостатке профильной выручки становится известно лишь в ноябре, когда вернуть всё за предыдущие 11 месяцев практически невозможно без серьёзных финансовых потерь для компании.

Именно поэтому налоговое прогнозирование и раздельный учёт позволяют избежать подобных ситуаций. При этом чрезвычайно важно, чтобы классификация доходов проводилась с учётом всех нюансов, а не только факта принадлежности к отрасли. Раздельный учёт даёт нам возможность не только фиксировать фактические показатели на любую дату, но и прогнозировать будущие поступления, заранее готовясь к возможным проблемам, а не реагировать на них постфактум, когда исправление ситуации уже невозможно.

Архитектура раздельного учёта

В этом месте возникает неизбежный конфликт интересов между инженерно-техническими специалистами и учётными службами. Для первых главным приоритетом остаётся решение технической задачи и выполнение этапа работ, тогда как выбор аналитики, привязка к контракту и прочие учётные аспекты для них второстепенны. Однако для раздельного учёта эта информация является основополагающей.

Единственным выходом из данного противоречия мы видим максимально нативную интеграцию, при которой аналитика автоматически наследуется из заказа или договора, и пользователю не приходится каждый раз вручную выбирать её на каком-либо этапе жизненного цикла хозяйственной операции. В противном случае неизбежны рассогласование данных, ошибки и значительное замедление процессов.

Исходя из этого, мы пришли к выводу, что система раздельного учёта должна быть органично встроена в существующие бизнес-процессы. Сквозная аналитика, являющаяся основой раздельного учёта, должна сопровождать хозяйственную операцию на всех этапах ее жизненного цикла: от переписки и заключения договора до заказа на производство, списания материалов под данный заказ, начисления заработной платы основным производственным рабочим, выпуска готовой продукции и её реализации контрагенту.

Только при таком подходе компания сможет собрать надёжную доказательную базу для любой проверки, что особенно важно для реализации государственного оборонного заказа, где штрафы за отсутствие раздельного учёта значительны, и где необходимо подтверждать себестоимость и цену контракта, особенно при работе по ориентировочной стоимости. Кроме того, это послужит надёжным налоговым щитом для компании при любой камеральной или выездной налоговой проверке.

Поскольку сквозная аналитика в столь сложных и многопрофильных организациях невозможна без автоматизации, мы сделали ставку на использование отечественного программного обеспечения. Научно-производственные предприятия не всегда могут позволить себе дорогостоящие зарубежные ERP-системы, поэтому мы работаем на связке 1С:Документооборот и 1С:ERP, стараясь извлечь из них максимум возможностей.

Например, в документообороте предусмотрен признак «Проекты», который проходит через всю входящую и исходящую документацию, служебные записки, заявки, договоры и закрывающие документы – и синхронизируется с признаком «Направление деятельности» в 1С:ERP. Этот же признак используется не только для фактических проектов, но и для перспективных направлений, что позволяет одновременно применять его для бюджетирования. Аналитика «Направление деятельности» протянута почти через все объекты бухгалтерского, налогового и управленческого учёта, заложена в типовой план счетов для 1С:ERP, участвует в первичных документах и договорах, в денежных средствах и источниках финансирования. Помимо построения системы раздельного учета это даёт еще возможность при включении соответствующей опции подключать счета казначейского и банковского сопровождения и сдавать отчётность по гособоронзаказу в автоматическом режиме.

Такой подход обеспечивает регистрацию хозяйственных операций с учетом наличия всех требуемых данных, позволяет увидеть расшифровку себестоимости до исходных затрат и проследить сквозную аналитику по каждому из проектов. При корректном заполнении на входе аналитики «Направление деятельности» и структурировании в нужные для раздельного учета группы объектов обособления мы получаем возможность формировать практически любые отчёты в режиме реального времени, в том числе с разделением на коммерческие и государственные потоки.

В созданном нами отчёте по рентабельности легко можно увидеть в разрезе каждого из направлений деятельности выручку, себестоимость, валовую маржу, а также распределение согласно установленным критериям в учетной политике коммерческих и управленческих расходов. Кроме того, мы можем контролировать номенклатуру: например, продажа микросхем с 41-го счёта (покупной товар) не учитывается в целевой выручке, тогда как с 43-го счёта (собственная продукция) – учитывается. Аналогичным образом из расчёта критерия исключаются сопутствующие услуги, такие как инструктаж, модернизация и пусконаладочные работы. Это позволяет нам мониторить ситуацию не только по факту, но и в прогнозном режиме, поскольку субконто «Направление деятельности» заложено и в систему бюджетирования.

Построив бюджет, мы заранее видим контрактную базу до конца года и при необходимости можем ее немного переструктурировать, чтобы избежать нарушения критерия. Тем самым нами формируется надёжная основа для принятия оперативных управленческих решений.

Практика внедрения: сложности, ресурсы и реальные сроки

Конечно, автоматизация сопряжена с определёнными сложностями, и здесь важно понимать, что внедрение раздельного учёта – это не просто выбор учётной системы, а смена идеологии.

В процессе мы столкнулись с трудностями трактовки доходов, что потребовало привлечения профильных технических подразделений, поскольку финансисты и юристы самостоятельно не могут определить, относится ли продукция к собственным разработкам или является покупной, учитывая высокотехнологичность отрасли. Также мы выявили недостатки в оформлении первичных документов, однако смогли частично их преодолеть за счёт описанной выше внутренней конкуренции и мотивации подразделений. Важно подчеркнуть, что раздельный учёт – это межфункциональная задача, а не исключительно зона ответственности финансового департамента.

Отвечая на часто задаваемый вопрос о сроках и ресурсах внедрения, замечу, что, как показывает практика, если хочешь что-то сделать качественно, приходится активно погружаться в процесс самостоятельно, поскольку дополнительных государственных средств на эти цели не предусмотрено. Мы несколько раз подавали заявки на субсидии, но получали отказ, поэтому все работы выполнялись за счёт собственных сил и средств. В основной компании, где я занимаю должность заместителя, у меня есть подразделение 1С и надёжный со-руководитель проекта, с которым мы вместе выстраивали систему раздельного учёта и настраивали формирование требуемых аналитик. Работу вели силами нескольких человек.

В дочерней компании также имеются два 1С-специалиста, и мы самостоятельно в текущий момент выстраиваем структуру учетной системы в свободное от основной работы время. Я визуализирую коллегам, как система должна выглядеть, а они технически прорабатывают требуемые решения.

В основную компанию я пришла в ноябре 2022 года, когда оперативность и прозрачность процессов формирования отчетных данных вызывали обеспокоенность. Мы стартовали в проект внедрения 1С:ERP с 1 января 2023 года, по дороге формируя рабочую команду, а уже с 1 января 2024 года вошли в опытно-промышленную эксплуатацию. Как итог в 2024 году мы закрыли первый квартал в системе, но до конца года продолжали выявлять отдельные недочёты, поскольку входили не остатками на 01.01.2024 года, а перемаркировали в нужном нам формате весь 2023 год, который использовали как сравнительный период для нормализации всех справочников системы. Полноценно в системе с автоматизированным раздельным учётом мы работаем с 2025 года.

В дочерней же компании в ноябре 2024 года использовались две морально устаревшие учетные системы, при этом между рядом данных в них имелись расхождения практически на два года. Первым шагом стала нормализация учёта, поскольку автоматизировать хаос невозможно: мы уравновесили остатки, откорректировали методологию учета и внедрили программу 1С:ЗУП, так как для компаний, занимающихся деятельностью в сфере НИОКР, фонд оплаты труда производственных рабочих является основным критерием распределения накладных расходов. Этот путь непрост, но он даёт реальные результаты, подтверждающие правильность выбранной стратегии.

Подводя итог, хочу резюмировать основные выводы.

Раздельный учёт – это не про усложнение учётной работы, а про инструмент формирования доказательной базы, сохранения налоговых преференций и управления рисками на этапе их зарождения. Ключевые рекомендации по его построению сводятся к следующему: он должен быть органично встроен во всю хозяйственную деятельность предприятия и не существовать изолированно от бизнес-процессов; аналитика должна step-by-step сопровождать каждую операцию на протяжении всего ее жизненного цикла; максимальное число рутинных действий подлежит автоматизации для снижения человеческого фактора.

При этом в нашей отрасли необходим постоянный контроль налогового критерия уровня профильных доходов РЭП в размере не менее 70%, поскольку цена ошибки может быть чрезвычайно высока. Соответственно, финансовым службам следует выстроить плотное взаимодействие с инженерно-техническими службами. Только решив проблему до её возникновения, можно гарантировать стабильность и безопасность компании.

Анна Ефимова, заместитель финансового директора научно-производственный дизайн-центр в области микроэлектроники