Светлана Кондратова, эксперт по финансовому моделированию: «Регламентация процессов – фундамент автоматизации»

Светлана Кондратова, эксперт по финансовому моделированию, экс-заместитель финансового директора автомобильной компании, и спикер Двадцать первой конференции «Оптимизация и цифровизация корпоративных бизнес-процессов», рассказала CFO Russia о важности регламентации процессов до автоматизации, а также о применении Process Mining и RPA для улучшения бизнес-процессов.

Почему регламентация процессов до автоматизации критически важна и как её правильно провести?

Важно провести тщательный анализ и упорядочить существующие рабочие процессы. Это как строить дом: сначала нужен четкий план, а потом уже можно приступать к возведению стен. Без регламентации процессов можно автоматизировать только «хаос». Регламентация помогает расставить все по местам: выявить и устранить дублирование, наладить взаимодействие отделов, устранить лишние отчеты.

Перед началом проведения регламентации определите цели и задачи: какой процесс будете автоматизировать, каких результатов хотите достичь?

Примерный план проведения регламентации процессов:

Во-первых, выберите ключевые процессы. Не пытайтесь регламентировать всё и сразу. Начните с самых критичных, наиболее трудоемких или проблемных процессов.

Во-вторых, вовлеките тех, кто реально выполняет работу. Проводите интервью, рабочие группы, мозговые штурмы. Общайтесь с сотрудниками из разных отделов. Они – носители знаний о реальных рабочих процессах.

В-третьих, опишите процесс «как есть». Используйте блок-схемы, системы условных обозначений (нотация) для моделирования бизнес-процессов.

На этом этапе определяем:

В-четвертых, разработайте процесс «как должно быть». Это уже оптимизированный и стандартизированный процесс, подготовленный для автоматизации.

В-пятых, документируйте результат. Создайте понятные, доступные и актуальные регламенты.

В-шестых, тестируйте и внедряйте. Проведите пилотное внедрение нового процесса, соберите обратную связь и внесите коррективы.

В-седьмых, регулярно пересматривайте регламенты.

Интеграция с BI-платформами позволяет не просто рисовать карты, но и накладывать на них реальные ключевые показатели эффективности, превращая визуализацию бизнес-процессов в интерактивную панель управления эффективностью компании в режиме реального времени.

Как Process Mining помогает выявлять узкие места и улучшать бизнес-процессы?

Process Mining – это не просто анализ данных, а своего рода «рентген» для ваших бизнес-процессов. Он использует данные из информационных систем (например, CRM, ERP, систем управления заказами), которые фиксируют каждое действие, его время и исполнителя. Затем эти данные анализируются, чтобы построить точную модель реального процесса

Так, например, в розничной торговле Process Mining помогает оптимизировать процессы обработки заказов, управления запасами и клиентского сервиса.

Process Mining позволяет принимать обоснованные решения по оптимизации, выявить рутинные, повторяющиеся и трудоемкие задачи, сократить издержки за счет уменьшения времени выполнения, снижения количества ошибок и более эффективного использования ресурсов.

В каких нестандартных процессах применение RPA даёт наибольший эффект и какие ограничения стоит учитывать?

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) эффективно применяется в нестандартных процессах:

Обработка неструктурированных данных и документов – извлечение информации из сканированных договоров, счетов, электронных писем с вложениями. RPA может «читать» текст, распознавать ключевые поля (даты, суммы, имена, адреса), классифицировать документы и вносить данные в нужные системы. Например, RPA может быть помощником в бухгалтерии, особенно когда речь идет о рутинной обработке документов и проведении хозяйственных операций.

RPA применяется в задачах, где требуется высокая точность, скорость и повторяемость. Например: обработка входящих документов, принятие к учету основных средств, проведение первичных документов: от создания проводок по типовым операциям до переноса данных из одной системы в другую. Сверка данных: RPA может сравнивать данные из разных источников.

RPA работает по заданным правилам и не обладает способностью к самостоятельному принятию решений или интерпретации информации в нестандартных ситуациях.

Ограничения, которые стоит учитывать при применении RPA в нестандартных процессах: сложность и изменчивость пользовательских интерфейсов, необходимость человеческого суждения и принятия решений, безопасность и соответствие нормативным требованиям.

RPA отлично подходит для автоматизации рутинных, повторяющихся задач с четко определенными правилами. Однако, где требуется человеческое суждение, необходимо предусмотреть точки эскалации для передачи задачи сотруднику.

Задать свои вопросы Светлане вы сможете на Двадцать первой конференции «Оптимизация и цифровизация корпоративных бизнес-процессов», которая состоится 14-15 мая 2026 года.

Елизавета Гета