Ольга Бойко, «Губернские аптеки»: «Автоматизация выполняет функцию системного интегратора изменений»

Ольга Бойко, директор по организационному развитию, «Губернские аптеки», и спикер Двадцать первой конференции «Оптимизация и цифровизация корпоративных бизнес-процессов», поделилась с CFO Russia опытом, как интегрировать автоматизацию в операционную деятельность компании.

Как автоматизация помогает быстрее адаптировать бизнес‑процессы к изменениям внешней среды?

Автоматизация выполняет функцию системного интегратора изменений. В нашей модели реализован следующий подход: изменение, прошедшее стадию описания, реализуется. По факту получения сигнала о завершении реализации автоматически инициируется процедура комплексного обследования смежных процессов. Система обеспечивает верификацию того, что разработаны/скорректированы регламенты, назначены ответственные, проведено обучение персонала, а функциональные обязанности закреплены в организационно-распорядительной документации.

По сути, автоматизация генерирует стандартизированный сигнал для всех вовлеченных служб о необходимости приведения операционной деятельности в соответствие с новыми правилами и требованиями. Момент фиксации факта реализации изменения инициатором является триггером для постановки задач на корректировку операционной деятельности и последующей оценки влияния изменения на производительность труда.

Какие шаги необходимы, чтобы инновационная идея превратилась в устойчивую рутину в операционной деятельности?

Выстроенная нами система автоматизации обеспечивает сквозной контроль жизненного цикла идеи. На этапе проектирования фиксируется взаимосвязь инициативы с конкретными бизнес-процессами и организационно-штатной структурой. Разрабатывается план реализации. Далее система осуществляет бесшовную передачу данных в смежные контуры управления: в частности, генерируется автоматический запрос о необходимости разработки/корректировки регламентов и должностных инструкций, после поступает сигнал в блок корпоративного обучения с указанием перечня процессов, подвергшихся изменениям, и категорий персонала, подлежащих инструктажу. Параллельно инициируется анкетирование благополучателей изменений: результаты опроса, разработанного инициатором, обрабатываются независимой службой контролеров и передаются инициатору для разработки и последующей реализации корректирующих мероприятий. Одновременно проводится внутренний аудит (процессный или финансовый) для верификации соответствия планируемых результатов фактическим.

Таким образом достигается трансформация утвержденной идеи в операционные процедуры, исключающая запаздывание адаптации сотрудников к новым условиям деятельности.

Что, на ваш взгляд, является ключевым фактором успешной интеграции автоматизации в операционку компании?

Технически возможно обеспечить полную прослеживаемость и безотказную работу системы. Однако автоматизация сама по себе не решает всех проблем, связанных с внедрением изменений.

Ключевой фактор – это исполнительская дисциплина и зрелость культуры управления. Что делает автоматика? Она дает четкий сигнал и формирует единое информационное поле. Она как бы объявляет на всю компанию: «Внимание, произошло изменение в процессах!». Для крупных, территориально распределенных структур, таких как сеть «Губернские аптеки», это критически важно, поскольку позволяет избежать ситуаций, когда смежные службы узнают об изменениях с опозданием, а инициатор не учитывает влияние своих решений на смежные процессы.

Таким образом, технология создает условия для своевременного информирования и координации, однако практическая реализация изменений и их закрепление в операционной деятельности зависят от дисциплины исполнения и вовлеченности персонала. Автоматизация – это мотор, но машину ведет человек. Сочетание корректно работающих алгоритмов и соблюдения регламентов обеспечивает прохождение пути от идеи до устоявшейся практики без существенных потерь качества.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте аптечной сети «Губернские аптеки» вы сможете на Двадцать первой конференции «Оптимизация и цифровизация корпоративных бизнес-процессов», которая состоится 14-15 мая 2026 года. 

Елизавета Гета