Михаил Рыжов, «Металлоинвест»: Как внутренний контроль строит «цифровой двойник» процессов в добывающей отрасли

Хочу поделиться нашим опытом поиска и устранения «узких мест» в процессах с помощью философии Process Mining. И начну с главного: почему этим занялся именно внутренний контроль, а не департаменты по трансформации или оптимизации?

Мы уверены, что это наша миссия. Внутренний контроль, как никто другой, задается вопросами достоверности данных и отчетности. IT-подразделения фокусируются на надежности систем, руководители процессов – на достижении KPI, классический аудит делает «слепок» процесса на момент проверки. Мы же смотрим глубже.

Я представляю будущее внутреннего контроля как эволюцию: от аудита к риск-менеджменту, а затем – к роли хранителя цифрового двойника бизнес-процесса, объективно отслеживающего 100% операций в реальном времени.

Что такое Process Mining в нашем понимании?

Это построение цифрового двойника процесса на основе логов систем, «следов» действий пользователей. Он смещает фокус с «как должно быть» на «как есть на самом деле».

Наша компания прошла этап цифровизации. Но цифровизация – это перевод процесса в цифру, а автоматизация – исключение человека из него. На бумаге все выглядело просто: единая точка входа, минимум систем. В реальности же вырос «зоопарк» систем, особенно с учетом российской специфики поглощений и дочерних обществ. В итоге – непонятные Excel-формы, бумажные отчеты (часто требуемые законом), ручные операции.

Мы запустили проект «Ручной ввод». Его цель – найти и исключить шаги, выполняемые людьми вручную. Стандартный подход: запланировали, обследовали, проанализировали, тиражировали. Но ключевое было в другом: мы не изучали бумажки, а выезжали на места. Разговаривали с рабочими, спускались в цеха и карьеры, ездили на БелАЗах, забирались на экскаваторы. Это дало невероятные инсайты.

Мы выявили массу «теневых» процессов. Например, согласование договоров «потому что так всегда делали». Это – снежный ком, мешающий бизнесу.

Нам было мало просто отрисовать шаги процесса. Мы стали отслеживать, как рождается и преобразуется информация. Например: мастер смены по телефону передает данные сотруднику, который вручную вводит их в систему. Даже после попадания в систему данные могут меняться вручную – «подгоняться» под плановые показатели.

При этом важно отметить, что классический автоматизированный Process Mining в нашей ситуации был невозможен. Когда бизнес-процесс «размазан» по десяткам разрозненных, зачастую устаревших или самописных систем, и включает в себя ручной ввод, Excel-макросы и бумажные журналы, выгрузить логи для анализа не получится.

Поэтому наш майнинг был «ручным»: интервью, наблюдение, анализ журналов, Excel-файлов и исторических данных стали нашими источниками. Мы детально изучали рабочие документы на месте. В итоге – отрисовка сквозного (end-to-end) процесса и точное выявление «бутылочных горлышек».

Коллеги часто спрашивают о команде, ведь такой проект требует особой квалификации. Команда у нас была небольшой: я один в управляющей компании и около восьми привлеченных бизнес-аналитиков из внутренней подрядной организации.

Что касается экспертизы, я убеждён: специалист по внутреннему контролю должен глубоко погружаться в бизнес-процессы – от производства до МСФО. Мой собственный 16-летний опыт через ИБ, риск-менеджмент и внедрение ERP-систем это подтверждает. Без такого погружения не выявить реальные риски и не выстроить контроль, который не будет мешать операционной работе.

Мы проверяли весовое хозяйство на комбинатах, находили несоответствия. Появилась дорожная карта по его замене.

Этот проект – первое для меня столь глубокое погружение внутреннего контроля в производственные процессы. Мы становимся архитекторами новых систем, потому что понимаем реальные риски искажения информации. IT тянет одеяло на себя, безопасность – на себя. Внутренний контроль, погружающийся во все сферы компании, может и должен быть драйвером изменений, как минимум – активным участником.

Здесь закономерно возникает вопрос доверия и оппонирования.

Наша методология выстроена четко: все выявленные результаты мы сначала согласовываем с подразделением – правильно ли мы поняли их процесс? Поскольку проект был инициирован управляющим советом компании, итоговые выводы выносятся именно туда, где присутствуют все заинтересованные стороны.

Если же возникают спорные ситуации, мы не спорим в кабинетах. Берём оппонирующего коллегу, спускаемся в цех и вместе с ним по журналам, логинам и фактическим операциям заново исследуем процесс. Истина рождается из фактов.

Отдельный вопрос – регламенты. В нашей компании отдельной процессной службы нет, регламенты пишут сами подразделения. И здесь наше исследование дало двойную пользу: теперь, зная, как процессы работают на самом деле, мы, внутренний контроль, можем выступать экспертами при обновлении регламентов, сопоставляя написанное с реальностью и контролируя их достоверность.

После анализа всегда встаёт вопрос: а что дальше?

Внедрение единой системы вместо «зоопарка» – задача масштабная. Ключевое – этот проект родился как «тон сверху», по инициативе производственного департамента, который сам хотел разобраться в причинах расхождений между отчётностью и фактическими результатами. Это обеспечило высокий уровень поддержки.

Сегодня на основе наших данных, а также экспертизы IT, производственников и владельцев процессов формируются требования к будущей единой системе. Её внедрение – наш следующий стратегический шаг. Безусловно, перед этим будет проведён детальный расчёт окупаемости и экономического эффекта.

Но первый и самый важный шаг – понять истинную картину – мы уже сделали.

Process Mining – не самоцель, а инструмент для выявления реальных процессов. Бездумная цифровизация создает цифровой шум, из которого невозможно извлечь достоверные данные.

Наш проект – мост к идеальному видению бизнеса. А внутренний контроль в будущем, я уверен, станет хранителем его точного цифрового двойника.

Михаил Рыжов, руководитель направления внутреннего контроля, «Металлоинвест»