Галина Клапоцкая, «Глобальные транспортные решения»: Внутренний аудитор как доверенный советник. Опыт внедрения ИСМ в компании

Сегодня я хочу поделиться не просто отчётом о проекте, а историей трансформации – как моя роль вышла за рамки классического внутреннего аудита и стала частью амбициозного внедрения интегрированной системы менеджмента (ИСМ).

Наша компания – крупный международный поставщик сервисных услуг для железнодорожного транспорта. География наших проектов распространяется на страны СНГ и ближнего зарубежья. Выход на международный рынок потребовал от нас соответствия жёстким стандартам, а сертификация по ISO стала обязательным условием для работы со стратегическими партнёрами.

Целью ИСМ было создание единого управленческого контура и системы управления, обеспечивающих одновременное выполнение требований следующих стандартов:

Основными задачами внедрения ИСМ являлись: повышение качества выполняемых процессов, снижение рисков и соблюдение нормативных требований.

Этап 1: Выбор проводника

Первый шаг грамотного внедрения – выбор партнёра. В настоящее время на рынке есть ряд консалтинговых компаний, которые помогут вам пройти весь путь «от идеи до реализации» – подскажут, где лучше, где быстрее и, главное, как правильнее сделать так, чтобы ваша ИСМ заработала.

Нам была нужна не просто консалтинговая компания, а проводник с опытом внедрения ИСМ именно в сервисном секторе и готовностью к очному обучению в нашем московском офисе. Это оказалось непростой задачей, но правильный выбор заложил фундамент успеха.

Этап 2: Постановка задач и формирование рабочей группы

Следующим этапом были постановка задач и формирование рабочей группы по ИСМ.

В рабочую группу по ИСМ вошли сотрудники с наилучшим сочетанием компетенций и опыта работы в сфере ремонта и сервиса подвижного состава.

Совместно с рабочей группой по ИСМ мы сформулировали те задачи, которые ставим и которые хотим реализовать посредством внедрения ИСМ:

Здесь проявилась моя ключевая ценность как внутреннего аудитора. Я не обладаю глубокими техническими знаниями о ремонте подвижного состава, но я вижу процессы сверху. Моя задача – отслеживать взаимосвязи процессов, выявлять критические функции и риски, подсвечивать зоны для оптимизации. В этом проекте я стала методологической поддержкой: помогала создавать карты процессов, структурировать их и повышать прозрачность.

Этап 3: Разработка нормативной базы для внедрения ИСМ

Любой проект нуждается в методологической обвязке, поэтому для нашего проекта рабочая группа по ИСМ разработала пакет документов, включающий, в т.ч., Руководство по интегрированной системе менеджмента, единую политику в области качества, экологии и безопасности труда, Регламент управления рисками ИСМ.

Этап 4: Управление рисками – ядро системы

Разработанный Регламент управления рисками ИСМ объединил оценку рисков по всем трём стандартам. Схема работы классическая: идентификация, оценка, меры, мониторинг.

Но ценность – именно в едином контуре, объединяющем управление рисками сразу по всем направлениям.

Примеры рисковых событий:

Внутренний аудит обеспечил консолидацию этой информации, сопоставимость данных и экспертизу соответствия законодательству.

Этап 5: Внедрение и первые результаты

Процесс внедрения ИСМ включал в себя три основных направления:

5.1 Обучение участников рабочей группы по ИСМ: стандарты ISO (как читать, как трактовать, как применять), методика проведения внутреннего аудита ИСМ (от составления чек-листа до документирования рабочих документов и формулировок выводов), практические задания и сертификация.

5.2 Обновление бизнес-процессов компании включало актуализацию регламентов, стандартов и доведение до исполнителей нововведений (исключение, добавление функционала).

5.3 Выполнение разработанных корректирующих мероприятий: мы начали с персонала – главного актива сервисной компании. Мы внедрили электронный кадровый документооборот, минимизировав операционные риски, и обучили всех сотрудников навыкам доврачебной помощи, что стало актуальным в современных реалиях.

Сертификацию без замечаний мы прошли за 8 месяцев – это яркий показатель слаженной работы команды.

Главный инсайт, который я вынесла из этого проекта: есть внутренний аудитор, а есть внутренний аудитор ИСМ. В чём разница?

Система не должна пылиться на полке, она должна работать и приносить пользу. Уже сейчас мы смотрим в сторону стандартов по информационной безопасности и безопасности цепочек поставок.

Внедрение ИСМ – это не про документы, а про людей, процессы и управление рисками. И внутренний аудитор, с его системным взглядом и пониманием бизнеса, оказывается идеальным проводником на этом пути, превращаясь из строгого проверяющего в создателя ценности.

Галина Клапоцкая, внутренний аудитор, «Глобальные транспортные решения»