Отчет о Двадцать третьем форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

Первая секция второго дня мероприятия началась с выступления Романа Чубарова, начальника отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России. Он рассказал про изменения и нововведения в МЧД. Эксперт описал новый уровень цифрового взаимодействия бизнеса и государственного управления и отметил, что к 2029 году будут только электронные счета-фактуры. Затем Роман описал форматы МЧД и привел статистику топ-10 компаний, хранящих свои МЧД в распределенном реестре. Далее спикер рассказал про получение сертификата подписи в УЦ ФНС России, рассмотрел способы хранения закрытых ключей и акцентировал внимание на использовании мобильной подписи.

Автоматизацию процесса наделения полномочиями, выдачи, проверки и отмены доверенностей рассмотрела Анастасия Пушкова, IT product manager, ITMS Group. Спикер поделилась, как сократить ручные операции и ускорить процесс выпуска МЧД, и описала шаблоны доверенностей и МЧД. Также Анастасия рассказала про автоматический отзыв доверенностей и использование метки доверенного времени. Затем она перечислила сложности, которые пока не удалось полностью преодолеть, и поделилась уже реализованными планами на 2025-2026 гг.

В рамках второй секции «Организация электронного архива в компании: ключевые аспекты, требования и практические решения» выступила Ольга Дмитриева, руководителя по оптимизации и автоматизации учета, «Восточная горнорудная компания». Она поделилась опытом интеграции электронного архива в ИТ-систему компании. Прежде всего, Ольга рассказала, как внедрение электронного архива снижает затраты и повышает прозрачность документооборота. Затем спикер акцентировала внимание на трансформации ролей сотрудников ОЦО: от операционного звена к центру цифровой верификации и качества. Также эксперт дала рекомендации для масштабирования и представила результаты проекта:

Тема третьей секции – «Комплексная оптимизация внешнего ЭДО: от цифровизации бумажных процессов до внедрения интеллектуальных систем».

Затем Елена Кондратьева, директор по развитию, ОЦО FESCO, рассказала про цифровизацию транспортных документов и кросс-отраслевые инициативы. Эксперт описала стратегию цифровой трансформации транспортной отрасли РФ и рассмотрела оформление отгрузки на складе отправителя. Также Елена сделала фокус на обмене данными между терминалом и экспедитором и рассмотрела оператора ЭДО как универсальную шину данных.

Особенности и противоречия в организации ЭДО в рамках налогового мониторинга описала Галина Подрецкая, руководитель управления документационного обеспечения, «Столото». Она объяснила, как настроить проверку полномочий МЧД при подписании ЭП, и ответила на вопрос, сложно или возможно работать только с оригиналами бумажных документов. Кроме того, Галина поделилась опытом перевода всех документов в новую систему ЭДО и подготовки к подписанию ЭП с интеграцией. В завершение выступления спикер отметила, что важно делать регулярно:

Дмитрий Гаврилюк, начальник отдела договорной работы правового управления, МОЭК, выступил с кейсом «Структурированные форматы первички по договорам для последующего внедрения RPA-проверки без бухгалтера». Спикер перечислил цели внедрения СФП (уменьшение количества документов, унифицированность, машиночитаемость, гибкость) и рассмотрел алгоритм включения в договоры условий по СФП. Затем Дмитрий описал поэтапный перевод в ЭДО расходных договоров и внедрение СФП и отметил способ внедрения СФП в форме расходного договора.

Тема четвертой секции – «Использование роботов и искусственного интеллекта в ЭДО».

Александр Бессарабенко, руководитель отдела управления системами ЭДО, Systeme Electric, поделился опытом применения ИИ в СЭД. Эксперт рассказал, как за полгода использования ИИ органично встроился в бизнес-процессы компании и стал их неотъемлемой частью. Далее Александр описал особенности внедрения базовых сценариев использования ИИ и более сложных кейсов с развитой логикой. Также он акцентировал внимание на наиболее трудоемком этапе – доведении промптов (текстовых запросов к ИИ) до нужного качества путем многократного тестирования и уточнения. Кроме того, Александр рассказал, для каких документов ИИ уже сейчас может полностью заменить ручную обработку, автоматизируя все необходимые проверки и операции. Выводы и рекомендации для старта:

Как автоматизировать отправку актов сверки контрагентам в системе ЭДО? На этот вопрос ответила Оксана Найденова, руководитель управления учета и отчетности, «Дикси». Спикер отметила, что акт сверки ‒ не формальность, а инструмент защиты бизнеса, и описала эволюцию процесса сверки: от «крыжиков» до макросов и роботов. Также Оксана рассказала, как ЭДО помогает процессу формирования, рассылки и подписания актов сверки, поделилась результатами пилота по формированию АС и описала динамику формирования актов сверки роботом и отправку по ЭДО за период реализации проекта.

Продолжилась секция КРУГЛЫМ СТОЛОМ: Искусственный интеллект в ЭДО: от улучшения процессов до вызовов ИИ. В нем приняли участие: Денис Разумов, руководитель направления реализации проектов, X5 (модератор); Александр Бессарабенко, руководитель отдела управления системами ЭДО, Systeme Electric; Анастасия Зверева, старший менеджер по автоматизации и ИИ, «Арнест ЮниРусь»; Елена Кудинова, начальник документационного обеспечения ОЦО, «Алкогольная Сибирская Группа». Спикеры обсудили следующие темы:

В завершение форума прошла ИНТЕРАКТИВНАЯ СЕССИЯ С АУДИТОРИЕЙ: Открытый микрофон. В рамках сессии всем участникам предлагалось за три минуты поделиться опытом по одной из тем. Поощрялся свободный обмен мнениями. По окончании сессии модератор выбрал самый необычный/интересный ответ и вручил приз. Мы предлагали поделиться опытом в формате «ДО/ПОСЛЕ»: