Елена Озерова, ГК «Гулливер/Победа»: «Мультибанк повышает оперативность и кратно снижает трудозатраты сотрудников казначейства»

Сегодня многие компании находятся на перепутье: внедрять ли систему Мультибанк? Возникает масса вопросов – действительно ли это необходимо, насколько это безопасно, или можно продолжать работать привычными, традиционными методами. А если всё-таки внедрять – то через какого провайдера? Мы прошли этот путь уже довольно давно, и я расскажу, как это происходило у нас.

Основные функции централизованного казначейства

В нашей компании действует централизованное казначейство, которое выполняет все стандартные функции, присущие такой структуре. Если говорить конкретно о Мультибанке, то основное его назначение – это формирование платёжных поручений и оперативный контроль остатков на счетах.

Ключевая задача руководителя казначейства – выстроить процесс таким образом, чтобы система работала стабильно и без сбоев, исключая риски штрафных санкций и задержек. Важно организовать работу максимально чётко, надёжно и предсказуемо – без «сучка и задоринки».

Предпосылки внедрения мультибанковской системы

В 2020 году, когда большинство сотрудников перешли на удалённую работу из-за карантина, моя команда, отвечающая за платёжные операции, продолжала работать из офиса. Мы просто не могли себе позволить уйти на «удалёнку» – нужно было каждый день обрабатывать выписки, формировать и отправлять платежи. Всё это требовало физического присутствия: токены, доступы, безопасность. Я говорю сейчас только про этот блок – платёжный.

Как руководитель, я находилась в состоянии неопределённости. Что будет дальше? А если ситуация ухудшится? А если нас совсем не пустят в офис, даже минимальным составом? Мы понимали: текущая модель неустойчива. Стало очевидно, что нужно искать альтернативы.

Так мы начали изучать доступные цифровые решения и впервые столкнулись с понятием «Мультибанк». Напомню, это был 2020 год, и тогда ещё не было такого выбора систем, как сейчас – с предложениями от других поставщиков. В каком-то смысле нам повезло: передо мной не стоял вопрос «какую систему выбрать». Но стоял другой, не менее важный – как организовать работу так, чтобы сотрудники могли хотя бы частично перейти в удалённый формат, не нарушая критически важных процессов.

Вторым фактором стал бурный рост бизнеса. Наша вторая торговая сеть – «Победа» – активно развивалась. Мы открывали не менее 100 новых магазинов в год, что приводило к кратному увеличению объёма финансовых операций. Открывались распределительные центры, расширялась география поставщиков – по всей России. У многих из них была точечная логистика «под магазин», а это значит: рост количества банковских документов – как входящих, так и исходящих, увеличение числа договоров, эквайринга, инкассации и платёжных поручений.

Все эти обстоятельства – и внешний контекст, и внутренняя динамика роста – стали ключевыми предпосылками к тому, чтобы внедрить систему Мультибанк.

Цели создания системы Мультибанк

Мультибанк – инструмент, который реально повышает оперативность и кратно снижает трудозатраты сотрудников казначейства.

Ранее выполнение ежедневных рутинных операций, таких как вход в клиент-банки, проверка остатков и загрузка выписок, занимали у каждого специалиста по полтора часа и более. С внедрением Мультибанка эти действия перешли в режим регламентных заданий для системы. Теперь сотрудники приходят на работу, и все выписки уже автоматически загружены – остаётся только обработать данные, где-то вручную, где-то – с помощью автоматизации. Это существенно сэкономило время и ресурсы.

Аналогичная история с отправкой платежей после формирования платёжного календаря. Раньше на экспорт реестров в клиент-банки разных банков уходило много времени и сил. Сейчас же – всё отправляется в один клик из привычного интерфейса 1С, в режиме «единого окна». Пользователям не нужно переходить в сторонние системы или обучаться новым интерфейсам – это минимизировало сопротивление со стороны команды, поскольку мы изначально работали в 1С, и сотрудники чувствуют себя в нём уверенно.

Да, у системы Мультибанк, с которой мы работаем, есть свои ограничения. Но функционал, который был критически важен для нас, она покрывает полностью:

• автоматическая загрузка банковских выписок;
• отправка платежей по реестрам;
• блок обмена электронными письмами (мы также его реализовали);
• перечисление заработной платы по реестрам.

Дополнительно система предлагает модуль ВЭД, который мы сейчас рассматриваем. Однако здесь есть важный нюанс: каждый банк требует отдельной лицензии. Поэтому, подключая новый расчётный счёт, мы подходим к этому осознанно – важно, чтобы работа с банком была долгосрочной и стабильной. Это позволяет избегать ситуации, когда лицензия приобретена, а расчёты с банком вскоре прекращаются и модуль остаётся неиспользуемым.

Схема работы Мультибанка

Один из самых чувствительных и обсуждаемых аспектов при внедрении мультибанковской системы – это, конечно, вопрос безопасности. Что из себя представляет такой подход на практике?

Если говорить простым языком, система работает через защищённый канал, который соединяет ERP-систему компании с банками. Канал функционирует через так называемую «коробку» – программно-аппаратное решение, которое устанавливается на внутреннем сервере компании. Этот сервер выделен, защищён и доступ к нему есть только у ограниченного круга сотрудников, строго одобренных службой информационной и экономической безопасности.

Самым сложным этапом стала именно интеграция с точки зрения ИБ. Нам пришлось достаточно долго согласовывать архитектуру подключения с нашими службами безопасности. Вендор предлагал разные варианты – в том числе облачные решения – но по политике компании все финансовые данные должны оставаться внутри периметра. В результате был согласован вариант установки системы на локальный выделенный сервер.

При этом даже настройка со стороны вендора происходила под полным контролем:

• каждый доступ предоставлялся точечно и временно (одноразовый логин/пароль),
• все действия сотрудников вендора фиксировались и отслеживались специалистами ИБ в режиме реального времени.

После базовой настройки технической части мы уже самостоятельно производили конфигурацию в 1С:

• получали консультации от вендора,
• настраивали систему своими силами – интерфейс оказался достаточно интуитивным.

Важно, что доступ к модулю Мультибанк строго разграничен:

• Модуль виден только определённым ролям в 1С;
• Права на отправку платежей можно гибко распределять между сотрудниками казначейства: кто-то работает только с определёнными типами счетов или конкретными организациями.

Такой подход позволил нам обеспечить и высокий уровень безопасности, и гибкость в управлении доступами, не нарушая внутренних политик и не создавая угроз ИБ.

В этом, кстати, одно из важных преимуществ работы с 1С – гибкая архитектура и возможность детальной настройки ролей и прав доступа.

Плюсы и минусы Мультибанка

Использование системы Мультибанк дало нам значительные преимущества. Прежде всего, с точки зрения руководителя – это эффективный инструмент контроля за действиями сотрудников и мониторинга остатков на счетах.

Если раньше мы ориентировались исключительно на данные из бухгалтерского учёта (например, по счёту 51), и не всегда было понятно, соответствуют ли они реальному остатку на счёте, то теперь ситуация изменилась. С помощью Мультибанка можно в один клик получить актуальные данные по всем счетам: как на начало дня, так и в любое другое время в режиме онлайн. Система позволяет заранее загружать информацию, видеть входящие платежи и отслеживать, какие из исходящих уже исполнены.

Отдельным удобством стало то, что в 1С при изменении статуса платёжного поручения на «Оплачено», пользователь может получить копию платёжки с отметкой банка – не совсем идентичную отметке из клиент-банка, но приемлемую для большинства контрагентов. Это избавляет от необходимости заходить в клиент-банк и вручную выгружать платёжные документы. Более того, сотрудник, создавший заявку на оплату, может сам зайти и получить свою платёжку, не прибегая к помощи казначейства.

Всё это значительно упростило процессы и дало команде больше самостоятельности и прозрачности в работе.

Однако, есть и минусы. В первую очередь, тема Мультибанка пока недостаточно широко освещена. Многим пользователям до конца не ясно, как работает система, зачем она нужна и какую пользу может принести. Поэтому внедрение часто сопровождается недопониманием и требует времени на «утряску».

Также нужно учитывать, что это дополнительная инвестиция. Цены могли измениться, поэтому точные цифры сейчас приводить неактуально. Но на момент внедрения для нас это было весьма экономно: мы потратили менее миллиона рублей на реализацию всех трёх блоков – выписки, платежи и обмен с банками. С учётом объема работ и пользы, сумма оказалась приемлемой, и инвестиции были быстро одобрены.

Есть и технические нюансы. Например, у банков периодически истекают сертификаты, и их необходимо обновлять вручную. Эта процедура требует базовых знаний, но если специалист понимает, как это делается, то проблем не возникает – нужно просто ввести новые данные в модуль 1С.

Что касается поддержки со стороны разработчиков, на старте было не совсем удобно. Подход «а как вы хотите?» оказался для нас неэффективным. Мы ожидали, что нам подскажут, как лучше, исходя из возможностей системы. Поэтому пошли по пути постепенного внедрения:

Этап 1 – подключили загрузку банковских выписок. Это был наименее рискованный шаг, ведь на этом этапе мы только получали информацию, не отправляя данные в банк.

Этап 2 – настройка исходящих платежей. Здесь возникли сложности, особенно с банком Сбер – из-за строгих требований по электронной подписи. Сертификаты ЭЦП оказались несовместимы, пришлось лично отправлять руководителей в отделение банка, потому что альтернативных вариантов банк не предлагал. Это немного затянуло процесс.

Тем не менее, все трудности мы преодолели, настроили систему так, что теперь можно подписывать и отправлять платежи прямо из 1С через Мультибанк.

Эффект от автоматизации казначейства

Как я упомянула ранее, одно из ключевых преимуществ автоматизации – это скорость. Платежи уходят практически моментально, мы видим всю информацию в режиме реального времени, контролируем остатки по счетам и можем более точно прогнозировать ликвидность. Это дает возможность оперативно принимать управленческие решения и грамотно распоряжаться финансами в течение дня. А главное – сотрудники почувствовали облегчение.

Когда компания растёт, такие процессы особенно важны. Я горжусь тем, что с 2008 года, когда я пришла в компанию, и по сегодняшний день – уже 2025 год – численность команды, работающей с платежами, осталась неизменной: всего 3 человека. Несмотря на кратное увеличение масштабов бизнеса, мы не увеличили штат. Это стало возможным как раз благодаря автоматизации.

Более того, в нашей компании функции разноски банковской выписки находятся не в бухгалтерии, а в казначействе. Сюда же входят аналитика и управленческий учёт – это тоже зона ответственности казначеев. Таким образом, автоматизация позволила не только сохранить производительность, но и расширить функционал команды без дополнительных затрат на персонал.

С точки зрения эффективности, проект перевыполнил все целевые показатели. При значительном росте бизнеса сохранить прежний размер команды – это, безусловно, достижение. Изначально это было одним из ключевых ОКР проекта, и он был выполнен даже с опережением.

Чтобы объяснить эффект от внедрения системы Мультибанк простыми словами, я часто использую бытовую аналогию – с доставкой еды.

Можно, конечно, готовить всё с нуля самостоятельно – как это делается при ручной работе с клиент-банками. Но это долго и требует ресурсов.

Можно завести «своего повара» – то есть создать полностью кастомизированную систему с разработкой «под себя». Это эффективно, но дорого. Другой вариант – подписаться на доставку из проверенного ресторана, где всё налажено и можно быть уверенным в качестве (это – интеграция с надёжным решением, как Мультибанк). Есть и промежуточный вариант – полуфабрикаты: вроде бы быстрее, чем готовить с нуля, но всё равно нужно потратить усилия (аналог API-подключений к каждому банку по отдельности).

В конечном счете, каждый выбирает свое. Но, воспользовавшись «готовым решением» – в нашем случае интеграцией с Мультибанком – мы поняли, насколько это удобно. И, честно говоря, возвращаться к «самостоятельной готовке» уже совсем не хочется.

Елена Озерова, руководитель центра управления корпоративными финансами, ГК «Гулливер/Победа»