Ксения Кравцова, KT&G: «Главная ошибка – неправильный выбор категории для оптимизации или так называемая “экономия на скрепках”»

Ксения Кравцова, руководитель отдела закупок и администрирования, KT&G, и спикер Пятнадцатой конференции «Управление закупками», поделилась с CFO Russia практическими подходами для снижения затрат в закупочном процессе.

Какие первые шаги вы рекомендуете компаниям, которые хотят сократить расходы в закупочной деятельности?

Прежде всего, необходимо определить само понятие «сокращение расходов» и методику подсчёта. Это позволит всем участникам процесса чётко понимать стоящие перед ними цели и задачи, а также критерии оценки эффективности достигнутых результатов.

Дальше нужно сосредоточиться на приоритетных для экономии категориях: например, на тех, которые занимают наибольшую долю в общих расходах или которые являются критичными с точки зрения затрат на текущий момент. После этого нужно детально рассмотреть категорию и определить потенциал для сокращения затрат. Важно понимать, где можно достичь существенной экономии без значительных усилий, а где потребуются длительные переговоры и комплексные изменения. То есть сфокусироваться на том, где мы можем получить «win-win» (быструю экономию), а где потребуются долгие обсуждения для того, чтобы увидеть эффект.

Какие статьи затрат нужно снижать в первую очередь?

Для каждой компании приоритеты могут различаться. Обычно в промышленных организациях начинают с затрат на производственные процессы (ингридиенты, упаковка, обслуживание и т.д.) или с относительно простых процессов перехода и замены поставщика. Либо можно акцентировать внимание на долгосрочных контрактах, где экономия достигается через договорённости об объёмах поставок и фиксации цен.

Также возможно сосредоточиться на маркетинговом бюджете, так как здесь можно быстро увидеть эффект от сокращения расходов. Особенно если много расходов проектного характера, что позволяет оперативно находить возможности для экономии.

Многие компании начинают экономить на офисных расходах, но в данном случае обычно абсолютные цифры экономии не столь значительны, чтобы полностью удовлетворить ожидания руководства компании.

Какие ошибки чаще всего допускают компании при попытке сократить затраты в закупках?

На моей практике главная ошибка – неправильный выбор категории для оптимизации (или так называемая «экономия на скрепках») и желание получить быстрый результат.

Важно понимать, что процесс экономии требует более глубокого подхода. Необходимо не просто сокращать расходы на определённую категорию, а чётко определять саму цель экономии: зачем компании сокращение затрат. При этом экономия должна быть разумной и взвешенной. Она не должна нанести ущерб другим бизнес-процессам и привести к негативным последствиям для смежных направлений деятельности компании.

Задать свои вопросы Ксении и узнать больше об опыте KT&G вы сможете на Пятнадцатой конференции «Управление закупками», которая пройдет 4-5 сентября в Москве.

Мария Харитонова