Ирина Беляева, «Пермснабсбыт»: «Экономим 10 млн в год благодаря автоматизации кассового обслуживания»

Ирина Беляева, финансовый директор, «Пермснабсбыт», и спикер Девятой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», поделилась с CFO Russia опытом и результатами автоматизации процесса кассового обслуживания.

Что стало предпосылками для автоматизации процесса кассового обслуживания в вашей компании?

До 2016 использовали бумажный документооборот, хотя применялась 1С:УПП. Предлагаемый функционал нас не устраивал, так как он не обеспечивал сквозное видение и требовал ручного ввода данных в справочники.

В какие этапы проходила автоматизация?

Первый – наблюдение и изучение информации о трудозатратах на сбор заявок, сортировку бумажных счетов, акцептование и передачу распоряжения о формировании ПП, непосредственное заведение ПП в базу 1С с одновременным ручным заполнением справочников, формирование реестра, его передача из бухгалтерии в ФО, загрузка ПП в интернет-банк, при нескольких юрлицах вход в интернет-банк по каждому из плательщиков со своим пином и уникальными регистрационными данными.

Второй – запрос в отдел ИТ на поиск продукта, который умеет распознавать малоструктурированные документы.

Третий – «обучение» данного продукта.

Четвертый – создание ТЗ для программиста.

Пятый – тестирование того, что получилось в результате реализации ТЗ, на пользователях. Начали с отдела снабжения, затем коммерческий отдел, АХО и все другие службы.

Шестой – получение обратной связи от пользователей. Это все было в начале 2016 года.

Какие инструменты и подходы вы используете для автоматизации кассового обслуживания?

Исключительно софт, который мы «обучили» и «подружили» с 1С.

Каких результатов удалось добиться благодаря выстроенному автоматизированному процессу?

По итогам внедрения мы провели расчет нашей экономии и были впечатлены. Экономия в год только по фонду оплаты труда составила 1,7 млн, налоги с ФОТ – 0,51 млн. И в расчет попали только те пользователи, которые были непосредственно и активно вовлечены в процесс. Посчитать экономию на ускорении информирования пользователей, экономии других ресурсов (бумага, тонеры в картриджах, время хождения персонала между кабинетами и т.д.). не представляется возможным. Для себя мы приняли, что в год суммарная экономия стремится к 3 млн. И эти цифры применимы к уровню цен 2016 года!

На настоящий момент с учетом роста численности, зарплат и цен считаем, что экономия уже перевалила за 10 млн в год. При этом у нас не выросла численность в ФО! С учетом того, что затраты на создание продукта складываются из времени на «придумывание» ТЗ у ФД, поиск продукта и написание кода сотрудниками отдела ИТ, которые происходили в рабочее время, считаем, что себестоимость создания стремится к 0. Стоимость содержания и обслуживания также стремится к 0. Система не содержит ограничений по количеству пользователей, она безразмерна и безгранична.

Задать свои вопросы Ирине и узнать больше об опыте «Пермснабсбыт» вы сможете на Девятой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», которая пройдет 11 сентября 2025 года в Москве.