Ксения Кравцова, KT&G: «Успешная автоматизация – это результат командной работы»

Справка о компании: KT&G – южнокорейская компания, включающая в себя фармацевтическое, пищевое, табачное, инвестиционное подразделения. Российский рынок, на котором компания действует с 2003 года, является одним из важнейших для KT&G.

Автоматизация – это не панацея от всех проблем, а скорее инструмент, который помогает их решать. Когда компания принимает решение об автоматизации, она неизбежно сталкивается с необходимостью детально проработать свои бизнес-процессы. Ключевой момент здесь в том, что автоматизировать можно только четко структурированные процессы. Невозможно внедрить автоматизацию в хаос – сначала нужно привести все в порядок, формализовать существующие процедуры и только потом думать об их автоматизации.

В этом кроется важное преимущество: процесс подготовки к автоматизации заставляет компанию внимательно проанализировать свои операции, выявить неэффективные звенья и оптимизировать их. По сути, автоматизация выступает катализатором для структурирования и улучшения бизнес-процессов.

Поэтому я уверена: главная ценность автоматизации заключается не в том, что она решает проблемы сама по себе, а в том, что она заставляет компанию навести порядок в своих процессах и создает основу для их дальнейшего совершенствования.

Как определить предмет автоматизации?

Автоматизация закупок – процесс многогранный, охватывающий этапы от бюджетирования и планирования до заключения договоров, фактических поставок и последующего аудита. Поэтому важно понять, какие этапы актуально автоматизировать компании. Один из способов это осознать – визуализировать весь процесс при помощи разных инструментов (Visio, или можно просто взять бумагу и ручку, представляя каждый этап блоком). Я рекомендую открыто расписывать каждый шаг с указанием ответственного департамента. Далее логика простая – смотрим, где этих «квадратиков» больше всего. Вот и перспективные кандидаты для автоматизации. Например, в моей текущей компании визуализация процесса показала, что, хотя в большинстве отделов всего по одному этапу, у одного отдела их пять, причем значительная часть времени тратится на многократные проверки, пересогласования и т.д. Это указывает на необходимость автоматизации именно этого участка. Таким образом, первый шаг к успешной автоматизации – четкое определение целевого объекта.

Автоматизация планирования особенно актуальна в случае наличия бюджетных ограничений и большом объеме тендерных процедур. Контроль загруженности команды также требует эффективного планирования. В государственных компаниях, где каждая закупка проходит многоступенчатое согласование и требует документального подтверждения на каждом этапе, автоматизация критически важна. Электронный документооборот спасает при необходимости обеспечения согласований документов с различными коллегиальными органами – комиссии, комитеты и т.д.

Еще одна область, требующая автоматизации, – взаимодействие с поставщиками. Часто компании сталкиваются с проблемой несравнимости предложений, получая данные в разных форматах и с разными параметрами. Автоматизация закупок позволяет стандартизировать получение и обработку предложений, обеспечивая объективное сравнение и выбор оптимального варианта.

Автоматизация договорной работы – приоритетная задача для многих компаний. Цель – исключить ошибки, связанные с некорректным процессом согласования документа, когда можно упустить одобрение какой-либо функции (юридическая служба, финансовый отдел и т.д.). Система автоматизации гарантирует, что все необходимые стороны участвуют в процессе и осведомлены о подписании сделки и, как следствие, риски минимизированы.

Схожая ситуация и с аудитом. Международные проверки требуют оперативного предоставления большого объема документации. Специальный инструмент позволит хранить все необходимые документы в одном месте, обеспечивая быстрый доступ для аудиторов к любой информации, а также исключая стрессовые ситуации, связанные с поиском информации, не говоря уже про прозрачность деятельности компании и сокращение все тех же рисков.

Прежде чем приступать к автоматизации, необходимо чётко определить, какие процессы подлежат автоматизации. Честно и открыто оцените целесообразность каждого процесса. Не бойтесь признать, что автоматизация некоторых задач неэффективна или невозможна, даже если это может повлиять каким-то образом на ваши показатели эффективности. Важно избежать завышенных ожиданий и «воздушных замков». Реалистично оцените потенциальный эффект от автоматизации. Подумайте, действительно ли она улучшит рабочие процессы? Например, сократит ли согласование договоров с месяца до двух дней? Сможем ли мы сократить число участников согласования с пяти до двух? Проведите анализ рынка, изучите, какие этапы автоматизируют конкуренты, и оцените реалистичность вашей задачи на этом фоне.

Как собирать команду?

После того как вы определились с процессом, который планируете автоматизировать, следующим важным шагом становится формирование команды единомышленников. Многие ошибочно полагают, что могут справиться с автоматизацией самостоятельно, но это заблуждение. Ключевой момент – найти людей, которые не просто поддержат вашу идею, а будут искренне в неё верить. Вам потребуется как минимум два типа людей. Первый – единомышленники, которые будут помогать в реализации и поддерживать в сложные моменты. Второй – спонсор проекта, человек, который обеспечит необходимые ресурсы и защиту инициативы.

Важно понимать, что внедрение автоматизации редко проходит гладко. Всегда найдутся скептики, которые будут отстаивать статус-кво, утверждая, что «мы всегда так работали» или «нечего изобретать велосипед». Это естественная реакция на изменения, и к ней нужно быть готовым. Стратегический подход к выбору союзников включает определение основных пользователей системы, анализ влияния изменений на разные отделы компании, а также подсчёт общей выгоды для бизнеса.

Не стоит рассчитывать на мгновенное одобрение – процесс внедрения автоматизации требует тщательной подготовки и аргументации. Необходимо показать, как изменения принесут пользу не только вам лично, но и всей организации в целом. Только убедившись в наличии преимуществ для компании, руководство и сотрудники будут готовы поддержать вашу инициативу. Помните: успешная автоматизация – это результат командной работы, где каждый участник понимает ценность изменений и готов внести свой вклад в их реализацию.

Эффективная автоматизация требует комплексного подхода, включающего комплаенс с самого начала. Мой опыт показывает, что хорошо продуманные процессы автоматизации могут быть заблокированы на этапе согласования из-за несоответствия зарубежному законодательству (или другим внутренним нормативным актам, контролируемым головным офисом). Это влечет за собой пересмотр и существенные потери времени и ресурсов. Поэтому необходимо активное взаимодействие с юристами на всех этапах проекта. Их скрупулёзность иногда кажется излишней, но экспертиза критична для предотвращения серьезных проблем и обеспечения соблюдения всех требований.

Выбор продукта для автоматизации

За последние десять лет рынок программного обеспечения претерпел значительные изменения. Сегодня мы наблюдаем огромное разнообразие продуктов, каждый из которых имеет свои уникальные особенности, преимущества и недостатки. Некоторые решения периодически исчезают с рынка, а затем вновь появляются, адаптируясь к меняющимся условиям. В условиях санкционных ограничений особую роль играет поддержка со стороны головной организации, которая позволяет получать доступ к ограниченному программному обеспечению. Однако я бы хотела особо подчеркнуть важность рассмотрения готовых, или так называемых коробочных, решений.

Ранее я сама относилась к коробочным решениям с предубеждением, считая, что разработанные нами процессы являются не просто оптимальными, а идеальными и не требуют никаких изменений. Однако, отбросив излишнюю самоуверенность и внимательно изучив рынок, я пришла к важному выводу: если какое-то решение существует на рынке и находит своих покупателей, значит, в нем есть рациональное зерно. Ведь в современном бизнесе нерентабельные продукты быстро уходят с рынка.

При анализе коробочных решений стоит задуматься о возможности оптимизации собственных бизнес-процессов. Гораздо эффективнее и экономически целесообразнее адаптировать процессы под готовое решение, чем разрабатывать индивидуальное программное обеспечение. Это не означает, что нужно полностью отказаться от кастомизации, но рассмотреть готовые решения определенно стоит. Таким образом, не стоит бояться коробочных решений – они могут стать отличным фундаментом для развития вашего бизнеса, даже если изначально кажется, что существующие процессы идеальны.

Изучение рыночных практик – это не просто дань моде, а важный инструмент для понимания того, как развивается индустрия, и какие инновации внедряют другие компании. Часто мы склонны придерживаться консервативных подходов, опираясь на собственный опыт и проверенные решения. Однако такой подход может ограничивать возможности для роста и развития. Рыночные тенденции открывают перед нами новые горизонты и показывают альтернативные способы решения привычных задач. Иногда мы даже не задумываемся о том, какие инновационные решения уже существуют и успешно применяются в других компаниях или странах.

Важно понимать, что разные культуры и регионы могут по-разному воспринимать и внедрять новые технологии. Это создает разнообразие подходов и решений, которые стоит изучать и анализировать. Не стоит сразу отвергать новые идеи – лучше внимательно изучить их и подумать, как они могут быть адаптированы под ваши собственные процессы.

Таким образом, мониторинг рыночных практик помогает видеть новые возможности для развития, понимать, как решаются схожие задачи в других компаниях, находить инновационные подходы к привычным процессам, избегать устаревания бизнес-моделей, а также создавать конкурентные преимущества.

Не обязательно слепо копировать чужие решения, но изучение успешного опыта других компаний может стать отправной точкой для улучшения собственных процессов и внедрения полезных инноваций.

Кроме того, важно изучить имеющиеся ресурсы компании. Если у вас уже есть определённые продукты, пообщайтесь с разработчиками и узнайте, как они работают с актуальными для вас «процессами» (закупками, договорами или далее). Часто в компаниях уже есть несколько продуктов, которые существуют отдельно друг от друга, а их интеграция стоит баснословных расходов. А это приводит к тому, что нужна команда, которая обрабатывает информацию и вручную передает ее между системами.

Рассмотрите имеющиеся продукты и подумайте, можно ли использовать их элементы для интеграции. Изучите опыт других компаний, как положительный, так и отрицательный. Это поможет вам определить, какие процессы нуждаются в автоматизации, и предложить альтернативные варианты их построения.

Закупщики обычно обладают гибкостью мышления и могут предложить более эффективные решения для автоматизации процессов. Не бойтесь делиться своими идеями и предложениями, это поможет вам найти оптимальный путь для автоматизации.

Реализованные кейсы по автоматизации

В разных компаниях мне довелось столкнуться с интересными решениями, в частности, первое из которых – эффективный механизм автоматизации бюджетирования и планирования, реализованный как в SAP, так и в 1С. Например, при одобренном лимите в миллион рублей на поставщика, создание заказа на закупку (PO) и его включение в платежные документы автоматически блокировало дальнейшие платежи сверх этой суммы. По достижении лимита бухгалтерия сигнализировала об исчерпании бюджета, что стимулировало анализ причин и выявление недочётов в планировании. Такой подход идеален для жесткого контроля расходов и предотвращения превышения запланированного бюджета, например, в рамках тендера.

Второй кейс – автоматизация заказов – мощный инструмент, значительно повышающий эффективность работы склада. Опыт использования подобных систем в 1С и SAP подтверждает их высокую производительность. Система самостоятельно отслеживает остатки товара, рассчитывает необходимый объем заказа, далее формируется заявка поставщику. Конечно, настройка такой системы требует времени и определенных знаний (определение оптимального запаса и времени выполнения заказа), но результат – существенное увеличение скорости и удобства работы – стоит затраченных усилий. 

Третий кейс – создание системы автоматического согласования тендерных решений. Суть была в том, что после выбора поставщика и рассылки результатов участникам требовалось подтвердить или отклонить решение. Проблема заключалась в низкой вовлеченности (или в большой загруженности) сотрудников по электронной почте: письма игнорировались, и многие объясняли это отсутствием времени, перегрузкой почты и т.д. Система была устроена так: заявка висела три дня, и молчание расценивалось как согласие. Это было невероятно удобно для нас, закупщиков. В итоге, после автоматизации, система стала эффективнее, сотрудники начали внимательнее относиться к уведомлениям. Это решение оказалось особенно полезным при аудитах: вся история согласований была зафиксирована и доступна. В конечном итоге система приучила сотрудников к ответственности и прозрачности процесса согласования.

Четвертый кейс – сокращение количества ПО. Для оптимизации работы с закупочной документацией мы отказались от модуля закупок в 1С, выбрав решение на базе SharePoint. Это позволило значительно упростить обучение персонала и сосредоточиться на бухгалтерском учёте в 1С. Интеграция обеих систем работала эффективно.

Взаимодействие с поставщиками осуществляется с помощью ссылок на онлайн-документы (Яндекс.Диск, Google Docs), что исключает необходимость сбора информации вручную. Аналогично организована работа с анкетами и опросниками, например, для соблюдения антикоррупционного законодательства. Такой подход минимизирует временные затраты и обеспечивает прозрачность процесса. Использование внешних торговых площадок не требуется.

Естественно, сейчас есть много торговых площадок для осуществления закупочной деятельности.  В этом подходе есть плюсы и минусы, и каждая компания принимает для себя решение в целесообразности такого рода торгов.

Ксения Кравцова, руководитель отдела закупок и администрирования, KT&G