Галина Подрецкая, «Столото»: «Не пытайтесь внедрить ЭДО “за неделю”»

Галина Подрецкая, руководитель управления документационного обеспечения, «Столото», и спикер Двадцать второго форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia о внедрении ЭДО для налогового мониторинга, описала проблемы бумажного документооборота и вызовы при переходе на налоговый мониторинг.

Почему бумажный документооборот можно считать препятствием к быстрому переходу на налоговый мониторинг?

Бумажный документооборот создает несколько критических барьеров для компаний, стремящихся перейти на налоговый мониторинг.

Во-первых, скорость и оперативность. Компаниям, находящимся в налоговом мониторинге, необходимо предоставлять документы в течение 10 дней после публикации отчетности, а для некоторых документы должны быть опубликованы сразу после подписания. Бумажный обмен замедляет процессы согласования, подписания и передачи документов, особенно если контрагенты находятся в разных регионах или странах. А риски потери или задержки бумажных документов (логистика, человеческий фактор) могут привести к нарушению сроков и штрафам.

Во-вторых, юридическая безопасность и контроль. Электронный документооборот обеспечивает прозрачность и отслеживаемость на каждом этапе: от подписания до архивирования. В бумажном формате сложно оперативно проверить статус документа, что увеличивает риски ошибок и несвоевременного реагирования. Отсутствие четкого контроля за подписанием бумажных документов (например, утерянные оригиналы, несанкционированные подписи) создает дополнительные юридические риски.

В-третьих, технологическая готовность контрагентов. Несмотря на то, что переход на ЭДО объективно нужен и важен, есть ряд сложностей, с которыми сталкиваются компании. Не все компании, особенно малый бизнес, готовы к переходу на ЭДО. Это вынуждает организации дублировать процессы (вести и бумажный, и электронный обмен), что увеличивает затраты и сложность администрирования. Отсутствие единых стандартов работы с электронной подписью (ЭП) и машиночитаемыми доверенностями (МЧД) у контрагентов усложняет интеграцию.

Наконец, экономическая эффективность. Бумажный документооборот требует значительных затрат на печать, доставку, хранение и архивирование. В условиях налогового мониторинга, где объем передаваемых данных возрастает, эти издержки становятся неоправданными.

Так, отказ от бумажного документооборота в пользу ЭДО — не просто тренд, а необходимость для компаний, переходящих на налоговый мониторинг. Однако для успешного перехода нужно решить вопросы технологической готовности, нормативного регулирования и обучения сотрудников.

Что, по вашему мнению, является основным вызовом для компаний при переходе на налоговый мониторинг?

Основной вызов — обеспечение быстрого, безопасного и бесперебойного обмена документами в условиях повышенных требований ФНС. Если говорить более развёрнуто, то мы насчитали четыре основных вызова.

Первый – скорость обработки данных. Налоговый мониторинг требует почти мгновенной передачи данных в ФНС. Компании должны настроить процессы так, чтобы документы (например, первичная, договорная документация, локально-нормативные акты) оперативно попадали в систему и могли быть предоставлены по запросу.

Второй вызов – интеграция внутренних и внешних систем. Не все системы готовы к автоматической выгрузке данных в форматах, требуемых ФНС. Контрагенты могут использовать разные платформы ЭДО, что усложняет унификацию процессов.

Третий – соответствие законодательству. Необходимо учитывать требования 63-ФЗ (об ЭП), постановления о МЧД, правила хранения электронных документов и т. д. Риск изменения регуляторных требований требует гибкости и быстрой адаптации.

Четвертый – культура работы с ЭДО внутри компании. Сотрудники, особенно в филиалах, могут сопротивляться изменениям. Необходимо не только внедрить технологии, но и изменить привычки работы с документами.

Поделитесь советом с коллегами: как эффективно организовать ЭДО при переходе компании на налоговый мониторинг?

Внедрение ЭДО для налогового мониторинга требует системного подхода. Вот ключевые шаги, которые мы предприняли в нашей компании, когда переходили на ЭДО.

Создание рабочей группы. Включите в нее экспертов по всем направлениям, отвечающим за договорные документы и первичную документацию: бухгалтерию, юристов, IT-экспертов. Определите ответственных за каждый этап (например, за интеграцию с ФНС, обучение сотрудников).

Анализ нормативных требований. Изучите не только федеральные законы (63-ФЗ, 476-ФЗ), но и письма ФНС, разъяснения Минфина. Учтите отраслевые особенности (например, для госзакупок или международных сделок).

Оптимизация процессов. На этом этапе необходимо разработать/доработать процессы для ЭДО, утвердить матрицу ответственности: кто и в какие сроки должен подписывать документы, а также разработать регламенты подписания, хранения и передачи документов.

Автоматизация. Интегрируйте ЭДО с учетными системами (1С, SAP и др.), чтобы минимизировать ручной ввод. Настройте автоматические напоминания о сроках подписания и отправки.

Создание и утверждение формы соглашения об ЭДО, которая в дальнейшем поможет оперативно согласовывать этот документ.

Работа с контрагентами. Заключите соглашения об ЭДО с ключевыми партнерами по разработанному вами соглашению.

Работа с сотрудниками. Проведите тренинги для сотрудников, включая кейсы с ошибками (например, что делать, если контрагент отказывается от ЭДО). Регулярно обновляйте базу знаний в связи с изменениями законодательства.

Мониторинг и улучшение. Регулярно анализируйте сбои, чтобы корректировать процессы при необходимости.

И главный совет: не пытайтесь внедрить ЭДО «за неделю». Это долгий процесс, требующий тестирования и адаптации. Начните с пилотных проектов в отдельных подразделениях с отдельными видами документов, чтобы выявить и устранить проблемы до масштабирования.

Задать свои вопросы Галине и узнать больше об опыте и планах «Столото» вы сможете на Двадцать втором форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 22-23 мая 2025 года в Москве.

Юлия Сильченко