Елена Суховей, «Максмарт»: «Чтобы внедрить и запустить автоматизированную систему закупок, нужно четко сформулировать цели»

Елена Суховей, генеральный директор цифровой платформы быстрых закупок «Максмарт», рассказала CFO Russia про сквозную автоматизацию закупочного процесса.

Как сквозная автоматизация закупочного процесса помогает оптимизировать затраты и повысить эффективность работы компании?

Под сквозной автоматизацией закупочного процесса мы понимаем, прежде всего, максимальную автоматизацию рутинных операций, и, в целом, оптимизацию процессов по таким направлениям, как приглашение и квалификация поставщиков на площадке, подготовка и проведение закупочных процедур, аналитика, согласование договоров, закупки стандартизованной номенклатуры на маркетплейсе.

При правильном построении закупочных бизнес-процессов и грамотном выборе программного обеспечения для автоматизации процедур компания может достичь максимального освобождения ресурсов и оптимизации данных процессов.

В первую очередь одним из самых эффективных показателей является снижение вовлечения человеческих ресурсов, что положительно влияет на оптимизацию ФОТ (фонд оплаты труда) компаний.

Во-вторых, сквозная автоматизация снижает участие человеческого фактора. Например, формирование документов в автоматизированном режиме позволяет избежать каких-либо ошибок, которые влекут за собой перевыставление документов, рекламации и, в итоге, увеличение трудоемкости. Это также напрямую влияет на операционную эффективность компании.

Третье, очень важное преимущество – это функциональность по логированию данных на цифровой платформе, в том числе автоматизированных закупок, что позволяет обеспечить прозрачность аналитики и сопоставимость параметров. Таким образом появляется возможность выстроить подробную аналитику не только по основным процессам закупок и основным стратегическим закупкам, но также и по хвостовой номенклатуре. Это напрямую влияет на сокращение складских запасов, так как заявителям больше нет необходимости закупаться впрок. Они, видя ритмичность поставок, уже делают заявки на то, что им действительно необходимо в текущий момент.

Еще одно преимущество с точки зрения сквозной автоматизации процесса – это возможность передачи закупки от уровня закупщика или категорийного менеджера на уровень заявителя за счет интуитивно понятных интерфейсов и простых технологических решений системы. Таким образом у компании появляется возможность перенаправлять квалифицированные человеческие ресурсы от рутинных операций на стратегические задачи.

С какими трудностями и барьерами чаще всего сталкиваются компании при сквозной автоматизации закупок? Какие решения и инструменты могут помочь их преодолеть?

Для того, чтобы внедрить и запустить автоматизированную систему закупок, которая даст высокий операционный эффект нужно четко сформулировать цели. Это одна из самых трудных задач, так как не всегда есть понимание, какой результат на выходе бизнес хочет получить.

Второй барьер, с которым сталкиваются компании, – это правильное взаимодействие и постановка бизнес-требований в ИТ-департамент и, соответственно, принятие ИТ-департаментом в работу данных задач.

Ну и, конечно же, еще один барьер – готовность ИТ-систем предприятий, в том числе и внутренних баз данных, таких как нормативно-справочная документация и информация, так называемых справочников НСИ. Часто даже в крупнейших промышленных компаниях России справочники достаточно разрозненны и для внедрения полностью автоматизированной системы закупок требуется их серьезная оптимизация.

Опишите топ-3 эффекта, которые может получить компания после внедрения полнофункционального решения автоматизации сквозного процесса снабжения.

Хочу отметить, что эффектов от внедрения данного решения значительно больше, чем три. Но сделаем фокус на трех самых важных.

Первый эффект – прозрачность и открытость, так как покрытие сквозного процесса от планирования до исполнения закупки с интеграцией системы клиентов дает максимальную прозрачность всех процессов.

Второй эффект – это снижение транзакционных издержек на организацию процесса закупок. Что мы получаем, – происходит автоматизация рутинных процессов, появляется единое окно взаимодействия со всеми поставщиками и благодаря автоматизации снижается максимальная трудоемкость всего процесса.

Третий эффект – очень важный показатель для любых департаментов закупки, который всегда стоит в KPI у директоров по закупкам и рядовых сотрудников закупочных департаментов, – это экономия на закупках. Она становится возможной благодаря повышению конкурсности, повышению количества поставщиков и снижению зависимости от одного поставщика. За счет данных факторов достигается возможность снижения цен и повышение конкурентности закупок стандартизованной номенклатуры, что приводит к экономии ресурсов компании.

Комментарии