Вероника Кибирева, ОЦО ГК «Агропромкомплектация»: «Автоматизация актов сверок – важный шаг к повышению эффективности работы ОЦО»

Вероника Кибирева, исполнительный директор ОЦО ГК «Агропромкомплектация» и спикер Двадцать первого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации актов сверок.

Как давно в вашем ОЦО автоматизировали акты сверок? Как вы поняли необходимость данного решения?

Вопрос автоматизации актов сверок возник давно, еще до создания ОЦО. В первую очередь он коснулся торгового предприятия, поставляющего нашу готовую продукцию в торговые сети. Именно торговый дом первым задумался над необходимостью автоматизации процессов сверки, чтобы не только повысить их эффективность, но и увеличить частоту сверок с одного раза в год до ежеквартальной.

Основной причиной, побудившей нас к этому шагу, стали значительные объемы операций и высокие трудозатраты, связанные с проведением сверок в ручном и полуручном режимах. Мы поняли, что для успешного функционирования бизнеса необходимо оптимизировать этот процесс, чтобы избежать ошибок и задержек, которые могли бы негативно сказаться на финансовых результатах и деловых отношениях с партнерами.

Что оказалось самым трудным в процессе автоматизации?

На пути к автоматизации мы столкнулись с несколькими серьезными трудностями. Одной из главных проблем стали различные форматы актов сверок, используемые нашими контрагентами. Это создавало сложности в стандартизации данных и их корректном отображении в итоговых документах.

Кроме того, необходимо было правильно учесть неотфактурованные поставки, что добавляло еще один уровень сложности в процесс сверки. Мы также столкнулись с необходимостью интеграции новых автоматизированных систем с уже существующими программными продуктами, что потребовало значительных усилий со стороны нашей IT-команды.

Весь этот процесс потребовал не только технических решений, но и времени на обучение сотрудников, чтобы они могли эффективно работать с новыми инструментами.

Каких эффектов от автоматизации удалось достичь в настоящий момент?

На сегодняшний день мы можем с уверенностью говорить о наличии положительных результатов, достигнутых благодаря автоматизации актов сверок. Во-первых, качество сверок значительно улучшилось: мы стали меньше допускать ошибок, что, в свою очередь, повысило доверие со стороны наших партнеров. Во-вторых, количество завершенных сверок увеличилось, что позволило нам более оперативно реагировать на возникающие расхождения и поддерживать актуальность данных. Упрощение контроля за соблюдением графика сверок также стало важным достижением.

Теперь мы можем легко отслеживать выполнение планов и оперативно вносить коррективы, если это необходимо. Кроме того, автоматизация привела к рационализации трудозатрат в нашем отделе сверок, что позволило освободить время сотрудников для выполнения более стратегически важных задач, таких как анализ данных и оптимизация бизнес-процессов.

Я могу с уверенностью сказать, что автоматизация работы с актами сверок стала важным шагом на пути к повышению общей эффективности работы нашего ОЦО и улучшению взаимодействия с контрагентами.

Задать свои вопросы Веронике и узнать больше об опыте ОЦО ГК «Агропромкомплектация» вы сможете на Двадцать первом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 17-18 октября 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии