Ольга Овчинская, «ВкусВилл»: «При переходе на ЭКДО тщательно подходите к выбору поставщика услуг»

Ольга Овчинская, руководитель отдела кадров «ВкусВилла» и спикер Двенадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia о подготовке к проекту по внедрению ЭКДО и принципах выбора ИТ-системы.

Что необходимо помнить при подготовке к проекту по внедрению ЭКДО?

Первое – необходимо описать текущие бизнес-процессы и понять, как в целом логично встроить в них ЭКДО. Возможно, изменить и оптимизировать сами процессы. Следующий шаг – найти заказчика, посчитать экономию, которую получит компания после внедрения ЭКДО. Далее уже важно согласовать все изменения с заказчиком.

Поделитесь советом, как избежать типичных ошибок при внедрении ЭКДО?

Самая часто встречаемая ошибка – когда в начале проекта компания не представляет, нужно ли в целом сотрудниками переходить на ЭКДО. У нас, например, 93% сотрудников перешли на ЭКДО, а 7% остались на бумажном документообороте. Вторая ошибка – неоптимизированные процессы, которые компания собирается переводить на ЭКДО. В этом случае потребуется больше трудозатрат как со стороны работников отдела кадров, так и других сотрудников. Это может стать причиной негативного отношения персонала к самой системе. Поэтому думайте о своих работниках, делайте так, чтобы им было хорошо работать в вашей компании.

Кроме того, нужно тщательно подходить к выбору партнера, исходя из потребностей компании. Например, если в компании уже работает личный кабинет сотрудника, то его необходимо будет интегрировать в систему. Если ничего такого нет, переход на ЭКДО будет проще, поскольку достаточно будет просто подключиться к личному кабинету партнера.

По каким критериям в компании выбирали ИТ-систему?

Мы выбирали систему, исходя из наших процессов. Нам не нужен был личный кабинет или портал. Необходим был готовый продукт, надежный, с технической поддержкой и быстрым обслуживанием, чтобы оперативно настроить взаимодействие с кадровой программой компании. Таким образом, при выборе ИТ-системы главное четко понимать, каким компания видит результат.

В процессе перехода на ЭКДО мы сталкивались с разными проблемами, поэтому, по моему мнению, необходимо держать руку на пульсе: отслеживать прогресс проекта, понимать эффективность и в случае чего давать обратную связь поставщику услуг.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте «ВкусВилла» вы сможете на Двенадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 21 августа 2024 года.

Елизавета Гета