Ольга Ромашкевич: «Нам удалось заинтересовать бизнес бюджетированием»

Ольга Ромашкевич, директор департамента бюджетирования и анализа МИЭЛЬ и спикер конференции «Корпоративное бюджетирование 2013», рассказала CFO-Russia об оптимизации бюджетного процесса.

Кто и за что должен отвечать в компании в ходе бюджетного процесса?

В ходе бюджетного процесса особое внимание следует уделить распределению сфер ответственности между финансовой службой компании и центрами финансовой ответственности. Каждый должен отвечать за те процессы, на которые имеет влияние. Финансовая служба – администратор бюджетного процесса. В ее компетенцию входит методологическая поддержка, контроль и анализ предоставленной информации, ее обработка, формирование консолидированного бюджета компании, координация взаимодействия между участниками бюджетного процесса.

Расскажите, пожалуйста, как в ходе бюджетного процесса у вас в «МИЭЛЬ» распределялись сферы ответственности между финансовыми службами компании и ЦФО.

У нас в компании за бюджет отвечают бизнес-подразделения. А финансовая служба разрабатывает правила игры (методологию, регламенты, по которым составляется бюджет, нормативные документы).

Бизнес-подразделения пользуются «техническими услугами» финансовой службы, чтобы грамотно составить бюджет. Например, мы готовим статистическую информацию по показателям за прошлый год, которая является базой для производственников при составлении бюджетов. Но опять же подчеркну – наполнение и начинку бюджета формируют бизнес-подразделения.

Подготовленный производственниками бюджет тестируется на соответствие целевым показателям и рекомендуется к вынесению на бюджетный комитет. Затем руководитель бизнес-подразделения представляет и защищает свой бюджет перед комитетом. По итогам выносится решение: принять бюджет, отклонить или с корректировками утвердить. И только затем утвержденные бюджеты бизнес-единиц консолидируются в сводный бюджет группы компаний.

Как оптимизировать бюджетный процесс?

Чтобы бюджетирование служило реальным инструментом, позволяющим управлять компанией через финансовые показатели деятельности, необходимо четко организовать данный процесс. Наличие целей, на которые ориентирован бюджет, логичная финансовая структура, эффективная система контроля и анализа бюджетных показателей, регламентация правил планирования (единые классификаторы, утвержденные процедуры прохождения согласований и т.д.) позволят превратить «кошмарный сон» компании в эффективную систему для достижения поставленных целей.

Бюджетирование в «МИЭЛЬ» введено с 2003 года. Соответственно, у нас разработаны все регламенты и нормативы. В готовые формы могут вноситься поправки перед следующим бюджетным годом – например, если возникли дополнительные статьи расходов или новое направление деятельности.

Если ничего не меняется, мы готовим все исходные форматы бюджетов, распорядительные документы, статистическую информацию для совета директоров, подбираем необходимую информацию для производственников, (например, нормативы по расходам, планам на амортизацию, телефонию и т.п.). Подготовительная аналитическая работа финансовой службы очень важна. Анализ выполняется, чтобы информация, которая включается в бюджет, была корректной.

К началу бюджетной кампании все распорядительные и стратегические нормативные документы подготовлены финансовыми службами. Дальше идет процесс планирования выручки производственниками и согласование услуг. С конца ноября до января проходит порядка 19 бюджетных комитетов.

При внедрении бюджетирования в компании очень важно, чтобы все участники процесса понимали смысл и необходимость использования данной процедуры. Понимание возникает при наличии ответственности, а разработанная система стимулирования позволяет влиять на целевые показатели и добиваться их исполнения.

Раньше у нас мотивация производственников была завязана не на чистую прибыль, а на производственные показатели. Соответственно, бюджетом они особо не интересовались. Когда же производственных директоров замотивировали на показатели в бюджете, возросли ответственность и интерес к бюджетированию.

Подробнее узнать об опыте компании МИЭЛЬ и задать свои собственные вопросы Ольге Ромашкевич вы сможете на конференции «Корпоративное бюджетирование 2013», которая состоится в Москве 25-27 сентября.

Нина Данилина