Денис Разумов, Первая грузовая компания: Как получить максимум из входящего электронного документа?

Первая грузовая компания – железнодорожный оператор, который работает исключительно в секторе В2В. Соответственно, и весь документооборот у нас B2B. Компания насчитывает 13 филиалов по всей стране и около 2 тысяч клиентов. До 2019 года работа с электронным документооборотом выглядела у нас следующим образом: у каждого филиала был свой ящик в «Диадоке», также один ящик был у центрального аппарата компании. Все электронные документы приходили в эти ящики, после чего менеджеры просматривали и сортировали входящие документы. Но доля ЭДО росла. Сильней всего на развитие ЭДО повлияла пандемия. В это время электронный документооборот в нашей компании начал показывать взрывной рост.

Что мы сделали?

Оказалось, что поток документов, который поступал в 15 ящиков, а теперь собирается в один (это был наш первый шаг к удобному администрированию документооборота), нужно маршрутизировать, иначе, заходя в веб-интерфейс, мы видим поступление 1000 документов в день. Это усложняет работу, поскольку необходимо перелистывать страницы, чтобы найти нужный документ. Для упрощения работы с документами важен маршрут.

Для маршрутизации электронных документов мы интегрировали учетную систему с системой нашего единственного оператора ЭДО («Диадок»). Это решение сняло проблемы администрирования со всего ЭДО в компании. Без интеграции те маршруты, которые давал оператор, работали, но этот функционал требовал дополнительных денег, кроме того, его возможности были сильно ограничены.

Ранее, чтобы документ попал в систему, бухгалтеру или другому ответственному работнику, который обрабатывает входящие документы, необходимо было вручную завести туда документ. Как видно на втором рисунке, теперь документ автоматически попадает в учетную систему, и мы можем научить эту систему, как с ним работать.

Способы маршрутизации документов

У нас есть ряд параметров, по которым мы проводим маршрутизацию. При этом я имею в виду маршрутизацию всех пакетов (в том числе состоящих только из неформализованных), а не только универсальных передаточных документов (УПД). В способах, где обрабатывается только УПД, на слайде написано УПД. Все остальное работает для любых документов.

Рассмотрим способы маршрутизации документов по возрастанию сложности.

Первый и самый простой способ – по умолчанию, когда все документы падают в один ящик в одно подразделение. Дальше их необходимо вручную посмотреть и маршрутизировать. Это выполнимо, но если документов много, этот вариант становится неудобным.

Второй способ – правило оператора ЭДО. Это та самая маршрутизация, которую предоставляет оператор, но ее возможности сильно ограничены. Это лишь небольшое упрощение работы, не более того. В роуминге данный способ становится невозможным, потому что внутренние сервисы одного оператора не работают через роуминг у другого.

Третий способ – маршрутизация по партнерам. Его мы внедрили в первую очередь. Документ от определенной компании всегда поступает в одно и то же подразделение, вне зависимости от его формата и формата прикрепленных файлов. Это уже внутренняя маршрутизация в нашем электронном архиве на базе учетной системы. Вернее, сначала поступают все документы в одно подразделение, но затем автоматически наша система направляет его в то подразделение нашей компании, которое «привязано» к контрагенту. В некоторых пакетах документов вложены даже фотографии. К примеру, чтобы подтвердить разделку вагона на металлолом, нам надо увидеть, что этого вагона уже не существует. В этом случае в пакет документов подрядчик вкладывает фотографии. А документ поступает в конкретное подразделение, которое отвечает за эту операцию, на основании настроек в нашей системе.

Четвертый способ – маршрутизация документов по параметру Партнер + Договор. Работает только с УПД. Этот способ необходим, когда кроме одного подразделения с тем же контрагентом работают и другие подразделения (есть несколько договоров). И надо направить документы в нужное подразделение. В этом случае наша система в одном из тегов УПД ищет юридический номер договора, который указал контрагент. Способ работает только для УПД, и номер договора прописывается в одном из его тегов «Документ основание». В нашей системе есть реестр договоров. При необходимости мы сверяем с этой базой номер, который обозначил контрагент, и система выбирает нужное подразделение самостоятельно.

Пятый способ маршрутизации – Партнер + Договор + КПП Покупателя (ПГК). С одним и тем же договором могут работать разные филиалы. КПП показывает системе, в какой филиал нужно отправить документ. Если партнер не указывает номер договора, мы определяем филиал по контрагенту и КПП, который он указал в УПД.

Кроме того, у нас много неформализированного документооборота. Системе не за что «зацепиться», и она не может определить подразделение, в которое необходимо переместить документ. Когда приходит один такой PDF-документ от контрагента, это не страшно. Но если их несколько, система стопорится и не понимает, кому их отправлять. Для решения данной проблемы мы пришли к еще одному способу – маршрутизации документов по названию файла, которое содержит код подразделения, а также по комментарию, в котором тоже можно указать код. Только указание в комментарии не всегда работает на 100%, особенно в роуминге. А вот имя файла работает и в роуминге. Естественно, с партнерами мы договариваемся, что они будут указывать код подразделения в имени файла. Сейчас по этим кодам мы разбираем 18% документооборота. Иногда случается путаница – например, вместо Нижнего Новгорода партнеры отправляют документ в Новосибирск. Однако это точечные ошибки. У каждого исполнителя, к которому пришел «не его» документ, есть возможность нажать на кнопку и выбрать другое, правильное подразделение.

С 1 октября мы запустили в систему еще один способ маршрутизации документов – Партнер + Содержание тега «Наименование товаров, работ, услуг» в УПД. Таким образом, мы предоставили бизнесу возможность самостоятельно добавлять ключевое слово, которое содержится в наименовании товара или услуг. Если, например, там есть слово «электричество», документ уходит в АХО. Многие компании в это поле вводят юридический номер договора, что тоже может считать наша система (о тегах я упоминал, рассказывая про способ Партнер + Договор). На данный момент мы тестируем этот способ. Надеюсь, что в ближайшее время он масштабируется на всю компанию и позволит закрыть те нюансы маршрутизации, которые сейчас решает либо техподдержка, либо я, как маршрутизатор в системе, перенаправляя их вручную.

Далее мы планируем двигаться в сторону автоматической проверки формализованного документа. Документ можно отлично проверить в электронном виде. Разобрать поля, подсветить в системе, какое поле (цена, количество, номенклатура и т.д.) и как нужно проверять. На данный момент у нас уже парсятся, то есть разбираются по полям в таблицу, все УПД, и к любому полю мы можем применить эти проверки. 

Также мы работаем над автоматическим созданием проводок. Данный процесс можно реализовать по следующей схеме: загрузка электронного документа в систему, его парсинг, создание проводки по заданному алгоритму, отражение в системе. Возможность автоматизации проводок мы планируем реализовать в следующем году. Пока не могу сказать, будет ли это автоматизация, роботизация или интеграция.

Автоматизацию входящих документов возможно настроить только при соблюдении ряда условий. Первое – формализация. Однако здесь важно отметить, что излишняя формализация не нужна. Например, один наш контрагент предложил перейти на ЭДО и отправил 25 страниц требований к формату, по которому нам необходимо оформлять документы. Для решения такого кейса только с одним контрагентом необходимо потратить много денег и времени. Вышеупомянутый контрагент проделал хорошую работу, придумал формат и визуализацию, сформулировал требования, однако цена вопроса слишком высока. Надо «быть проще», потому что трудно автоматизировать документ, который еще сложнее УПД.

Разбор документа можно выполнить, например, с помощью служебного файла. В пакет документов добавляют XML-файл с понятным набором атрибутов, по которому можно разобрать документ и создать проводку. Это самый простой способ. Служебный файл создают исключительно для информационной системы без визуализации.

При автоматизации также важно помнить, что даже имя файла несет информацию. В имя можно вписать не только код подразделения, но и коды операций и номенклатуры. Однако все вышеописанные варианты должен принять весь рынок, потому что играть по одним правилам намного удобнее.

При всем этом важно не забывать, что мы документы не только получаем, но и отправляем. Мы со своей стороны готовы добавлять атрибуты в стандартные документы, однако важно, чтобы обе стороны были заинтересованы в обработке документов в максимально автоматическом режиме.

Когда мы вышли на уровень ЭДО в 83-84%, оказалось, что бумажный документооборот стал дороже электронного. Причиной этому стала, в том числе, и недостаточная загруженность фронт-офисов, функционал которых – сканировать бумажные документы. С этим рано или поздно столкнется любая компания, которая развивает ЭДО. Всю инфраструктуру, работающую с бумажным документооборотом, содержать становится невыгодно. Бумаги становится мало. Бумага становится «золотой». Нельзя приглашать сотрудника на работу на час в день, потому что документ может прийти в любое время дня. Неудобно будет, даже если он будет работать через день, потому что в этом случае приостанавливается бумажный документооборот. Таким образом, компаниям, которые планируют увеличивать долю ЭДО, стоит задумываться об этой проблеме уже сейчас.

Денис Разумов, руководитель проектов Блока экономики и финансов, Первая грузовая компания

Комментарии