Ольга Фомичева, Мариллион: «Регламент процесса должен быть лаконичным и понятным»

Ольга Фомичева, менеджер, Расчет заработной платы и кадровое администрирование, Мариллион, спикер Четырнадцатой конференции «Автоматизация корпоративных бизнес-процессов», рассказала CFO Russia, из каких этапов обязательно должна состоять регламентация бизнес-процессов при автоматизации, и указала на две наиболее частые ошибки при регламентации.

Зачем нужна регламентация бизнес-процессов при автоматизации?

Регламентация бизнес-процессов перед автоматизацией необходима для того, чтобы cобрать накопленный опыт и знания по процессу, проанализировать процесс и найти способы его оптимизации. В результате составляется регламент, который является необходимым документом, входящим в техническое задание для разработчиков. Впоследствии вы также сможете полностью контролировать процесс автоматизации, отслеживая исполнение каждого элемента процесса по регламенту.

Какие этапы обязательно должна включать в себя регламентация?

Любая регламентация состоит из нескольких важных этапов:

Назовите 2-3 наиболее частые ошибки, которые допускают компании при регламентации процессов. Как избежать этих ошибок?

Одна из самых распространенных ошибок при регламентации процессов – недостаточность собранной информации или ее недостоверность. Ошибка приводит к тому, что важные элементы или условия процесса оказываются не учтены, что может иметь критическое значение на этапе автоматизации, т. к. внесение изменений в процесс на этапе разработки ПО, как правило, трудозатратно и дорого.

В связи с этим крайне важно подключить к регламентации опытных специалистов и обязательно направить регламент на рассмотрение профильным рядовым специалистам, которые могут поделиться существенной дополнительной информацией.

Еще одна типичная ошибка – излишняя формализация. Регламент процесса должен быть лаконичным, понятным и «читабельным» документом. Количество текста должно быть минимальным.

Узнать больше о грамотной регламентации процессов перед автоматизацией и задать свои вопросы Ольге вы сможете на Четырнадцатой конференции «Автоматизация корпоративных бизнес-процессов», которая состоится 16 ноября 2022 года.

Алиса Попова