• Сегодня 25 мая 2024
  • USD ЦБ 89.70 руб
  • EUR ЦБ 97.10 руб
Деловой завтрак «Налоговый мониторинг»
Тридцать девятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
РЕКЛАМА. ПАО Сбербанк, ИНН 7707083893.УК rk542477gr12346
Космос
Восемнадцатая конференция «Корпоративные системы риск-менеджмента»
https://vk.com/cforussia

Дмитрий Болотюк, Логлаб: «До запуска ЭКДО важно создать команду, обозначить цели и заказчика»

14.07.2022

Дмитрий Болотюк, Логлаб: «До запуска ЭКДО важно создать команду, обозначить цели и заказчика»

Дмитрий Болотюк, директор по ИТ компании Логлаб и спикер Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказал CFO Russia про основные трудности внедрения ЭКДО, а также поделился советами, как обойти подводные камни при выборе системы для кадрового документооборота.

С какими главными трудностями столкнулась ваша компания при внедрении ЭКДО и как удалось их преодолеть?

До запуска проекта важно создать команду, обозначить цели и заказчика. Без последнего не стоит начинать внедрение ЭКДО. Первая трудность для нас заключалась в том, что изначально проект исходил от ИТ, но поскольку не было конкретного заказчика, внедрение затормозилось. Затем у нас сменился HR-директор, и новый руководитель увидела потенциал в автоматизации кадровых процессов: все сотрудники смогут работать в одной системе и документы не будут теряться.

Вторая сложность — это выбор системы для ЭКДО. Необходимо обозначить критерии: стоимость, наличие мобильного клиента или электронной подписи. Рыночные игроки, безусловно, будут говорить о преимуществах своих систем, однако важно потратить время, чтобы внимательно изучить каждый продукт. При возможности протестировать систему — нам это помогло выявить недочеты в платформе, которую планировали использовать на постоянной основе.

Еще одна трудность возникла с нормативной документацией при запуске. Партнер, который помогает с внедрением, должен быть опытным, чтобы предоставляемые шаблоны документов можно было легко масштабировать на любую компанию.

Проблему принятия нововведений персоналом преодолеть легко, потому что сотрудники видят преимущества документооборота. Руководители, которые мотивированы на упрощение процессов, перестают принимать заявления на отпуск или отгул на бумаге. Это тоже способствует переходу персонала на ЭКДО.

Учитывая ваш текущий опыт, что бы вы сделали по-другому при внедрении ЭКДО в вашей компании?

Думаю, мы все сделали правильно. Не было критичных ошибок, которые нельзя было исправить.

Ваш совет ИТ-директорам: как подготовиться к внедрению ЭКДО, чтобы избежать основных рисков?

Сейчас не все системы предусматривают наличие мобильного клиента либо его использование не очень удобно. При выборе мы ориентировались на функционал, который позволяет обмениваться документами с помощью мобильного телефона. Не всегда у удаленных или полевых сотрудников есть доступ к электронной почте, а с помощью мобильного клиента они могут быстро ознакомиться с документами и согласовать их.

В связи с тем, что у нас сезонная работа, нам было важно не платить каждый раз за перевыпуск электронной подписи. Часть систем, которые мы рассматривали, предусматривала плату за каждый выпуск ЭП в размере 500-700 рублей. Из-за высокой текучки кадров за год выходила бы крупная сумма. В результате мы выбрали систему, где учтено конкретное количество лицензий и за перевыпуск электронной подписи платить не нужно. Это сэкономило наш бюджет.

Задать свои вопросы Дмитрию и узнать больше об опыте компании Логлаб вы сможете на Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 24 августа 2022 года.

Мария Кириченко


Комментарии

Защита от автоматических сообщений