Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Ульяна Тория, msg Plaut: «Предупреждать возникновение безнадёжной задолженности необходимо на всех этапах работы с дебиторской задолженностью»

Ульяна Тория, msg Plaut: «Предупреждать возникновение безнадёжной задолженности необходимо на всех этапах работы с дебиторской задолженностью» 25.10.2021

Ульяна Тория, руководитель направления «Финансовый аутсорсинг» msg Plaut и спикер Шестой конференции «Управление дебиторской задолженностью», рассказала CFO Russia, какую информацию о контрагентах необходимо проверять, какие риски предусматривать и как их предотвращать, чтобы дебиторская задолженность не превратилась в безнадёжную.

На какие виды делится дебиторская задолженность?

По перспективе погашения ДЗ делится на нормальную и просроченную. Нормальная возникает, когда одной стороной обязательство уже исполнено, но срок оплаты еще не наступил. Просроченной она, естественно, становится после того как срок оплаты прошёл. Такая, в свою очередь, делится на сомнительную и безнадёжную.

Когда ДЗ становится безнадёжной?

Безнадежной, другими словами – не реальной к взысканию, она становится в следующих случаях:

  • Просрочен срок исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года.
  • Должник обанкротился. Однако само по себе начало процедуры банкротства не означает, что задолженность автоматически становится безнадежной. Компании-кредитору следует подать заявление в арбитражный суд о включении своего требования в реестр требований кредиторов. Тем не менее, по данным различных авторитетных источников, эффективность возврата ДЗ в процессе процедуры банкротства крайне низкая.
  • Юридическое лицо (должник) ликвидировано. Процедура ликвидации подразумевает публикацию ликвидационной комиссией в журнале «Вестник государственной регистрации» сообщение о ликвидации и указание порядка и сроков, в течение которых кредиторы могут заявить свои требования.
  • Недостаточно средств, полученных от реализации на открытых аукционах (публичных торгах) имущества заемщика, переданного в залог.
  • Взыскание задолженности невозможно в связи со стихийным бедствием, форс-мажорными обстоятельствами и т.д.
  • Невозможность взыскания долгов подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства. Например, невозможно установить место нахождения должника, его имущества, либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, и т.д.

Чем безнадёжная ДЗ отличается от сомнительной?

Тем, что возможность взыскания по сомнительной еще не утрачена. По истечении срока исковой давности сомнительная задолженность превращается в безнадежную.

Задача компании – создать такую систему управления дебиторской задолженностью, при которой риски возникновения сомнительной задолженности и дальнейшего ее перехода в состав безнадёжной были бы минимальными.

Как просчитать такие риски?

Меры по предотвращению возникновения безнадежной задолженности следует принимать на всех этапах работы с ДЗ. Прежде всего, в компании следует внедрить систему оценки рисков и мониторинга заемщиков. Перед отгрузкой товара с отсрочкой платежа (либо при перечислении предоплаты в счет поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг) служба безопасности должна проверить будущего заемщика и оценить риски. Информацию нужно собирать и оценивать в комплексе: не только по кредитуемому юридическому лицу, но и по аффилированным с ним компаниям.

Рекомендую начать со сбора информации о реальной деятельности контрагента. Проверить отзывы о нем в интернете, связаться с его покупателями, поставщиками, клиентами, арендодателями. Следует проверить, есть ли у контрагента официальный сайт, как давно этот сайт был создан, как часто обновляются новости. Позвоните по контактному телефону, указанному на официальном сайте, чтобы узнать, чем действительно занимается компания. Как часто компания упоминается в сети? Чем больше упоминаний о компании, тем выше шанс, что она реальная.

Следующий шаг – сбор и анализ информации из открытых источников и запрос необходимых документов. Это дает возможность оценить, кто владеет бизнесом и насколько он легален. Выписку из ЕГРЮЛ можно запросить на официальном сайте ИФНС https://egrul.nalog.ru/index.html и у самого контрагента.

Вам понадобятся копии уставных документов в следующем составе:

  • свидетельство о гос. регистрации/лист записи ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
  • решение или протокол и приказ о назначении директора;
  • последний приказ о назначении директора, копия паспорта директора;
  • копия паспорта главного бухгалтера;
  • договор аренды офиса и складских/производственных помещений (если применимо);
  • справка об отсутствии задолженности по налоговым платежам;
  • отчетность, из которой видна штатная численность сотрудников.
  • устав с отметкой налогового органа.
Какую именно информацию необходимо проверить? Что должно насторожить компанию при этой проверке?
  • Необходимо проверить дату регистрации контрагента в налоговом органе.
  • Узнайте, не находится ли контрагент в стадии ликвидации, не подлежит ли исключению из ЕГРН как недействующее лицо.
  • Адрес регистрации: совпадает ли он с адресом офиса, нет ли каких-нибудь особых отметок налоговой по данному адресу. Дополнительно следует проверить, не является ли адрес контрагента адресом массовой регистрации. Для этого можно воспользоваться сервисом ИФНС по ссылке: https://pb.nalog.ru
  • Данные о руководителе: сравните их с решением или протоколом о назначении руководителя. Бывают ситуации, когда есть решение/протокол и приказ о назначении гендиректора, но соответствующие изменения еще не внесены в ЕГРЮЛ.
  • По возможности следует проверить гендиректора, главного бухгалтера и лицо, которое собирается подписывать договор от имени компании по доверенности, по полицейской базе данных на предмет привлечения к уголовной ответственности.
  • На сайте ФНС https://service.nalog.ru/disqualified.do узнайте, не числится ли гендиректор или главный бухгалтер, а также лицо, действующее от имени контрагента по доверенности, среди дисквалифицированных лиц.
  • В уставе следует проверить, установлен ли срок для продления полномочий гендиректора. Если да, оформлено ли соответствующее решение или протокол общего собрания участников.
  • Следует проверить размер уставного капитала: для некоторых видов деятельности он должен быть больше минимального – 10 000 руб. Чем больше величина уставного капитала, тем контрагент надежнее.
  • Имеет смысл проверить виды деятельности: есть ли в списке тот, по которому вы хотите сотрудничать.
  • Данные о выданных лицензиях и разрешениях. Если на имя компании оформлены какие-либо лицензии и/или разрешения, это является позитивным знаком. Кроме того, для оказания определенных видов услуг требуются лицензии и разрешения.
  • Обратите внимание на сведения о налоговых задолженностях у контрагента https://service.nalog.ru. Если у контрагента имеются задолженности в бюджет, то, скорее всего, он будет нарушать платежную дисциплину и в процессе работы с вашей компанией.
  • На сайте Федеральной службы судебных приставов по ссылке https://fssp.gov.ru/ выясните информацию о долгах и открытых исполнительных производствах. Наличие исполнительных производств – опасный признак при заключении сделки с контрагентом. По результатам поиска частично будет понятно, по каким причинам возбуждено исполнительное производство, и будет видна сумма задолженности. Большие долги по налогам и долги по заемным обязательствам сигнализируют о том, что организация потенциально ненадежный контрагент. Производства на незначительные суммы по автомобильным штрафам, наоборот, позитивный показатель, указывающий на то, что компания реально осуществляет свою деятельность.
  • Следует проверить, не содержится ли запись о банкротстве контрагента в едином Федеральном реестре сведений о банкротстве https://bankrot.fedresurs.ru
  • Возможно, в отношении компании поданы заявления о признании ее банкротом. Проверяется в картотеке арбитражных дел. https://kad.arbitr.ru
  • Дополнительно в картотеке арбитражных дел https://kad.arbitr.ru можно проверить, в каких делах участвовал контрагент. Обратите внимание, как часто компания судится и по какому поводу. Плохой признак – компания часто выступает ответчиком по денежным обязательствам. Если организация, наоборот, является истцом, это довод в пользу того, что она ведет реальную деятельность и, скорее всего, является добросовестной. Если количество арбитражных дел, в которых компания выступает ответчиком по денежным обязательствам, за последнее время резко возросло, значит, компания прекратила платить по своим счетам. Это повод насторожиться.
  • Следующий шаг – анализ изменения финансового состояния контрагента за последние 3 года. Финансовая отчетность за последние 2 отчетных периода (2020 и 2019 годы) опубликована на сайте ИФНС в открытом доступе на государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности. https://bo.nalog.ru, за предыдущие годы можно запросить у самого контрагента. Анализируется изменение показателей за последние 3 года. Настораживающие факторы: резкое снижение стоимости основных средств; рост кредиторской задолженности; существенное падение выручки; изменение величины собственного капитала; величина уставного капитала.
  • Дополнительно следует запросить отчетность о количестве работников в штате компании. Если в штате компании только генеральный директор и главный бухгалтер – это настораживающий фактор.

Если все данные говорят о том, что контрагенту можно доверять, что делать дальше?

Стоит назначить встречу с контрагентом, причем на его территории. Кроме возможности лично познакомиться с контактными лицами, вы сможете посмотреть на офис контрагента, склады, строительную площадку, производственные помещения. Обычно при личном посещении можно получить много важной информации.

Как предотвратить риски на начальных этапах работы с ДЗ?

На начальных этапах нужно принять следующие предупредительные меры:

Этап 1. Юридическая проверка и мониторинг контрагентов при заключении и исполнении договора, отслеживание их финансового состояния, оценка рисков.

Рекомендую проверять всех контрагентов при перечислении предоплаты либо при исполнении контрагентом обязательств по оплате с отсрочкой/рассрочкой платежа, а также при изменении условий договоров. В компании следует разработать систему оценки рисков и мониторинга контрагентов. Распространенная ошибка здесь в том, что после принятия решения предоставить контрагенту отсрочку платежа компания-кредитор прекращает мониторить его финансовое состояние, а также изменения в его регистрационных данных. Из-за этого она не успевает своевременно среагировать на изменения и принять меры к взысканию задолженности.

Компании следует регламентировать как оценку контрагентов и принятие  решения о предоставлении отсрочки, так и сумму исполнения, при которой производится обязательный мониторинг состояния контрагента, и периодичность проверок (например, 1 раз в месяц, 1 раз в квартал) в период действия договора.

Ограничение суммы договора (отгрузки товара и т.д.) при условии об оплате с отсрочкой/рассрочкой платежа или при наличии задолженности контрагента по иным договорам/отгрузкам/выполненным работам – такое условие можно не только включить во внутренний регламент работы, но и в договор с контрагентом. Иногда это даже обязательно нужно включить во избежание споров.

Этап 2. Заключение договора, документальное оформление сделки.

На этом этапе юридической службе следует тщательно проработать договор с контрагентом, чтобы все значимые условия были изложены подробно и трактовались сторонами однозначно. Следует максимально исключить дальнейшие споры относительно объема, состава, качества и сроков исполнения обязательств, реализованных с условием об отсрочке платежа.

Также в договор нужно включить условие о выплате неустойки за неисполнение должником своих обязательств; условия направления претензии и ответа на претензию; установить удобную подсудность.

У компании должен быть полный комплект документов в оригинале. Утеря или неправильное оформление первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ (услуг), доверенностей) может значительно затруднить взыскание долга, либо сделать взыскание невозможным. Следует регулярно подписывать акты сверки с контрагентом. Правильно функционирующая система документооборота компании упростит сбор доказательной базы для взыскания ДЗ.

Ошибкой является начало отгрузок, предоставления услуг, выполнения работ до подписания с контрагентом договора поставки либо договора залога.

Этап 3. Работа с дебиторской задолженностью после отгрузки (выполнения работ, оказания услуг) должна включать в себя регулярный мониторинг расчетов с должниками, отслеживание платежной дисциплины контрагента и пересмотр кредитного рейтинга и условий отгрузок, а также регулярную сверку расчетов (подписание актов сверки). При просроченной ДЗ по предшествующим этапам либо при выявлении негативных показателей необходимо прекращать отгрузки и приостанавливать выполнение работ. Также следует направлять уведомления о сроках платежа и просрочке оплаты контрагенту, передавать просроченную задолженность для взыскания.

Какие отделы компании должны участвовать в реализации этих мер?

Все основные подразделения, работающие с ДЗ на различных этапах: служба безопасности, коммерческая, юридическая и финансовая служба.

Если подытожить, какие основные шаги нужны для построения эффективной системы управления ДЗ?

Во-первых, разработать регламент и процедуры по работе с дебиторской задолженностью.

Во-вторых – обучить персонал работать с утвержденным регламентом. Специалисты должны хорошо знать свой функционал в рамках этого регламента. Провести внутренние тренинги, по результатам которых назначить экзамен и допускать к работе только после его успешного прохождения. Кроме того, многим специалистам тяжело вести переговоры о возврате долга в силу особенностей своего характера и убеждений. Необходимо обучать их специальным приемам, помогающим строить разговор с контактными лицами должника.

В-третьих, адаптировать мотивацию персонала для работы с ДЗ. Основной принцип для построения системы мотивации: что выгодно компании – выгодно сотрудникам, и наоборот.

В-четвертых – автоматизировать процесс работы с дебиторкой (ERP/CRM система). Внедрение специального ПО позволит автоматизировать принятие решений об отсрочке, обеспечить контроль суммы кредита (система не позволит отгрузить товар на сумму, превышающую кредитный лимит). Также система может рассылать напоминания менеджерам и клиентам за несколько дней до даты оплаты, автоматически блокировать все последующие отгрузки при наличии просроченной задолженности клиента, информировать заинтересованных лиц (менеджеров, руководителей отделов продаж, СБ, юристов), например, о факте просрочки в первый же день.

Перечисленные шаги повысят эффективность взаимодействия всех подразделений компании при работе с ДЗ. А также минимизируют риски возникновения проблемной задолженности и повысят шансы на ее взыскание.

Задать свои вопросы Ульяне и узнать больше про опыт компании msg Plaut вы сможете на Шестой конференции «Управление дебиторской задолженностью», которая пройдёт 26 октября в Москве.

Алиса Попова


Комментарии
Скрыть комментарии
Текст сообщения:
Защита от автоматических сообщений
Отправить