Дмитрий Камнев, ММК: RPA – это уже не тренд, а практический инструмент оптимизации закупок

В этой статье расскажу про опыт роботизации бизнес-процессов в Управлении аналитики и развития снабжения ПАО «ММК», поделюсь конкретными кейсами и объясню, почему технология RPA сегодня приобретает ключевое значение.

RPA в закупках: почему это важно?

Прежде всего, RPA (Robotic Process Automation) – технология автоматизации бизнес-процессов – позволяет освободить сотрудников от рутинных процессов. Программные роботы эффективно справляются с типовыми задачами: анализируют данные, заполняют документы, проверяют соответствие требований. На ММК уже успешно роботизированы такие процессы, как сбор и систематизация котировок из открытых источников, а также сбор данных о железнодорожных перевозках сырьевых материалов, формирование справочной информации, открытие электронных торгов, формирование договорных документов и на основе RPA создана безошибочная система управления энергоресурсами. Раньше эти операции отнимали у специалистов от нескольких часов до нескольких дней, теперь же сотрудник получает готовую информацию буквально за несколько минут и может сконцентрироваться на аналитической работе.

Одним из существенных преимуществ RPA является заметное сокращение времени на выполнение задач. В качестве примера можно привести программного робота, который в Управлении аналитики и развития снабжения создаёт проекты спецификаций из заявок на обеспечение. Это особенно актуально для закупок у комплексных поставщиков, когда ежемесячно поступают заявки, содержащие сотни позиций. Ранее все эти позиции приходилось переносить вручную в спецификации и заказы на приобретение, что занимало огромное количество времени. Кроме того, роботизация процессов гарантирует 100% отсутствие ошибок и опечаток, а при ручном переносе большого объём данных ошибки были неизбежны.

Не менее важным преимуществом RPA выступает эффективный сбор данных из различных источников. В частности, автоматизирован процесс сбора котировок, которые затем используются для формирования справочной и аналитической информации. Также роботизация улучшает взаимодействие с поставщиками: роботы обрабатывают заказы и платежи, отправляют уведомления о статусе заказов. Например, один из роботов приглашает поставщиков подключиться к электронному документообороту, что упрощает и ускоряет коммуникацию.

От внутренних препятствий к внутренним возможностям

ПАО «ММК», начав внедрять технолоию RPA ещё в 2018 году, пришлось столкнуться с рядом сложностей. Прежде всего, ощущалась острая нехватка специалистов, способных сопровождать и поддерживать роботизированные системы. Изначально роботизацией бизнес-процессов здесь занимался только Центр компетенций RPA и инноваций из двух программистов, созданный на базе ММК. Сегодня Центр вырос в отдельное общество в группе компаний «ММК», насчитывающее более 70 сотрудников и полным циклом внедрения RPA –  от анализа бизнес-процессов до круглосуточной технической поддержки.

Отмечу, также сопротивление сотрудников изменениям: люди опасались, что роботы заменят их на рабочих местах. Однако ни один сотрудник не был уволен по причине внедрения роботов.

Другой существенной сложностью оказалась зависимость от других информационных систем и необходимость постоянной технической поддержки роботов.

Также был недостаток в экспертах, способных грамотно ставить задачи для роботизации бизнес-процессов. Впоследствии процедура постановки задач была упрощена до предоставления описания выполнения процесса в свободной форме со скриншотами всех шагов процесса. 

После внедрения первых роботов сотрудники по достоинству оценили их преимущества. Задачи стали выполняться вместо месяца за один день, использование технологии оказалось удобным, при этом сами роботы не устают и не допускают ошибок, свойственных человеку. Освобождение от монотонной работы позволило специалистам сосредоточиться на более сложных и творческих задачах. Освоение новых навыков дало возможность развивать передовую технологию RPA в Управлении аналитики и развития снабжения ПАО «ММК» и внедрять дополнительных программных роботов, поддерживать работоспособность уже действующих.

Сегодня только в коммерческой дирекции ММК функционирует около 40 роботов, причём роботизация охватывает все функциональные направления компании. В планах на 2026-й год– внедрение ещё 17 роботов. Основные сферы их применения включают формирование справочной информации, организацию торгов, автоматизацию ручных операций контроля, формирование договорных документов и взаимодействие с поставщиками.

Робот для организации проведения процедуры «Открытие торга» 

Рассмотрим несколько конкретных кейсов. Первый – робот для организации торгов, изначально разработанный для открытия торгов, по итогам которых формировался стандартный заказ на приобретение с указанием наименования, цены, срока поставки и количества. Робот выполняет целый ряд функций: определяет список участников из реестра поставщиков, публикует торги на электронной торговой площадке, рассылает приглашения участникам, ежедневно мониторит активность и отправляет уведомления в случае отсутствия котировок. По завершении срока закрывает торги и уведомляет организатора о необходимости принятия решения.

Робот для открытия торгов по аналитической потребности

Следующий пример – организовано дообучение первого робота, чтобы он работал не только со стандартными торгами (с формированием стандартных заказов), но и с общими соглашениями о закупках. В таких соглашениях фиксируются наименование и цена, а количество и сроки определяются позже – через создание релизов и их направление поставщику. Сейчас система успешно функционирует.

Роботизированный процесс: выгружается отчёт под аналитическую потребность, формируется заявка об открытии торга, затем робот выполняет размещение, публикацию, мониторинг и завершение торга.

Робот для рассылки уведомлений заказчикам по согласованию технических характеристик продукции

Во время торгов часто предлагаются аналоги продукции, которые необходимо согласовать с заказчиком в 10‑дневный срок. Робот автоматически направляет уведомления как самому заказчику, разместившему заявку, так и его руководителю, что повышает ответственность и ускоряет процесс принятия решений.

Робот для рассылки плановых сроков производства и отгрузки МТР поставщиком

После заключения договора критически важно знать точные сроки: начало и завершение производства, отгрузки и поставки. Робот формирует и рассылает соответствующие запросы поставщикам, получает заполненные таблицы и передаёт данные в систему для последующей аналитической отчётности.

Обучение специалистов персональной роботизации процессов

В 2025 году «Центр технологий роботизации «Некст» – интегратор RPA в ПАО «ММК» открыли очное обучение для не ИТ-специалистов по разработке персональных программных роботов. На курсе практикующие специалисты ЦТР «Некст» учат сотрудников находить в своей работе несложные рутинные процессы и роботизировать их самостоятельно на специальной RPA-платформе – упрощённой версии, где программного робота можно собрать по принципу создания блок-схемы – алгоритма.

На данный момент уже 30 специалистов из коммерческой дирекции ПАО «ММК» в рамках этого обучения создали персональных программных роботов, которые помогают им в работе.

Рекомендации, основанные на нашем опыте

RPA сегодня – уже не просто модный тренд, а действенный инструмент оптимизации закупочных процессов. Он демонстрирует измеримые результаты в короткие сроки и позволяет выстроить зрелый, устойчивый бизнес‑процесс. И согласно исследованиям Gartner, RPA ещё долго будет наиболее выгодной, быстро внедряемой и эффективной технологией автоматизации процессов.

Дмитрий Камнев, старший менеджер группы сводной аналитики и отчетности Управления аналитики и развития снабжения ПАО «ММК»