Наталья Дронова, РОЛЬФ: «Автоматизируйте рутину, фокусируйте ресурсы на точках высокого риска, легитимируйте выбор бизнес-логикой»

Наталья Дронова, руководитель отдела методологии бухгалтерского учета и налогообложения, «РОЛЬФ», и спикер Четвертой конференции «Управление налоговыми рисками», поделилась с CFO актуальными практиками проверки контрагентов и доказательства осмотрительности.

Какие 3-5 ключевых документальных подтверждений осмотрительности при проверке контрагента вы считаете абсолютно обязательными на практике и почему именно их?

Обязательна не просто папка с бумагами, а система взаимодополняющих документов, доказывающих легальность, полномочия, реальность деятельности и финансовую дисциплину контрагента, а также факт проведения этой проверки.

В документах, свидетельствующих о реальной хозяйственной деятельности контрагента, нужен комплекс. Это и лицензии/СРО (если деятельность лицензируется), и бухгалтерская отчетность (бухбаланс и ОФР) за последний завершенный период, и конкретные доказательства исполнения аналогичных договоров (акты, счета-фактуры, спецификации) с другими контрагентами, документы, подтверждающие наличие ресурсов для исполнения договора.

Конкретный перечень документов зависит от специфики деятельности контрагента и планируемого к заключению договора, а также от того, насколько крупный контрагент рассматривается в рамках проверки.

Как на вашем опыте чаще всего выявляются «красные флаги» в цепочке контрагентов (например, транзитные компании)?

На практике «красные флаги» редко бывают очевидны при проверке одного звена. Их выявляет сквозной связующий анализ всей цепочки «поставщик – ваш контрагент – ваш покупатель». Что на практике достаточно проблематично и трудозатратно. Если на первом звене мы видим, что контрагент не имеет достаточных ресурсов для исполнения договора, ему присваивается высокий риск и работа с ним запрещена.

Какие конкретные шаги вы рекомендуете для оптимизации цепочки поставок, чтобы снизить налоговые риски, но не потерять эффективность бизнеса?

Основное - это необходимость исключить или минимизировать так называемую «цепочку поставок», особенно если речь идет об услугах и/или работах. Да и в товарных поставках зачастую в звеньях цепочки кроются существенные проблемы. Иногда эти цепочки обоснованы технологическими или логистическими причинами, но в большинстве случаев цель закупщиков должна быть такая: купить у первого оптовика. Это позволит получить оптимальные цены без накруток по звеньям цепочки, а также существенно снизить риски взаимодействия с нежелательными контрагентами, которые могут присутствовать в этой цепочке.

Необходимо обеспечить баланс между безопасностью и скоростью. Оптимизация – это не сокращение проверок, а их интеллектуализация и встраивание в бизнес-процессы и высокий уровень ответственности бизнеса в части предлагаемых к заключению договора контрагентов.

Шаг 1. Разработать внутренний регламент, который делит всех контрагентов на уровни риска (например: высокий – не проверенные и/или получившие в рамках проверки высокий риск ввиду отсутствия ресурсов для исполнения договора; средний – успешно прошедшие проверку и/или зарекомендовавшие себя долгосрочной работой; низкий – публичные компании, долгосрочные проверенные партнеры, госорганы).

Эффект. Для каждой категории – свой пакет документов и глубина анализа. Это позволяет не тратить недели на проверку каждого офисного поставщика, но тщательно изучать ключевого подрядчика на миллионный контракт. Экономия времени без потери качества.

Шаг 2. Создание и постоянное обновление «белого списка» (пула проверенных поставщиков). Сформируйте и регулярно актуализируйте внутреннюю базу уже одобренных контрагентов с полным пакетом документов и историей.

Эффект. Повторные проверки таких контрагентов, как правило, не требуют много времени, только актуализации ключевых документов. Это существенно ускоряет повторные проверки и закупочные процессы.

Шаг 3. Регулярный мониторинг на возникновение негативных факторов. В информационных системах, например, СПАРК возможно настроить мониторинг по списку контрагентов на возникновение негативных факторов, например, банкротство, ликвидация, негативные списки ФНС и т.п. На каждый такой негативный фактор необходимо разработать меры реагирования и определить ответственных лиц, которые должны эти меры реагирования применить.

Итоговая рекомендация: оптимизация достигается не упрощением, а интеллектуальной организацией процесса. Автоматизируйте рутину, фокусируйте ресурсы на точках высокого риска, легитимируйте выбор бизнес-логикой и создавайте «зеленые коридоры» для проверенных партнеров.

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте компании «РОЛЬФ» вы сможете на Четвертой конференции «Управление налоговыми рисками», которая пройдет 27 февраля 2026 года.

Мария Харитонова