Аюр Дареев, ГК «ФСК»: «Самый большой риск – попытаться автоматизировать хаос»

Аюр Дареев, начальник управления планирования, анализа и контроля стоимости Департамента закупок, ГК «ФСК», и спикер Шестнадцатой конференции «Управление закупками: от автоматизации к цифровой трансформации», поделился с CFO Russia обзором рисков и подводных камней автоматизации тендеров, которые необходимо учесть перед внедрением.

Какие организационные вопросы, ограничения чаще всего возникают при автоматизации тендерных процессов, и как их можно заранее предотвратить?

В целом автоматизация закупок не представляет большой сложности именно с технической точки зрения. Однако есть ряд организационных моментов.

Во‑первых, важно отдавать себе отчёт, что ИТ‑проекты, особенно такие комплексные, как автоматизация закупок, – это марафон, а не спринт. Процесс будет затяжным. Например, даже уже отлаженная интеграция между нашей 1С и ЭТП потребовала нескольких месяцев тонкой настройки и тестирования, прежде чем мы вышли на стабильную работу. Лучше сразу настроиться на поэтапное движение и постоянные улучшения, а не на мгновенный результат.

Во‑вторых, важно выстроить работу команды, чтобы этот «марафон» завершился успешно. Здесь есть несколько непреложных правил, выстраданных на практике:

Лидерство и экспертиза. Во главе проекта должен стоять не ИТ‑специалист, а руководитель из бизнеса, который глубоко разбирается в закупках. При этом он должен обладать достаточным опытом управления ИТ‑проектами, чтобы ему было сложно «заморочить голову» техническим подрядчикам или собственной ИТ‑команде.

Единое подчинение. Крайне важно, чтобы ИТ‑команда, работающая над проектом, была функционально подчинена этому руководителю. Это снимает бюрократические барьеры и позволяет бизнесу напрямую влиять на приоритеты и скорость разработки.

Ритм и регулярность. Ничего не получится без жёсткой дисциплины. Мы установили регулярные рабочие встречи три раза в неделю. Это позволило оперативно снимать все возникающие вопросы, не давая им накапливаться и тормозить проект.

В‑третьих, многое зависит от используемого программного обеспечения. У нас автоматизация реализована в 1С:БИТ, которая является мастер‑системой. Она интегрирована с ЭТП, с которой идёт обмен данными: мы выгружаем исходную тендерную документацию, обратно получаем коммерческие предложения. При этом специалист может вообще не покидать 1С. Здесь можно дать общую рекомендацию: необходимо понимать возможности системы, на которой выполняется автоматизация, и её технические ограничения, а также учитывать ограничения, существующие в смежных системах. Например, на нашей ЭТП, где мы публикуем тендеры, нет возможности изменять веб‑формы для подачи коммерческих предложений (КП); они не соответствуют нашим внутренним требованиям, поэтому пришлось придумывать обходной вариант. Сейчас мы ведём сбор КП на ЭТП с помощью файлов в Excel – это оказалось достаточно эффективным и простым в реализации процессом.

С какими правовыми и регуляторными подводными камнями можно столкнуться при переходе на автоматизированную систему тендеров, особенно в части госзаказов?

К одним из таких подводных камней можно отнести персональные данные участников тендера. Как я уже говорил выше, для проведения тендеров мы используем ЭТП – это достаточно известная площадка. Для решения этой задачи на ЭТП функционирует и проходит периодический контроль системы защиты персональных данных. ЭТП реализует правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных. В том числе ЭТП принимает следующие меры:

Назначены лица, ответственные за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных.

Проведена оценка вреда, который может быть причинён субъектам персональных данных, и определены угрозы безопасности персональным данным.

Разработаны и внедрены локальные нормативные акты по вопросам обработки персональных данных, а также документы, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений установленных процедур по обработке персональных данных и устранение последствий таких нарушений.

Обеспечено функционирование системы защиты персональных данных при их обработке в информационных системах, построенной с учётом актуальных угроз безопасности персональным данным и в соответствии с требованиями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области обеспечения безопасности, и федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации.

Какие неочевидные риски для бизнеса возникают из‑за чрезмерной автоматизации тендеров – например, потеря гибкости, снижение качества отбора поставщиков или уязвимость к кибератакам?

В первую очередь – процессы. Самый большой риск – попытаться автоматизировать хаос. Пока ИТ‑решение разрабатывается и внедряется, нужно параллельно адаптировать и менять бизнес‑процессы. Если вы придёте к финалу внедрения с устаревшими регламентами, новая система просто упрётся в них и не даст эффекта. Мы, например, заранее пересмотрели и ускорили процедуру согласования оплат, чтобы не создавать заторов при прохождении автоматизированных заявок на поставку материалов.

Ещё один ключевой принцип – отказ от универсальности. Не нужно навешивать на один документ или один модуль системы множество несвязанных функций. Мы уже наступали на эти грабли: попытка учесть в форме согласования неконкурентной закупки ещё и затраты сделала её чрезмерно сложной. Каждый документ должен решать одну чёткую задачу – это сильно упрощает и внедрение, и последующие изменения.

На что ещё стоит обратить внимание? Желательно подобрать опытную ИТ‑команду, которая уже разбирается в бизнес‑процессах закупок. Идеально, если у неё есть успешные кейсы внедрения в вашей отрасли. Это сократит время на погружение в предметную область и снизит риск дорогостоящих ошибок, связанных с непониманием специфики вашего бизнеса.

Задать свои вопросы Аюру и узнать больше об опыте ГК «ФСК» вы сможете на Шестнадцатой конференции «Управление закупками: от автоматизации к цифровой трансформации», которая пройдет 19 февраля 2026 года.

Мария Харитонова