Ирина Байтина, Татьяна Смирнова, группа компаний ПАО «Группа Ренессанс Страхование»: «Получить признание – это еще один повод убедиться в том, что мы на правильном пути»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2025» в номинации «Лучшая команда по внедрению ЭДО» – ПАО «Группа Ренессанс Страхование», ООО «СК «Ренессанс Жизнь» и АО «НПФ Ренессанс Накопления». Ирина Байтина, руководитель Объединенного центра обработки документации и систем электронного документооборота, и Татьяна Смирнова, руководитель по развитию электронного документооборота, «Ренессанс страхование», рассказали CFO Russia про формирование команды для внедрения проекта ЭДО и поделились эффективными методами для работы сотрудников.

Расскажите вкратце о вашем проекте по внедрению ЭДО. В чем он заключался? Какие цели стояли перед вами?

Ирина Байтина: Главной целью нашего проекта было создание единого Центра экспертизы по внедрению внешнего и внутреннего ЭДО для всех юридических лиц, входящих в нашу группу компаний ПАО «Группа Ренессанс Страхование».

Мы начали с объединения ресурсов команд во всех юридических лицах. Исследовали уже реализованные процессы в системах ЭДО, чтобы определить идентичные подходы и отличия, по итогам чего начали адаптировать лучшие решения и практики из одного юридического лица в другие. Перед нами стоит задача выйти на показатель не менее 80 % идентичности применяемых решений в системах внутреннего и внешнего ЭДО.

Как вы подбирали команду для внедрения проекта?

Ирина Байтина: Мы сформировали команду из 8 человек. Это были представители всех юридических лиц, входящих в группу.

CPO на группу компаний – 1 сотрудник, который занимался разработкой и реализацией единой стратегии на всю группу по внедрению новых модулей и решений, макроменеджментом, квартальным и годовым планированием.

Руководитель по развитию ЭДО – 1 сотрудник, который лидировал проект, внедрял лучшие практики, взаимодействовал со стейкхолдерами, утверждал и контролировал выполнение задач команды, старт и сроки пилотирования готовых решений.

Разработчик – 3 сотрудника, которые занимались разработкой и адаптацией решений, масштабируемых на несколько юрлиц.

Аналитик – 1 сотрудник, который анализировал и писал ТЗ для разработчиков с учетом интересов и специфики всех юрлиц, входящих в группу, и передавал готовые решения заказчикам.

Тестировщик – 1 сотрудник, который тестировал все решения в нескольких базах и системах для одновременного вывода в продуктовую среду во всех юрлицах.

Консультант – 1 сотрудник, который принимал и отрабатывал заявки в режиме «одного окна»: первая линия поддержки по внутреннему и внешнему ЭДО, выдача доступов, консультирование пользователей по вопросам работы в системах ЭДО, составление инструкций.

Какие подходы в команде помогли добиться желаемого результата?

Татьяна Смирнова: Работа команды выстраивалась с применением двух основных методов: Scrum- и Lean-подходы.

Прежде всего, мы создали Центр «одного окна» для обращений пользователей по вопросам ЭДО, установили максимальный SLA внутри команды по скорости ответа и решения всех поступивших запросов от пользователей – 1 рабочий день с момента обращения. Также сформировали бэклог (используем доски JIRA для формирования и отслеживания статусов задач и спринтов).

Работу команды мы организовали короткими циклами – спринтами (1 спринт = 2 недели). Члены команды тщательно анализировали задачи, отсеивали лишние звенья, оптимизировали решения, максимально перекладывали процессы под уже готовые решения используемых программ для максимального исключения ресурса разработки при дальнейшем сопровождении после запуска на prod. Решения тестировали после каждого спринта.

Кроме того, заказчик и пользователи активно участвовали в создании новых модулей (после разработки проводили демо-встречи, передавали решения на тестирование заказчику и пользователям, при обнаружении ошибок оперативно вносили корректировки). После получения итогового результата формировали отчетность и отслеживали эффект от внедрения каждой разработки.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2025» важно для вашей компании?

Ирина Байтина: В этом году мы решили заявиться с нестандартным кейсом – это единая команда по внедрению внутреннего и внешнего ЭДО во всех компаниях группы: ПАО «Группа Ренессанс Страхование», ООО «СК «Ренессанс Жизнь» и АО «НПФ Ренессанс Накопления» – которые имеют свои отдельные программы (базы) по документообороту. Перед нами стояла задача объединить сотрудников, которые работают каждый на конкретную компанию, и сформировать команду для обмена опытом, знаниями и лучшими практиками в части оптимизации процессов и разработки для последующего внедрения их в каждой из систем.

Данный опыт показал эффективность нашего взаимодействия и явные выгоды: на разработку и внедрение одного решения мы привлекаем одного разработчика, а не специалиста в каждой из компаний, тем самым экономя трудозатраты и внедряя решения намного быстрее. И, конечно, получить признание «Лучшая команда по внедрению ЭДО» – это еще один повод убедиться в том, что мы на правильном пути, и наша команда – это уже не проект, как начиналось/задумывалось, а эффективный и жизнеспособный инструмент для развития систем электронного документооборота в группе компаний.

Приглашаем компании принять участие в Конкурсе и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2026» и рассказать о своих успехах. Прием заявок начнется 1 июля 2026 года.

Мария Харитонова