Ирина Долгушева, АШАН Ритейл Россия: Эффективная коммуникация как инструмент PR, или как популяризировать внутренний аудит среди сотрудников

Более 20 лет я работаю во внутреннем аудите и контроллинге. Сегодня, являясь директором по внутреннему аудиту АШАН Ритейл Россия, я хочу рассказать, как с помощью продуманной коммуникационной политики мы трансформируем восприятие нашей службы: из контролирующего органа – в стратегического партнера для бизнеса.

АШАН Ритейл Россия присутствует на российском рынке уже более 20 лет. Наша компания входит в сотню лучших работодателей по версии Headhunter, ежегодно получает награды за собственные торговые марки, а также несколько раз была признана лучшим работодателем в розничной торговле.

В нашей структуре – не только магазины в 100 городах, но и распределительные центры, мясоперерабатывающий завод и центральный офис. Всего у нас работает порядка 25 тысяч сотрудников. Внутренний аудит проводит проверки и консультации по всем видам деятельности и ключевым бизнес-процессам компании.

Почему важно говорить о репутации внутреннего аудита?

Я начну с данных глобального исследования «Vision 2035», опубликованного в прошлом году. В нём участвовали тысячи внутренних аудиторов, руководителей служб и топ-менеджеров по всему миру.

Анализ ответов на один из вопросов исследования, касающийся восприятия внутреннего аудита компаний, показал любопытную картину. Большинство респондентов, а именно 54%, видят в нас в первую очередь функцию обеспечения комплаенса, то есть проверки соблюдения законодательства, а также правил и процедур компании. Ещё более неприятным оказался распространённый образ «полиции», а роль доверенного советника нам присвоили лишь 40% опрошенных. Каждый пятый, 21%, и вовсе охарактеризовал внутренний аудит как нечто скучное.

Однако, когда мы смотрим на то, что вдохновляет самих аудиторов, картина кардинально меняется. Здесь доминирует стремление приносить реальную пользу: 75% специалистов хотят добавлять ценность компании. Более половины, 55%, видят своё призвание в том, чтобы быть доверенным советником для бизнеса и вносить вклад в улучшение системы управления рисками.

Разрыв между нашим собственным видением профессии и восприятием коллегами – огромный. Более того, главным вызовом для профессии 50% аудиторов назвали непонимание и недооценку, а 23% считают это основной проблемой.

Согласно международным стандартам, внутренний аудит укрепляет способность компании создавать стоимость, достигать целей и совершенствовать процессы. Это полностью совпадает с тем, как мы сами видим свою роль.

Поэтому наша задача – не менять подход, а активнее рассказывать о своей работе, объясняя коллегам и руководству реальный потенциал службы.

Практика: трёхуровневая система коммуникации в АШАН.

Мы выстроили коммуникацию с разными уровнями менеджмента и сотрудниками.

1. Топ-менеджмент

С генеральным директором и директорами ключевых подразделений я общаюсь лично, провожу индивидуальные встречи и выступаю на собраниях генеральной дирекции.

Мы обсуждаем результаты аудитов, но для меня не менее важна обратная связь: насколько полезны наши отчёты, чего не хватило, каковы текущие приоритеты. Это помогает корректировать план аудитов и лучше понимать бизнес-задачи.

2. Среднее звено управления

Каждый аудитор закреплён за определёнными блоками и регулярно взаимодействует с их руководителями. Например, аудитор может присутствовать на собрании бизнес-контролеров гипермаркетов, делиться результатами проверок, положительными практиками, отвечать на вопросы.

Такое неформальное общение выходит за рамки конкретных проверок, помогает наладить человеческие контакты и улучшает вовлечённость в корректирующие действия.

3. Линейный персонал: видеоролики на внутреннем портале

Полтора-два года назад мы начали снимать видео для внутреннего портала и видеоплазм в магазинах и офисах. Наша цель – донести до сотрудников, что внутренний аудит – не «полиция», а партнёр, который помогает улучшать процессы, а не ищет виноватых.

Первый ролик был видеовизиткой службы. Мы доступно объяснили, что такое аудит, как выбираем темы проверок, и в чём наша роль. Акцент сделали на том, что мы фокусируемся на рисках и оптимизации процессов, а не на поиске виновных.

Затем мы стали снимать ролики с положительными практиками. Например, после аудита списаний мы выяснили, что многие сотрудники неверно трактуют сроки годности на этикетках. В видео мы напомнили основные правила и дали ссылку на обучающий курс. Кроме того, мы привлекли к съемкам одного из руководителей департамента продаж, который озвучил меры по снижению списаний, разработанные по итогам аудита.

Третий тип роликов – истории успеха. Мы приглашали руководителей подразделений, успешно реализовавших рекомендации по аудиту, поделиться опытом. Они рассказывали, каких результатов достигли, какие процессы улучшили и какую экономию получили. Это наглядно демонстрирует, что аудит помогает достигать целей.

После выпуска роликов мы получаем положительные отзывы от коллег. Видно, что восприятие внутреннего аудита в компании меняется в лучшую сторону, мы приближаемся к роли доверенного советника. Комплекс этих мер помогает нам улучшать имидж, настраивать менеджмент на сотрудничество и повышать эффективность работы.

Ирина Долгушева, директор по внутреннему аудиту, CIA, АШАН Ритейл Россия