Николай Лукашин, «Ростелеком»: «ЭДО открывает путь для дальнейшей оптимизации обработки документации»

Николай Лукашин, заместитель главного бухгалтера – директор департамента методологии, «Ростелеком», и спикер Пятой конференции «Налоговый мониторинг», поделился с CFO Russia опытом перехода на налоговый мониторинг, в частности рассказал о подготовке ИТ-инфраструктуры и инструментах автоматизации обработки бухгалтерской документации.

Из каких этапов состоит подготовка ИТ-инфраструктуры компании для перехода на налоговый мониторинг?

Состав необходимых этапов, на мой взгляд, в значительной степени зависит от степени технологической зрелости компании, от ее текущего уровня автоматизации и цифровизации учета. Кому-то для перехода на налоговый мониторинг потребуется пройти длинный путь, а для кого-то переход потребует лишь незначительной настройки ИТ-инфраструктуры и бизнес-процессов.

В целом я бы выделил несколько компонентов, необходимых для перехода.

Во-первых, базой является электронный архив первичных документов – в нем должно быть обеспечено хранение всей бухгалтерской/налоговой документации, как в формате скан-образов, так и в формате электронных документов.

Во-вторых, ERP-система, обеспечивающая учет транзакций, расчет налогов, формирование налоговых регистров и налоговых деклараций, а также технологически взаимосвязанная с архивом первичных документов.

В-третьих, инструменты раскрытия данных для ФНС – будь то отдельная витрина данных или прямой доступ ФНС в ERP-систему.

И, в-четвертых, технологическая платформа, поддерживающая все три указанных выше компонента – сервера с необходимым быстродействием, достаточным объемом дискового пространства для хранения данных, каналы связи между налогоплательщиком и ФНС с соответствующим уровнем защиты/шифрования.

Отдельно можно выделить организацию электронного документооборота (ЭДО). Строго говоря, перевод всей внутренней и внешней документации на ЭДО не является условием вступления в налоговой мониторинг (бумажные документы тоже можно сканировать и передавать в формате PDF), однако перевод первичной документации в электронный машиночитаемый вид (XML) значительно упрощает как обработку транзакций, так и взаимодействие с контрагентами и ФНС.

Какие существуют эффективные инструменты автоматизации обработки бухгалтерской документации?

Первый шаг для большинства компаний – внедрение электронного документооборота (ЭДО). Он существенно сокращает путь документа от контрагента до компании (если речь идет про внешний ЭДО) или внутри подразделений самой компании (если речь про внутренний ЭДО).

В свою очередь, ЭДО открывает путь для дальнейшей оптимизации обработки документации. Когда документ изначально поступает в цифровом формализованном виде (имеется в виду XML, а не просто скан-копия бумажного документа), существенно упрощается задача настройки автоматической разноски транзакций в ERP-системе. Даже в тех случаях, когда полной автоматизации достичь пока не получается, минимизируется время на «ручное обогащение» транзакции необходимыми аналитическими признаками.

Могу также отметить такой проект, как отказ компании от определенного вида документов на стадии договорных отношений.  Например, несколько лет назад мы отказались от оформления ежемесячных актов по услугам аренды помещений и оборудования, а платежи в адрес арендаторов уходят от нас по графику практически в автоматическом режиме.

Если говорить про актуальную сегодня тему использования ИИ, то мы с большим оптимизмом оцениваем перспективы этого направления. Уже сегодня с помощью ИИ автоматизированы существенные трудоемкие процессы, например, разноска банковской выписки по входящим поступлениям от наших абонентов.

Какие сложности могут возникнуть при переходе на налоговый мониторинг? Как их разрешить?

В силу размера нашей компании и объема документооборота для нас одним из первостепенных вопросов является обеспечение быстродействия ИТ-инфраструктуры при обработке и передаче информации. «Железо» имеет свойство устаревать, его может не хватать для хранения массива данных либо может падать быстродействие отдельных сервисов. Решение такого рода задач, как правило, комплексное и состоит как в выборе, построении и модернизации оптимальной технической архитектуры, так и в постоянном мониторинге и оптимизации процессов хранения и обработки данных.

Также можно отметить необходимость подстройки процессов компании под требования ФНС. Наглядным примером является справочник СПВДОК. Компания должна не только научиться хранить свои первичные документы в необходимой детализации по их типам (вместо хранения разных видов документов в одном pdf или zip-архиве), но и синхронизировать свои внутренние справочники видов документов со справочником ФНС.

Задать свои вопросы Николаю и узнать больше об опыте и планах «Ростелекома» вы сможете на Пятой конференции «Налоговый мониторинг», которая пройдет 6 июня 2025 года в Москве.

Юлия Сильченко