Виталий Слободин, УК «РОСВОДОКАНАЛ»: «ЭДО – инструмент бизнеса, но в его основе лежит грамотная работа пользователей с ИТ-системами»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» в номинации «Внедрение года в сфере ЭДО» – УК «РОСВОДОКАНАЛ». Виталий Слободин, руководитель проекта «ИТ-Платформа ЮЗДО» УК «РОСВОДОКАНАЛ», рассказал CFO Russia про этапы внедрения проекта по ЭДО, описал задачи, которые требовали решения, а также поделился, почему для компании важно участие в конкурсе.

Каковы были сроки и предпосылки внедрения вашего проекта по ЭДО?

Необходимость снизить накладные расходы, а также трудозатраты на рутинные операции, выполняемые всеми участниками процессов документооборота. Также хочу отметить длительные сроки обмена документами между компанией и контрагентами, обусловленные территориальным распределением.

В общей сложности проект занял 2 года и 3 месяца без учета времени, потребовавшегося на обоснование необходимости проекта и инициации.

На какие этапы делился проект?

Реализация проекта осуществлялась с отдельными элементами Agile-технологий.

Содержание проекта разделили на 3 этапа (релиза). Между ними была «оперативная пауза», в рамках которой подводились итоги, происходила стабилизация продукта и иные дополнительные мероприятия.

С какими основными трудностями вы столкнулись в рамках внедрения проекта?

Явных трудностей не было. Были задачи, требующие решения.

Прежде всего, было необходимо изменить схему мышления как сотрудников компании, так и контрагентов. Это достаточно сложно, но вполне решаемо. Все-таки нужно откровенно признать: бумажный документооборот в некоторых случаях проще, и он точно привычнее.

Мы начали уделять больше внимания вопросам обучения пользователей и улучшения навыков компьютерной грамотности. Нельзя забывать: несмотря на то, что ЭДО – инструмент бизнеса, в его основе лежит грамотная работа пользователей с ИТ-системами.

И, конечно, необходимо построить работоспособный продукт, отвечающий поставленным задачам и достаточно гибкий для изменений.

В целом поставленные задачи решили. Но работа с новыми пользователями и контрагентами, безусловно, продолжается.

Какие процессы и документы вы охватили электронным документооборотом?

В первую очередь обмен первичной документацией в периметре компании, обмен договорами и исходящей корреспонденцией через СБИС, авансовые отчеты в части командировочных расходов. Далее это, конечно, первичная учетная документация, внутренние документы на движения ТМЦ, работы с дебиторской задолженностью. Очень интересный блок – акты сверок взаиморасчетов, основанные на утвержденном ФНС формате документа. Это значительно сократило трудозатраты на обмен документами с контрагентами.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» важно для вашей компании?

Работа над анкетой потребовала систематизации всего накопленного опыта и полученных результатов. Это уже крайне важный результат.

Нам очень важна оценка результата внедрения электронного документооборота со стороны участников рынка с большим опытом внедрения ЭДО и подтверждение правильности выбранного компанией пути. Также это значительно поднимает для нас планку по развитию ИТ-платформы ЮЗДО и повышению качества сервиса.

В заключение выражаю благодарность руководству компании за поддержку. Команде проекта за усилия, проявленные при реализации проекта. Всем сотрудникам за использование результата нашего общего труда.

Мария Кириченко

Комментарии