Отчет о Девятнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

Первая секция второго дня «Роботизация и искусственный интеллект в ЭДО» началась с доклада Гагика Григоряна, руководителя проектов управления стратегического развития, ЮТэйр, «СЭД: как сделать нормативный документ электронным». Эксперт описал электронную модель деятельности организации и рассмотрел стандарты моделирования данной деятельности. Как положительные эффекты моделирования спикер выделил целостность и непротиворечивость описания, выявление «серых зон» в нормативной документации, сокращение времени на ознакомление с процессом, ролью сотрудника в нем, документами по процессу и т.д. Далее спикер акцентировал внимание на нормативных электронных документах как на интерактивных публикациях, которые создают на основе электронной модели деятельности организации.

О внедрении технологии электронных подлинников конструкторской документации (ЭПКД) на базе PLM-платформы предприятия рассказал Кирилл Комиссаров, заместитель генерального директора по инжинирингу, ОКБ Гидропресс. Эксперт подробно описал технологию ЭПКД и перечислил причины перехода. Также он рассмотрел ключевые изменения по отношению к традиционной технологии согласования конструкторской документации (далее – КД) в бумажном виде:

Кадровый ЭДО без финансирования – как это и что получилось? На такой вопрос в своем выступлении ответила Ирина Печёрская, начальник отдела кадрового администрирования, РЭС. Прежде всего, она представила аналитику внедрения ЭКДО и рассказала, что привело к старту проекта. Затем Ирина описала ожидаемый эффект от реализации проекта ЭКДО и поделилась, что уже сделано. Например, собственными силами в 1С:Документооборот компания автоматизировала переписку с другими организациями, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о командировании, о доплатах и надбавках, о работе в выходные дни, о сверхурочной работе), табели учета рабочего времени, заявки на подбор персонала и др. В целом компания стала на 58% быстрее по автоматизированным процессам плюс обеспечила их прозрачность.

Вторая секция «Работа с ЭДО в 2023-2024 годах» началась с КРУГЛОГО СТОЛА «Ключевые вопросы использования и оптимизации ЭДО в компании». Среди спикеров: Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития, ЮТэйр (модератор); Вадим Васильев, заместитель генерального директора по экономике, Карелия Палп; Денис Разумов, руководитель проектов Блока экономики и финансов, Первая грузовая компания; Виталий Слободин, руководитель проекта «ИТ-Платформа ЮЗДО», УК «РОСВОДОКАНАЛ». Участники круглого стола обсудили следующие темы:

Далее в рамках второй секции выступила Виктория Шуваева, руководитель проектного отдела дирекции по персоналу, ОК РУСАЛ. Она представила кейс «Мобильное приложение как инструмент дистанционного взаимодействия с сотрудниками по кадровым вопросам». Спикер описала эволюцию мобильного приложения и показала, как выглядит кабинет сотрудника в приложении сегодня. Затем Виктория рассказала про сценарии взаимодействия с сотрудником по кадровым вопросам: получение справок, подача электронных заявлений, проведение интервью и др. На данный момент мобильное приложение в компании эволюционировало до уровня инструмента, который работник развивает сам, например, предлагает инициативы по развитию Кабинета сотрудника.

Алексан Алексанян, руководитель по автоматизации сервисов и процессов, МТС, рассказал про цифровое партнерское пространство – платформу для взаимодействия с партнерами от регистрации до оплаты. «Партнерское пространство предоставляет универсальные цифровые интерфейсы для отраслевых порталов компании, а также обеспечивает автоматизированный документооборот с ERP для проведения выплат и передачу документов в корпоративный архив», – объяснил спикер. Среди преимуществ такого пространства – его доступность из любой точки мира, сокращение документарной рутины, формирование и подписание документов по клику, а при использовании ПЭП – отсутствие дополнительных расходов за подключение к ЭДО, и многое другое.

Спикеры третьей секции поделились своим опытом улучшения работы системы электронного документооборота в компании.

Владимир Поляков, независимый эксперт, представил рекомендации, как мотивировать контрагентов переходить на ЭДО. В первую очередь, спикер описал проекты ЭДО: электронный архив, исходящий и входящий ЭДО, МЧД. Затем Владимир перечислил трудности, с которыми столкнулись при переходе, и поделился, какие способы мотивации контрагентов наиболее эффективны:

1.     Информирование

2. Взаимовыгодное сотрудничество

3. Прессинг

4. Смешение подходов (1-3).

Как внедрение искусственного интеллекта в ЭДО помогает сэкономить ресурсы и снизить количество рутинных задач, рассказал Рамиль Ахметшин, заместитель главного бухгалтера, Татнефть. Спикер описал архитектуру и последовательность применяемых в компании решений и отметил, с какими задачами справляется ИИ в режиме реального времени. Это, например, проверка наличия реквизитов, автоматическая маршрутизация документа на согласование, связка учетного документа с карточкой электронного документа и многое другое. Далее Рамиль рассмотрел систему мониторинга эффективности применения ЭДО, а также рассказал про интеграцию с АИС Налог-3.

Елена Чаус, главный бухгалтер, Avito, объяснила, как оптимизировать документооборот компании за счет внедрения внутреннего ЭДО. Она рассказала, почему выбрали ЭДО и какие проблемы при этом решали. Затем спикер ответила на вопрос, что выбрать: простую или квалифицированную электронную подпись для внутренних документов. «Необходимо проанализировать списки внутренних документов и выбрать УКЭП для тех, где ПЭП неприменима, соответственно, ПЭП – для всех остальных документов», – пояснила спикер. Также Елена акцентировала внимание на том, что важно начинать внедрение с описания и оптимизации процессов. В завершение своего выступления эксперт перечислила критерии выбора провайдера по УКЭП и рассказала про работу с УКЭП через мобильное приложение.

И завершил форум Виталий Слободин, руководитель проекта «ИТ-Платформа ЮЗДО», УК «РОСВОДОКАНАЛ», с кейсом по внедрению юридически значимого электронного документооборота. Эксперт поделился, как в компании пришли к идее перехода на ЮЗДО, а также описал ход реализации проекта. Помимо этого, Виталий отметил достижения и трудности в реализации проекта, перечислил планы развития проекта и поделился главными выводами. «Проект ЮЗДО получился очень драйвовым, потребовавшим от команды максимум усилий, в том числе в части изучения законодательства. Подобные проекты решаемы только сильной командой!» – подчеркнул спикер.