Надежда Горбунова, ГК «Железно»: «Благодаря автоматизации нам хватает одного сотрудника, который рассчитывает проценты, ведет учет договоров и отражает их в бухгалтерском учете»

Надежда Горбунова, руководитель отдела казначейства Группы компаний «Железно» и спикер Седьмой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», рассказала CFO Russia про автоматизацию учета финансовых инструментов в ERP-системе и поделилась результатами проекта. 

Что стало предпосылками для автоматизации учета финансовых инструментов в ERP-системе вашей компании?

В силу изменений 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве» в июле 2019 года все девелоперы начали жить по-новому. В первую очередь это коснулось оборотных средств и финансирования проектов. Если раньше дольщики перечисляли денежные средства на счета компаний застройщиков, то с введением изменений все дольщики должны были открыть эскроу-счета. Деньги с этих счетов компания могла получить только после ввода дома в эксплуатацию. Поэтому у застройщиков осталось право выбора – строить объекты либо из своих средств, либо из кредитных. При этом важным элементом стал темп продаж, поскольку наполнение эскроу-счетов – одно из условий расчета процентных ставок и стоимости заемного капитала.  В это время все компании начали активно использовать проектное финансирование банков.

Проектное финансирование, как правило, это один объект или очередь строительства – банк привязывает кредитную линию к разрешению на строительство (РнС). К примеру, если наша компания строит 10 домов по отдельным РнС, то будет открыто 10 кредитных линий. Учитывая наш рост, масштабирование бизнеса и выход в новые регионы, количество кредитных линий и количество внутригрупповых займов для старта финансирования новых объектов выросло. На данный момент мы обслуживаем около двухсот договоров.  К тому же изменилась нагрузка для подсчета сложных процентов банка, так как процентная ставка плавающая и зависит от нескольких показателей, которые нужно учитывать при расчете. При этом сроки закрытия периода в управленческом и бухгалтерском учете оставались прежние – 5 дней. Для выполнения этого функционала в столь сжатые сроки необходимо было минимум 3 человека. При том, что после закрытия периода необходимость в таком количестве сотрудников отпадала. Также мы столкнулись со сложностью подбора сотрудников на данную позицию. На рынке труда не было людей, обладающих данной экспертизой, и большинство соискателей, которые ее имели – это уровень заместителя главного бухгалтера или главный бухгалтер. Долю ответственности накладывал еще и факт того, что спецзастройщики проходят обязательный аудит финансовой отчетности и имеют существенный вес заемного капитала в статьях баланса.

Это привело нас к решению автоматизировать данный процесс.  В итоге получилось оставить одного сотрудника, который рассчитывает проценты, ведет полный учет всех договоров и отражает их в бухгалтерском учете.

Для исключения ошибок мы зафиксировали и унифицировали все необходимые данные: статьи затрат, целевой объект учета, статьи ДДС, счет учета. При необходимости данные согласовываются главным бухгалтером и транслируются сразу во все документы и проводки. Также мы сохранили нашу функцию «Казначейство без бумаг»: все сканы договоров находятся в программе, в том числе и расчет процентов с техникой расчета ставки по дням. Это позволяет проходить аудит удаленно.

Алгоритм расчета процентов у нас заложен индивидуально по каждому банку. Поэтому мы легко дорабатываем инструмент под потребности бизнеса.

В какие этапы вы проводили автоматизацию и с какими трудностями столкнулись при этом? Как удалось их преодолеть?

Процесс автоматизации в нашей компании непрерывный: мы постоянно создаем новые инструменты либо кастомизируем существующие. Например, при появлении новых банков и новых условий. В первую очередь мы сделали автоматизацию расчета сложных и простых процентов с формированием всех печатных форм. Это заняло около месяца работы вместе с тестированием. Это был рабочий продукт, полностью закрывший нашу потребность. Конечно, в процессе работы мы его совершенствовали, в том числе дорабатывали под нужды МСФО. 

Следующим этапом стала разработка инструмента переквалификации кредитов и займов на долгосрочные и краткосрочные на основании анализа графиков гашения кредитов, залоговая книга, консолидированный кредитный портфель и расчет доходности финансовых инструментов в группе компаний.

Какой результат от автоматизации финансовых инструментов вы получили?

Результатом автоматизации можно считать:

Какие у вас дальнейшие планы по автоматизации казначейской функции?

Растущая компания постоянно нуждается в новых гибких инструментах работы, поэтому планы по автоматизации у нас значительные. Потребность диктует и рынок, и наши бизнес-процессы. На данный момент у нас автоматизировано большинство функций казначейства, в том числе и специфичных, как автоматический сбор всех подтверждающих первичных документов для целевого финансирования в банк. 

На сегодняшний день есть необходимость системной автоматизации финансов компании не только в границах казначейской функции. Мы создали рабочую группу и анализируем данные по входной информации и необходимых инструментах для всех заинтересованных бизнес-единиц компании. И уже на данный момент обрисован круг разработок, таких как бюджеты различных уровней, контроль ковенант-банка, потребности в финансировании объектов, консолидированный БДДС.

Задать свои вопросы Надежде и узнать больше об опыте ГК «Железно» вы сможете на Седьмой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», которая состоится 24-25 августа 2023 года.

Мария Харитонова

Комментарии