Татьяна Бызова, МФЦ Полюс: «Мобильное приложение включило в цифровое пространство всех сотрудников, учитывая, что у ~70% из них нет доступа к ПК»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022» в номинации «Лучший кадровый ЭДО» – МФЦ Полюс. Татьяна Бызова, руководитель центра сопровождения клиентских сервисов МФЦ Полюс, рассказала CFO Russia, как удалось преодолеть трудности перехода на электронное оформление работы в выходные и праздничные дни, а также поделилась успехами высокой активности пользователей по просмотровым и заявочным сервисам.

Какую часть кадровой документации охватывает проект?

Какие документы было сложней всего перевести в электронный вид и с помощью каких инструментов справились с этими сложностями?

На мой взгляд, самым непростым был переход на электронное оформление работы в выходные и праздничные дни, сверхурочной работы. Заявка формируется всего за несколько дней до события, и чтобы получить результат бизнес-процесса (приказ в электронном виде), необходимо собрать согласия работников и пройти длинный процесс согласования. За счет высокого процента сотрудников, подключенных к ЭКДО и имеющих ЭП (по состоянию на октябрь по группе компаний охват ЭКДО – 94%, УНЭП – 87%), а также сохранения только ключевых участников согласования привлечения мы достигли запланированного результата.

Как вы готовили сотрудников к переходу на кадровый ЭДО?

ГК Полюс принимала участие в эксперименте Министерства труда РФ по переходу на электронный кадровый документооборот. Стало понятно, что компания идет в цифру. В этот период началась активная работа МФЦ, HR бизнес-партнеров и руководителей подразделений бизнес-единиц по подключению работников к ЭКДО и выпуску УНЭП: подписывались первые командировки, постепенно запускались и приживались новые сервисы для работников. Лидеры изменений продуктовой команды на местах показывали работникам, какие преимущества дает переход на кадровый ЭДО: простота и удобство использования, обеспечение удаленного доступа к сервисам 24/7, исключение необходимости очного обращения в ОЦО.

Какие эффекты вы уже наблюдаете от проекта? Есть ли какие-либо дальнейшие планы по совершенствованию кадрового ЭДО?

В первую очередь это снижение нагрузки на фронт- и бэк-офис и высвобождение сотрудников для реализации более экспертных задач. Разработка мобильного приложения позволила нам включить в цифровое пространство всех сотрудников компании (около 70% сотрудников компании не имеют доступа к ПК).

Помимо этого, мы измеряем эффекты активностью пользователей по просмотровым и заявочным сервисам. В этой части мы двигаемся очень уверенно. Для примера – количество просмотров расчётного листа за полгода после запуска достигло 125 000. Это колоссальное снижение нагрузки руководителей подразделений бизнес-единиц, так как ранее они самостоятельно выдавали бумажные расчетные листы. Что касается заявочных сервисов, например, оформление служебной командировки, его приживаемость (оформление через Личный кабинет) ежемесячно растет и по состоянию на октябрь составляет 94%. Похожие значения у сервиса «Оформление материальной помощи» – 82% заявлений оформлено электронно.

Мы рассматриваем новые инициативы по переводу кадровых документов в электронный вид. Например, оформление трудового договора и допсоглашений к нему, планирование и перенос графика отпусков, а также введение электронных листов ознакомления с приказами.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022» важно для вашей компании?

МФЦ Полюс занимает активную и открытую позицию в профессиональном сообществе, регулярно участвуя в конкурсах и премиях, организовывая и являясь участником референс-визитов, бизнес-завтраков. Цифровизация и расширение ЭДО – приоритетные направления развития компании, поэтому в конкурсах, связанных с ЭДО, мы участвуем ежегодно для анализа и оценки собственной работы, для взаимодействия и обмена опытом с другими компаниями. Над этим проектом работала сборная продуктовая команда из ИТ-специалистов «Полюс Диджитал», экспертов МФЦ и лидеров изменений в бизнес-единицах. Участие и победа в конкурсе CFO Russia – большая ценность для нас как результат командной работы и признание наших достижений профессиональным сообществом.

Мария Кириченко

Комментарии