Ольга Бойко, «Губернские аптеки»: «Хотим получить экспертную оценку и подтвердить, что мы в тренде общероссийского развития ЭДО»

Представляем конкурсанта Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2019». Ольга Бойко – руководитель департамента управление делами АО «Губернские аптеки». В этом материале она рассказывает об электронном документообороте в компании и участии в конкурсе.

Когда началось внедрение ЭДО в вашей компании?

В декабре 2018 года и завершилось в июле 2019 года.

Каковы были цели перехода на ЭДО?

Оптимизация процесса обработки документов в СЭД (ОРД, писем, договоров, служебных записок), а также обеспечение быстрого поиска документов. АО «Губернские аптеки» находится на этапе экстенсивного роста (в 2018 году открыто 38 новых СП, за 9 месяцев 2019 36 – новых СП, до конца 2019 года еще планируется открыть новые СП). Внедрение нашего проекта позволило вести документооборот на предприятии без расширения штата сотрудников в отделах, занимающихся обработкой документации.

Таких результатов удалось достичь за счет следующих инструментов: интеграции между двумя ПО «Логика СЭД» и «1:С Бухгалтерия», автоматизации процесса оценки и контроля благонадежности контрагентов; штрихкодирования документов и прочих удобных опций для пользователей.

Сталкивались ли вы с какими-либо трудностями при внедрении ЭДО?

Основная сложность – невозможность учета всех нюансов внедрения нового программного продукта при формировании технического задания. Поэтому на стадии его внедрения одновременно дорабатывали СЭД с оформлением дополнительного соглашения к основному договору. Это потребовало дополнительных трудозатрат и инвестиций в проект – возник риск срыва запланированных сроков внедрения ЭДО. Приходилось работать в выходные и праздничные дни, в том числе в новогодние каникулы, так как целью было максимально быстро и качественно внедрить СЭД. Существенную помощь оказал разработчик ПО.

На стадии опытно-промышленной эксплуатации столкнулись с непринятием проекта пользователями СЭД. Большинство людей устроено так, что новое всегда воспринимают «в штыки». Поэтому подсознание сотрудников нужно было аккуратно и быстро «поменять». Но такую реакцию пользователей мы учитывали как возможный риск при планировании проекта. Поэтому заблаговременно начали рекламную кампанию по внедрению новой СЭД. Мы проводили презентации с акцентом на преимущества «Логика СЭД». В период внедрения проекта мы подготовили обучающие видеоролики по базам данных и разместили их на корпоративном портале. Также проводили очные обучения по СЭД. Чтобы не вызвать негативную реакцию у руководителей структурных подразделений аптечной сети, а также, чтобы пользователи максимально быстро привыкли к новой СЭД и поняли ее возможности и преимущества, сотрудники отдела ДОУ (документационное обеспечение управления – прим. ред.) подключались через программу удаленного доступа к каждому пользователю и индивидуально проводили обучение.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2019» важно для вашей компании?

Прежде всего, участие в подобных мероприятиях – это обмен опытом. Мы считаем проект «Логика СЭД» успешным и перспективным для дальнейшего развития и готовы поделиться полученным опытом. На конкурсе хотим получить экспертную оценку и подтвердить, что деятельность предприятия в части внутреннего документооборота в тренде общероссийского развития ЭДО. А также повысить статус и значимость внутреннего ЭДО среди внутренних пользователей СЭД.

Мария Кириченко