Элина Бойченко, «Металлоинвест»: «Мы ведем работы по трем направлениям: стабилизация бизнес-процессов, развитие новых услуг и внедрение инновационных технологических решений»

Мы представляем победителей Конкурса и премии «Лучший ОЦО России и СНГ 2017». Элина Бойченко, Управляющий директор «Металлоинвест корпоративный сервис», одержала победу в номинации «Лучший запуск ОЦО». За год сотрудникам компании удалось достичь высоких результатов, в частности перевести в ОЦО многие функции, параллельно проводя реинжиниринг бизнес-процессов, а также выстроить систему электронного документооборота на новой платформе. Об опыте работы общего центра обслуживания компании и впечатлениях от участия в конкурсе вы узнаете в этом материале.

Насколько неожиданной для вас была победа в номинации «Лучший запуск ОЦО»?

Мне кажется, для любого участника подобного рода профессиональных конкурсов награда не может быть ожидаемой. Я считаю, что CFO Russia — самая масштабная площадка, где тебя оценивают по заслугам коллеги — лидеры ведущих ОЦО России.

Поэтому мы были счастливы, узнав о победе в номинации «Лучший запуск ОЦО». Уверенность в себе была, потому что мы понимаем, сколько есть на рынке ОЦО, какие функции в них выведены и с какой производительностью они работают. И мы действительно старались, шли за первым местом и, в первую очередь, за признанием коллег на российском рынке.

Но все-таки, никогда ты не можешь быть уверенным до конца, как тебя оценит жюри.

На церемонии награждения вы сказали, что жюри сначала вам не поверило, что вы действительно столь многого достигли всего за год работы. Это было действительно так. Какими из достижений 2017 года — первого года работы ОЦО — вы наиболее гордитесь?

Если бы я еще лет 5 назад была в жюри, я бы тоже не поверила, что за год можно достичь таких результатов.

Прежде всего, мы гордимся тем, что работали над созданием центра единой командой профессионалов — это был симбиоз бизнес-экспертизы и методологии ОЦО. Большую роль сыграла автоматизация и диджитализация процессов, а также желание реализовать всё быстро и при этом качественно.

Перевод функций в общий центр обслуживания с реинжинирингом бизнес-процессов — самый большой результат, который выразился в снижении затрат на функцию и сокращении численности.

Еще одно наше достижение — это усовершенствованный электронный документооборот. Теперь большое количество документов передается посредством скан-образов, сформирован электронный архив документов, осуществлена привязка скан образа документа к транзакции в системе. Также мы за год существенно сократили количество точек приема документов — фронт-офисов. Автоматизировали систему учета рабочего времени, внедрили и роботизировали контроль над выработкой и производительностью.

Надо было переучиваться, выходить из зоны комфорта и стараться работать по-новому. Самое главное, мы вместе захотели меняться — это самое большое достижение.

Вы сами работаете в сфере ОЦО в разных компаниях уже много лет. Есть ли российские и международные центры обслуживания, которые для вас — ориентир в работе?

Наша отрасль еще молодая, ОЦО в России чуть более 10 лет и крупных инновационных центров достаточно мало. Именно поэтому, так важна здоровая конкуренция и соперничество за эффективность. Одно дело — когда ты «плывешь при полном штиле», расслабленно и с хорошей «погодой», другое — когда тебе необходимо «соревноваться», и настоящих профессионалов подобные соревнования заставляют выходить из зоны комфорта.

Европейские центры ушли далеко вперед, поэтому у меня есть большое желание ознакомиться с опытом построения настоящего Global Digital business service и внедрять этот опыт в «Металлоинвесте».

Расскажите подробнее, как вы восприняли победу в номинации «Лучший запуск ОЦО».

Существует материальная и нематериальная мотивация. И мы давно среди профессионалов говорим, что иногда не так важны материальные блага для сотрудников, как само признание. Уважение внутри компании дорогого стоит. А на рынке — в несколько раз дороже. Поэтому, конечно, моя команда испытывала гордость и счастье, получив награду.

Можно ли в одном предложении сказать, в чем секрет успеха вашего ОЦО?

В одном сложно. Успех в молодости, командном духе сотрудников! В амбициозности поставленных целей и профессионализме ключевых руководителей.

Кроме того, я считаю, что секрет нашего успеха — вера руководства в команду, которая занимается ОЦО. Не буду кривить душой: мы преодолели много трудностей. Убеждали друг друга, вступали в конфликт, расходились во мнениях, потом мирились и снова убеждали. Порой понимали, что мы не совсем правы и прибегали к изменениям. В полной мере применяли agile-подход.

Но все же мы вышли на финишную прямую и достигли колоссального успеха, потому что наша команда со стороны ОЦО и бизнеса — это единая команда.

Можете выделить ключевые направления вашей работы на 2018 год? Что будет для вас приоритетом в этом году?

Нам необходимо стабилизировать процессы, которые уже переданы в ОЦО. Это важно, поскольку одно дело — прорыв, а другое — стабильная работа, система контролей и качества.

Кроме того, мы развиваем наш перечень услуг. Самый крупный, интересный и сложный для меня одновременно, новый даже на рынке, — блок службы экономической безопасности.

Эволюционный шаг, который мы совершаем, — интегрированный бизнес-сервис. Мы смотрим, что уже переведено в ОЦО, эффективно ли работают эти функции, и устанавливаем сквозные процессные KPI, process mining. Мы достигаем этих показателей и думаем, что еще можно предложить бизнесу для того, чтобы сократить время и затраты на обслуживание процесса.

Из интересных проектов мы выполняем администрирование закупочной деятельности и видим, что следом за ней можно брать определенную функцию канцелярии и работать с контрагентами напрямую. Также смотрим, как можно автоматизировать этот процесс посредством связей и работы по электронной почте с нашими клиентами.

Я могу долго говорить о нашем ОЦО, но если вкратце, то мы ведем работы по трем направлениям: стабилизация бизнес-процессов, развитие новых услуг и внедрение инновационных технологических решений.

Что бы Вы посоветовали коллегам, которые только думают об участии в конкурсе на будущий год, но боятся не победить?

Не надо бояться не победить, не надо программировать себя заранее на неудачу. Надо верить только в победу. Ведь участие в конкурсе ОЦО позволяет заявить о себе. Мы хотим смотреть на молодых членов команды и с удовольствием будем делиться своими наработками, опытом и всем, чем необходимо, для того чтобы развивать отрасль общих центров обслуживания в России.

Я считаю, что победить в номинации трудно, но тем и отраднее, тем победа и приз более ценны. Поэтому всегда надо стремиться к победе. Если не победишь в номинации «Лучший запуск» — есть возможность победить в других номинациях. Площадка CFO Russia предоставляет такие возможности. Пожелаю только верить в себя и не бояться брать на себя ответственность. Только с верой в победу можно достичь высоких результатов!

Юлия Сильченко

Комментарии