Ирина Денисова, ЦО «Эксперт»: «Мы повысили оперативность и достоверность предоставляемой отчетности»

Ирина Денисова, генеральный директор ЦО «Эксперт» и спикер Семнадцатой конференции «Общие центры обслуживания — Саммит руководителей», рассказала CFO Russia о централизации функции корпоративных финансов.

Когда в РКС было принято решение о централизации функции корпоративных финансов в ЦО «Эксперт»? Что стало причиной этого решения?

Идея о централизации функции корпоративных финансов появилась в 2014 году в процессе работы над проектом по централизации бухгалтерских и казначейских функций. Именно тогда возникла необходимость повышения эффективности процессов работы с банками в группе. Одной из основных задач было: организовать эффективное сопровождение процесса установления лимитов и получения кредитов путем своевременной подготовки всех необходимых документов.

Кроме того, необходимо было максимально эффективно выстроить трудоемкий и рутинный процесс по подготовке документов и предоставлению в кредитные учреждения информации, отчетности, корпоративных документов и т. п.

Передача функций по сопровождению данного этапа «обещала» группе:

• сокращение затрат на персонал и организацию рабочих мест специалистов на предприятиях;

• сокращение сроков на подготовку необходимой информации, отчетности и пакетов документов;

• единообразие предоставления информации и отчетности;

• соблюдение корпоративных процедур, в части информационной безопасности компаний и группы компаний в целом.

Кто входил в проектную команду?

В основном в неё вошли сотрудники головной компании. В качестве экспертов привлекались сотрудники из регионов.

С какими сложностями вам пришлось столкнуться при централизации функции корпоративных финансов в ЦО?

Их было несколько. Первая — слабая осведомленность исполнителей/носителей информации в бизнесе, что порождало их недоверие и как следствие сопротивление. Чтобы преодолеть эту сложность, мы развернули кампанию по ознакомлению специалистов бизнеса на местах с регламентами и инструкциями до начала обслуживания. Для этого мы проводили презентации и видео-селекторы с участием нефинансовых служб в регионах. Клиентоориентированный подход и тесное взаимодействие на всех уровнях со временем убедило представителей бизнеса в правильности принятого решения.

Вторая сложность — нахождение бизнеса, ЦО «Эксперт» и кредитных учреждений в разных часовых поясах. Для ее преодоления мы установили гибкие графики работы кураторов.

Третья сложность — отсутствие наработанной информационной базы. Для решения этой проблемы мы сформировали базы знаний по каждой компании. В них размещается информации, к которой имеют свободный доступ все пользователи.

Какой эффект получила компания, централизовав функцию корпоративных финансов?

Мы выполнили основную поставленную перед нами задачу — эффективное сопровождение процесса установление лимитов и получения кредитов путем своевременной подготовки всех необходимых документов.

Полученный эффект был ожидаем — сокращение затрат на предприятиях, повышение оперативности, независимости и достоверности предоставляемой отчетности и информации руководству компаний, корпоративному центру и кредитным учреждениям.

Также, мы провели аудит функций, осуществляемых финансовыми подразделениями бизнеса, и передали непрофильные в центры финансовой ответственности на предприятиях.

Задать свои вопросы Ирине и узнать больше об опыте ЦО «Эксперт» вы сможете на Семнадцатой конференции «Общие центры обслуживания — Саммит руководителей», которая пройдет 22–23 марта 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии