Елена Казимирук: «Старайтесь не заполнять свой рабочий день встречами более, чем на 40%»

Елена Казимирук, финансовый директор компании «Спиракс-Сарко Инжиниринг» и спикер конференции «Эффективное управление ликвидностью и оборотным капиталом», рассказала CFO-Russia.ru о правилах эффективного управления временем.

Каковы основные правила управления временем финансового директора?

Я думаю, что правила управления временем финансового директора по большому счету не отличаются от методов, используемых другими руководителями компании. Другой вопрос — насколько они эффективны для конкретного человека.

Тайм-менеджмент состоит не в том, чтобы успевать всё на свете, а в том, чтобы иметь достаточно времени для реализации идей, проектов и задач, которые важны для Вас, как в профессиональной, так и в личной сферах жизни. Универсальных систем, подходящих всем без исключения, не существует. Это должна быть система, удобная лично Вам. Будь то списки дел, использование тех или иных программных продуктов или устройств — все индивидуально. Экспериментируйте и внедряйте то, что подходит именно Вам.

Существует ряд правил, соблюдение которых поможет заметно повысить личную эффективность на рабочем месте:

• проверяйте электронную почту несколько раз в день, в остальное время закрывайте Outlook или иные используемые программы;
• отключите всплывающие уведомления и значок о наличии непрочитанных писем (как в ноутбуке, так и на смартфоне);
• регулярно разбирайте папки с входящими электронными письмами с тем, чтобы в них не было непрочитанных писем (ситуация идеальная, но вполне реалистичная!);
• старайтесь не заполнять свой рабочий день встречами более, чем на 40% и т. д.

Что такое прокрастинация? Какие методы борьбы с ней наиболее эффективны?

Как гласит определение, прокрастинация — это склонность к откладыванию даже важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам.

Принимает это явление различные формы: вера в то, что небольшое откладывание дел безобидно; надежда на то, что проблема каким-то образом разрешится сама; занятие чем-то другим (естественно, очень важным) вместо решения текущей задачи; недооценка требуемых для решения задачи ресурсов и т. д. Причины прокрастинации бывают разные, одна из них — нескончаемый объем работы, без которого, увы, представить жизнь современного руководителя затруднительно.

«Борьба» с прокрастинацией включает в себя применение методик приоритезации задач и управления целями, а также планирование и реалистичное распределение времени, с учетом естественной потребности человека на сон и отдых.

Какие современные технологии помогают превратить тайм-менеджмент в рабочий инструмент? Как их использовать наиболее эффективно?

С моей точки зрения, самый эффективный, доступный и до некоторой степени безграничный инструмент для внедрения тайм-менеджмента на практике — это MS Outlook. Такие функциональные возможности как планирование встреч, постановка задач, как себе, так и другим сотрудникам, анкетирование и многое другое позволяет максимально упростить процессы планирования и контроля. По теме внедрения тайм-менеджмента в Outlook написано не мало книг, так что, при желании, процесс настройки не займет много времени.

Кроме того, в настоящий момент рынок предлагает массу продуктов, таких как OneNote, OmniFocus, Evernote, DropBox и т. д., позволяющих подобрать именно тот инструмент, который будет удобен и эффективен именно для Вас.

Узнать больше об опыте компании «Спиракс-Сарко Инжиниринг» и задать собственные вопросы Елене вы сможете на конференции «Эффективное управление ликвидностью и оборотным капиталом», которая состоится 1 декабря 2017 года.

Экзархо Ирина