Отчет о втором форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (1 день)

29—30 октября 2015 года портал CFO-Russia.ru, при поддержке Клуба финансовых директоров, провел второй форум «Внутренний и внешний электронный документооборот». На мероприятии выступили более 25 финансовых директоров, руководителей ИТ-отделов и экспертов в области финансов и использования электронного документооборота. Представляем вашему вниманию отчет о первом дне форума.

Первым выступил Дмитрий Капралов, начальник управления архитектуры и анализа систем учета ОЦО Централизованная бухгалтерия «Т Плюс», с докладом «Создание корпоративного сервиса ЮЗДО в Т ПЛЮС ГРУПП». Он рассказал о юридически значимом документообороте (ЮЗДО) с точки зрения бизнеса; раскрыл предпосылки создания сервиса ЮЗДО; описал задачи сервиса ЮЗДО и этапы его организации:

1. «предварительный анализ работы компании с контрагентами;
2. расчет экономического эффекта при взаимодействии в рамках ЮЗДО;
3. приказ генерального директора компании о создании Рабочей группы;
4. решение задач в рамках Рабочей группы:
5. регламент ЮЗДО;
6. определение номенклатуры документов ЮЗДО;
7. выбор и заключение централизованных договоров с операторами ЮЗДО;
8. интеграция с Корпоративными информационными системами;
9. формула определения экономической эффективности ЮЗДО;
10. создание по итогам работы Рабочей группы Комитета развития ЮЗДО:
11. стратегия развития ЮЗДО;
12. изменение существующих внутренних регламентов документооборота;
13. решение правовых вопросов при работе с контрагентами в рамках ЮЗДО».

А также спикер представил результаты, полученные после создания корпоративного сервиса юридически-значимого документооборота.

Следующим выступил модератор первого дня Александр Мехришвили, директор по стратегическому развитию и IT в »Росинтер Ресторантс Холдинг», с докладом «Основные сложности при внедрении ЭДО и ожидаемый эффект: как оценить эффективность проекта?». Спикер описал этапы внедрения ЭДО (инициация проекта, внедрение, эксплуатация решения); показал сложности каждого этапа и как их можно преодолеть; а также рассказал, как оценить эффективность проекта, и что определяет ценность решения.

«Для начала определите ваш ключевой фактор успеха. Для нас им стала свобода действий. Сотрудники, которые согласовывают и подписывают документы, делают это очень часто вне офиса, находясь „в полях“. Они ездят в рестораны. Они должны находиться там. Они должны смотреть, как обслуживают гостей, а не сидеть в офисе. Поэтому для нас важно использовать решение, доступное откуда угодно (смартфон, ноутбук, планшет). Подумайте, что это для вас? Возможно, это будет удовлетворение сотрудников. Они будут приходить на работу и думать: „Как же здорово! Мне не нужно бегать за этой бумажкой. Я нажму эту кнопочку, и все будет замечательно!“».

Об электронной подписи в кадровом делопроизводстве рассказала Наталья Калашникова, руководитель проектов в HILTI Distribution ltd. Спикер представила краткий обзор действующего законодательства; рассказала о существующих рисках при использовании электронной подписи; и поделилась опытом компании при подготовке к использованию ЭП для кадровых документов.

«Зачем нам ЭП для кадровых документов? Мы сократили издержки (логистику, время работы специалиста); наладили коммуникацию в режиме „on-line“; упростили порядок взаимодействия работника и работодателя. Сейчас мы не тратим время на архивацию документов; и, конечно же, вышли на качественно новый уровень бренда работодателя».

После выступления спикеров состоялась панельная дискуссия, участники которой обсудили риски проектов перехода на внешний и внутренний электронный документооборот и пути их предотвращения. В обсуждении приняли участие Артемий Гвоздев, менеджер бизнес-приложений отдела ИТ FERRERO в странах СНГ; Ольга Непли, главный бухгалтер HOFF; Татьяна Семенихина, главный бухгалтер АШАН Россия; Мария Грошева, руководитель управления операционной поддержки бизнеса НТС Градиент; Александр Макар, директор по ИТ в »Единая Европа — С. Б. ИЛЬ-ДЕ БОТЭ»; и Светлана Тупицына, финансовый директор НИКАМЕД.

Вторую секцию открыла Анна Климова, руководитель отдела по соблюдению финансового законодательства РФ в Procter and Gamble, докладом «Как правильно сформулировать требования перехода на ЭДО?». Спикер рассказала, каким образом провести подготовку к переходу на ЭДО; представила подготовительные шаги, на которые нужно выделить ресурсы; и поделилась опытом повышения гарантий успеха внедрения.

«Следующий шаг — создание карты документопотоков, которая включает:

• перечень документопотоков E2E в компании;
• перечень документируемых бизнес-операций;
• типы документов, участвующие в потоках;
• количество документов определенного типа в потоке;
• субъекты в потоке;
• шаги потока;
• временные параметры потока;
• ресурсоемкость потока;
• ЭДО — ограничения потока;
• уровень отклонений в потоке;
• наличие заказчика перевода потока в ЭДО».

Следующей выступила Любовь Брызгалова, заместитель руководителя юридического управления Vi, с докладом «Эволюция бизнес-процессов при переводе на электронную подпись». Спикер поделилась опытом работы в едином программном пространстве с участниками рекламного рынка с помощью корпоративной программы VIMB; рассказала об адаптация VIMB под требования ЭДО; представила трудности при внедрении ЭДО и в процессе работы; и описала дополнительные опции электронного документооборота.

«Технологическое решение позволяет Vi и нашим контрагентам:

• отслеживать жизненный цикл документов на каждом этапе;
• производить процедуру визирования (в ViMB для каждого клиента существует возможность настройки своего уникального графа визирования и жизненного цикла документа);
• подписывать документы нажатием всего лишь одной кнопки (в том числе и массово);
• осуществлять быстрый поиск и выгрузку документов для предоставления их в налоговые органы по запросу;
• хранить документы в электронном архиве».

Доклад «Опыт ГК Соллерс: использование системы документооборота как основы для создания единого интеграционного решения по управлению командировками компании» представил Виктор Гудков, руководитель направления электронного документооборота в ГК »Соллерс». Он презентовал проблемы командировочного процесса; рассказал о предпосылках для автоматизации (изменения в законодательстве в 2015 году в оформлении командировок; взаимосвязь информации из процессов бюджетирования, согласования и отчетности по командировкам; централизация части функций обеспечения командировочного процесса в «Соллерс»). Спикер поделился опытом выбора решения для автоматизации; описал архитектуру решения; и представил результаты автоматизации командировочного процесса.

«В результате внедрения были выделены сервисные функции ряда подразделений в командировочном процессе; повысилась точность бюджетирования командировочных расходов. У нас появился оперативный контроль лимитов на командировочные расходы. Мы сократили сроки согласования командировок c дней до 15 минут, и снизили трудозатраты сотрудников на организацию и оформление командировок».

После обеда, во время которого участники конференции могли пообщаться в неформальной атмосфере, выступила Вера Борисова, директор по налоговым вопросам в »Хьюлетт-Паккард» по России и СНГ. Она представила доклад «Представление электронных документов в ходе камеральной или выездной налоговой проверки». Спикер рассказала о представлении электронных документов в ходе камеральной и выездной налоговых проверок; а также показала «плюсы» и нюансы электронного документооборота.

«Плюсы ЭДО:

• уменьшение материальных издержек на бумагу, копировальную технику, расходные материалы и пр.;
• сокращение затрат на доставку бумажных документов;
• сокращение потребности в дополнительном персонале;
• снижение расходов и экономия пространства для хранения документов;
• улучшение взаимодействия: упрощение и сокращение времени на формирование комплекта документов;
• сокращение времени проверки со стороны налоговой инспекции;
• возможность в режиме онлайн получать карточку лицевого счета для сверок.

Но нельзя забывать о следующих нюансах:

• Должно быть установлено ПО авторизованного провайдера и открыты каналы обмена с инспекцией.
• Необходимо учесть параметры интернет подключения (на практике: система безопасности корпоративной сети может препятствовать обмену в ввиду технических ограничений и настроек безопасности; решение — отдельное „открытое“ подключение к сети интернет).
• Электронная подпись обновляется ежегодно.
• Согласно п. 5.1 ст. 23 НК РФ в течении 6 дней с даты отправки требования по ТКС необходимо подтвердить его получение, отправив квитанцию о приеме (течение срока на представление ответа начинается на следующий день после получения требования)».

Об использовании электронных документов в качестве доказательства в суде рассказал Виктор Рассохин, управляющий партнер компании «Частное право». Он представил нужные для этого статьи Арбитражного процессуального кодекса РФ и Гражданского процессуального кодекса РФ; показал доказательственную силу электронного документа; привел примеры доказывание действительности и недействительности ЭЦП; и особое внимание спикер уделил случаям, когда можно возложить ответственность на банк.

«Доказывание недействительности ЭЦП

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 14.05.2015 N Ф05-5203/2015 по делу N А40-100533/2014 ООО „Серебряная нить Лтд“ vs. ЗАО „Солид Банк“. Списание при отсутствии распоряжении владельца счета.

Суд отказал в иске:

• истец не проявил должную степень заботливости и осмотрительности при обеспечении исключения доступа посторонних лиц к электронно-цифровым подписям и требованиям информационной безопасности,
• нет доказательств того, что истец письменно уведомлял Банк о компрометации ключа клиента.
• ЭЦП прошла проверку в автоматизированном режиме и является корректной».

Обзор существующей арбитражной практики в области ЭДО представила Мария Свинцова, юрисконсульт «Спиракс-Сарко Инжиниринг». Спикер рассказала, что «обязанность юридических лиц предоставлять информацию государственным органам в электронном виде не может рассматриваться как чрезмерное обременение и нарушение конституционных прав. Данные требования обусловлены доступностью и развитием компьютерных технологий, упрощающих и ускоряющих обработку входящей информации».

«Правовые статусы электронных документов и электронных писем/файлов не равнозначны. Электронный документ должен содержать электронную подпись для подтверждения воли и волеизъявления конкретного лица», — поделилась Мария.

О налоговых рисках при ЭДО и способах их минимизации рассказал Владимир Донченко, налоговый менеджер «Пост Модерн Текнолоджи», кроме того он показал актуальную судебную практику по этому вопросу.

«Главная процедура для минимизации налоговых рисков — „должная осмотрительность“:

• проверка полномочий;
• проверка личности;
• „очное“ и „бумажное“ подписание важных/особо крупных по суммам документов;
• детальная проработка документооборота по ЭДО в договоре;
• внимание к содержанию закрывающих документов, „ручная“ доработка по необходимости».

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите по электронной почте events@cfo-russia.ru

Отчет о втором дне конференции

Фотоотчет

Текст: Ирина Экзархо

Фото: Тэодолус Сунарджая

Комментарии