Юлия Савенко, NOVABEV GROUP: Синхронизация финансов и логистики в эпоху СПОТ: новые вызовы и практические решения

В последние годы взаимодействие финансовых и транспортных систем вышло на принципиально новый уровень. Если ранее логистика и финансы двигались в едином курсе, преимущественно реагируя на внешние изменения, то сегодня мы наблюдаем кардинальную трансформацию: требуется не просто совместное существование, а глубокая синхронизация процессов.

Я хотела бы поделиться нашим практическим опытом адаптации к новым условиям и обозначить ключевые зоны, требующие пристального внимания со стороны финансовых служб.

Наш импортный контур охватывает более 70 брендов и свыше 20 стран, включая как дружественные, так и недружественные юрисдикции. Столь значительный масштаб поставок обязывает нас постоянно совершенствовать механизмы управления, чтобы нивелировать риски, возникающие на стыке логистических и финансовых потоков.

Основные вызовы современного этапа

Прежде всего, следует отметить, что текущая внешнеэкономическая ситуация создаёт дополнительные сложности как для экспортных, так и для импортных операций.

Традиционные логистические и расчётные механизмы претерпели существенные изменения, что отражается на сроках и организации поставок.

Одновременно сохраняется влияние различных внешних и внутренних факторов, включая изменения условий регулирования и общую динамику рынка. Дополнительные вызовы могут возникать в связи с валютными колебаниями и временными разрывами в проведении платежей, что, в свою очередь, влияет на сроки осуществления отдельных операций.

Все эти обстоятельства формируют реальность, в которой мы ищем новые подходы к управлению.

Когда работа финансового и логистического блоков не синхронизирована, последствия становятся ощутимыми практически мгновенно. Это выражается в задержках грузов на таможне из-за несвоевременных платежей, в штрафах за простой автотранспорта, контейнеров и вагонов, а также в вынужденном изменении маршрутов, что ведёт к удорожанию поставок. Кроме того, подобные сбои негативно сказываются на репутации компании в глазах долгосрочных и надёжных партнёров.

Именно поэтому мы считаем, что синхронизация действий всех подразделений становится критически важной для сохранения эффективности бизнеса.

Система СПОТ

В данном контексте хотелось бы подробнее остановиться на системе СПОТ (Система подтверждения ожидания поставки товаров), которая представляет собой механизм предварительного уведомления о поставках в рамках Евразийского экономического союза (Армения, Казахстан, Беларусь; для Республики Беларусь с 1 ноября).

Основная цель этого нововведения – контроль уплаты косвенных налогов (НДС и акцизов) и борьба с «серым» транзитом. Раньше, например, при поставке коньяка из Армении машина беспрепятственно пересекала границу, прибывала на наш склад, и только после этого мы уплачивали акциз и списывали НДС. Теперь же алгоритм принципиально изменился: мы обязаны заблаговременно подать ДОПП (документ о предстоящей поставке) через личный кабинет ФНС, указав полные данные о товаре, стоимости, номере транспортного средства и даже фамилии водителя. Затем мы рассчитываем сумму НДС и перечисляем её в качестве авансового платежа до момента пересечения границы. После успешного списания система генерирует QR-код, который предъявляется на погранпереходе; при отсутствии кода или статусе «Не обеспечен» пропуск груза запрещается. По прибытии товара на склад мы закрываем импортную процедуру, уплачивая акциз, – в этой части порядок не изменился.

Внедрение системы СПОТ создаёт для компаний несколько категорий вызовов.

Прежде всего, изменения затрагивают финансовую и организационную составляющие работы, в том числе требуют более внимательного планирования денежных потоков и сроков проведения операций.

Дополнительные сложности могут возникать на логистическом и административном уровнях, поскольку отдельные процедуры требуют предварительного оформления и соблюдения установленных требований. Это повышает чувствительность процесса к возможным неточностям и изменениям исходных данных.

Кроме того, сохраняются определённые вопросы, связанные с информационным взаимодействием между используемыми системами и необходимостью заранее планировать отдельные этапы поставок. В совокупности это требует большей координации и увеличивает временные издержки при организации операций.

Пути оптимизации работы с системой

Для эффективного преодоления этих вызовов мы видим для рынка комплекс решений, который возможно реализовать в любой компании.

Во-первых, это автоматизация: интеграция учётной системы компании с платформой СПОТ для автоматической подачи ДОПП, что минимизирует ручной труд и снижает вероятность ошибок. Во-вторых, необходимо тщательное планирование и резервирование средств под авансовые платежи на стадии формирования графика поставок. В-третьих, обучение персонала – как сотрудников ВЭД, так и бухгалтерии – правилам работы с новым инструментом. И, наконец, чёткая координация между отделами: логистика своевременно передаёт информацию о предстоящих отгрузках, а финансовый блок заблаговременно готовит платёжные поручения.

Только при таком подходе система СПОТ становится не препятствием, а инструментом повышения дисциплины и прозрачности.

Наглядно изменения можно представить в виде сравнения ключевых параметров:

Как видно из таблицы, переход к новому порядку требует более тесного взаимодействия, однако открывает и новые возможности для управления рисками.

При корректной организации процессов мы уже наблюдаем конкретные положительные результаты.

Сокращение времени на оформление документов достигает 30–40%, что значительно ускоряет весь цикл поставки. Кроме того, снижаются риски штрафов и задержек на границе, поскольку груз уже включён в государственную систему отслеживания. Благодаря тому, что обязательства по НДС исполняются заранее, планирование денежных потоков становится более точным и предсказуемым. Параллельно повышается доверие со стороны как партнёров, так и регуляторов, что укрепляет репутацию компании как надёжного импортёра.

Подводя итог, хочу подчеркнуть, что ключевыми факторами успеха в новых условиях становятся обучение персонала, обеспечение грамотного документооборота и своевременная подача всех данных. Важно, чтобы все вовлечённые функции – бухгалтерия, отдел внешнеэкономической деятельности и логистика – действовали как единый механизм. Именно синхронизация усилий позволяет не только избежать сбоев, но и превратить требования регулятора в дополнительный ресурс для повышения эффективности всей цепочки поставок.

Юлия Савенко, директор по импортной логистике, NOVABEV GROUP