Дарья Музанкова, Группа «Лента»: «Частая проблема – невозможность работодателя доказать в суде юридическую значимость конкретного документа»

Дарья Музанкова, менеджер проекта общих центров обслуживания, Группа «Лента», и спикер Двадцать пятого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia обзором актуальной судебной практики по вопросам использования КЭДО.

Какие споры сегодня чаще всего возникают в судах из-за использования КЭДО и какие аргументы обычно становятся решающими для суда?

Чаще всего споры связаны с увольнением, дисциплинарными взысканиями, ознакомлением работников с локальными актами, приказами и уведомлениями, а также с подачей заявлений через КЭДО, например, на отпуск или увольнение.

Для суда решающим обычно становится не сам факт использования электронной системы, а то, может ли работодатель доказать, что документ действительно был направлен, подписан конкретным сотрудником, не изменялся после подписания, а сама процедура соответствовала требованиям трудового законодательства. Если эта цепочка доказательств выстроена, позиция работодателя значительно усиливается.

В каких случаях суды признают электронные документы, подписанные в КЭДО, юридически значимыми, а в каких – нет?

Суды, как правило, признают такие документы юридически значимыми, если у работодателя корректно оформлен порядок КЭДО, определены виды электронной подписи, работник подключен к системе надлежащим образом, а сама система позволяет установить, кто именно подписал документ и когда это произошло.

Проблемы возникают тогда, когда невозможно подтвердить авторство подписи, отсутствуют логи, не урегулирован порядок использования электронной подписи или нарушена сама кадровая процедура. Иными словами, электронный документ имеет силу только тогда, когда подтверждены и его подлинность, и соблюдение установленного порядка.

Какие ошибки при внедрении и использовании КЭДО компании чаще всего допускают и потом сталкиваются с проблемами в суде?

Самые распространенные ошибки – это формальный подход к внедрению КЭДО. Компании нередко запускают систему технически, но не до конца оформляют локальные акты, не закрепляют виды электронной подписи, не фиксируют порядок подключения работников и не обеспечивают надежную идентификацию пользователей.

Еще одна частая проблема – отсутствие полноценной доказательной базы: логов, меток времени, маршрутов согласования, подтверждения направления и подписания документов. В итоге в суде выясняется, что система есть, а доказать юридическую значимость конкретного документа работодатель не может.

Задать свои вопросы Дарье и узнать больше об опыте Группы «Лента» вы сможете на Двадцать пятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 22-23 октября 2026 года.

Мария Харитонова