Как найти скрытые резервы и снизить операционные расходы компании

Для повышения операционной эффективности финансовому директору важно понимать реальную себестоимость бизнес-процессов. Учетные системы фиксируют факт выполнения операции, но не показывают фактические трудозатраты на нее.

В слепой зоне часто остаются системные проблемы: дублирование функций в разных контурах, ручной ввод данных при отсутствии нужных интеграций или сложные маршруты согласований. Эти факторы напрямую увеличивают операционные издержки. Чтобы выявить потери и оптимизировать затраты, необходимо проанализировать рутинные операции бизнеса. Рассказываем, как это сделать.

Что такое Task Mining

Task Mining – это решение для глубокого анализа и совершенствования рабочих процессов. Технология помогает понять, как фактически выстроено выполнение задач, чтобы найти зоны для оптимизации.

Инструмент анализирует алгоритм работы с бизнес-приложениями и выделяет ключевые паттерны:

Эти данные позволяют построить цифровую модель рабочего дня и обнаружить рутинные операции, которые перегружают специалистов. А в дальнейшем найти возможности для автоматизации.

Task Mining детализирует рутинные действия

К примеру, обработка счета должна занимать 5 минут, а занимает 15. Учетная система фиксирует задержку, но не объясняет ее причин. Узнать их помогает Task Mining.

Технология может обнаружить, что «лишние» 10 минут уходят на ручное копирование данных из PDF, проверку контрагента и поиск договора в системе. Task Mining подсвечивает реальную проблему: сотруднику мешает работать быстрее отсутствие интеграции справочников и автоматической проверки.

Как работает Task Mining

Алгоритм проходит в несколько этапов:

1. Сбор первичных данных. Мониторинг в фоновом режиме фиксирует информацию об операциях, не влияя на производительность устройств. Таким образом компания получает данные для анализа, не проводя при этом ручные отчеты или опросы персонала. 

2. Контекстуализация. Система связывает действия с конкретными бизнес-задачами. Разрозненные сигналы структурируются в понятные операции вроде «формирование счета», «заведение задачи в Jira» и т. д.

3. Сопоставление сценариев. Алгоритм выявляет вариативность процессов, например длительность выполнения и отклонения от утвержденных регламентов.

4. Поиск задач, пригодных для оптимизации. На основе собранной статистики выявляются наиболее ресурсоемкие участки. Инструмент подсвечивает повторяющиеся рутинные паттерны и узкие места, где теряется время.

5. Визуализация процесса. Итоговые данные преобразуются в наглядную карту задач и процессов. Руководство получает фактическую схему бизнес-операции со всеми скрытыми ответвлениями и реальными временными затратами на каждом этапе.

Чем Task Mining полезен бизнесу

Для финансового директора анализ задач – это инструмент перехода от интуитивного управления ресурсами к точным цифрам. Технология позволяет провести объективный аудит и узнать, сколько реально стоят рабочие операции, какие из них можно автоматизировать или исключить. Это позволяет управлять загрузкой персонала, предотвращать выгорание и минимизировать операционные риски.

Внедрение инструмента дает измеримый эффект в ключевых направлениях:

1. Финансы и бухгалтерия. Анализ выявляет ручные операции, которые тормозят закрытие отчетных периодов: сверки в электронных таблицах, дублирование ввода первички, перенос данных между банковскими программами и учетной системой вручную. Устранение этих узких мест снижает стоимость обработки документов и уменьшает количество ошибок.

2. Внутренний контроль, закупки и юридический блок. Технология обеспечивает прозрачность согласования договоров. Она подсвечивает этапы, на которых документы задерживаются, что позволяет ускорить сделки.

3. Коммерческий блок. В продажах анализ действий помогает сократить время от получения заявки до выставления счета.

Чем Task Mining отличается от Process Mining

Для построения полной картины операционной деятельности эффективнее всего рассматривать эти технологии как взаимодополняющие инструменты, работающие на разных уровнях глубины.

Process Mining – это «взгляд сверху». Технология анализирует логи из информационных систем и строит цифровой двойник процесса на основе структурированных данных. Таким образом можно увидеть маршрут движения документов, смену статусов и сроки выполнения этапов, зафиксированные в учетной системе.

Task Mining дополняет эту картину «взглядом изнутри», работая с неструктурированными данными. Он фиксирует действия, которые не попадают в отчеты основных систем: расчеты в Excel, переключение между окнами, работу в бизнес-приложениях. Это заполняет пробелы в аналитике: становится прозрачным не только движение документов, но и вся ручная рутина, скрытая между официальными этапами.

Попробуйте Task Mining – дополнительную опцию ПО для анализа бизнес-процессов VK Process Mining от VK Tech. Решение входит в реестр отечественного ПО. Доступно как в облаке по подписке, так и для развертывания в контуре компании.

Реклама. ООО "ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ", ИНН: 7714415613, ERID: CQH36pWzJpps8EWBk6fMuAK3gd3WDVcmDxjyK7E2Jk7KWu