- Интервью
- Отчеты о конференциях
- Цифровая трансформация
- Электронный документооборот
- Финансы: стратегия и тактика
- Общие центры обслуживания
- Информационные технологии
- Финансовая отчетность
- Риск-менеджмент
- Технологии управления
- Банки и страхование
- Кадровый рынок и управление персоналом
- Управление знаниями
- White Papers
- Финансы и государство
- CFO-прогноз
- Карьера и дети
- CFO Style
- Советы по выступлению на конференциях
- Обзоры деловых книг и журналов
- История финансов
- Свободное время
- Цитаты
КОНФЕРЕНЦИИ
Все-
26 августа 2024 года по 5 декабря 2024 года
Москва -
5 декабря 2024 года
Москва -
6 декабря 2024 года
Москва -
11 декабря 2024 года
Москва -
12 декабря 2024 года
Москва -
13 декабря 2024 года
Москва
Перейти на модель ОЦО: миссия выполнима
02.10.2017
Модель организации бизнеса, при которой повторяющиеся сервисные функции передаются в единый центр, давно популярна во всем мире. Общие центры обслуживания, или ОЦО (англ. — Shared Service Center) российские холдинги в качестве успешного управленческого кейса взяли на вооружение еще в начале
Рынок чувствует себя отлично
Согласно исследованию EY в 2016 г., более трети из 100 крупнейших компаний в России уже внедрили ОЦО.
«Несмотря на тормозящие развитие рынка факторы, число российских заказчиков аутсорсинга учета из года в год растет» — таковы выводы рэнкинга http://raexpert.ru/ratings/outsourcing/2016 ведущих российских компаний в области аутсорсинга учетных функций, составленного агентством RAEX (Эксперт РА) по итогам 2016 года. RAEX цитирует представителей
По данным SSON, крупнейшего профессионального объединения в области Shared Service Center и аутсорсинга, 79% владельцев ОЦО подтверждают, что с централизацией ряда функций в выведенной структуре резко сокращает затраты бизнеса.
По данным Deloitte, мотивации для создания ОЦО таковы:
• проведение реструктуризации бизнеса и снижение расходов (26%);
• поддержка роста и масштабирования бизнеса (23%);
• ответ на рецессию в мировой экономике (11%);
• потребность в усилении внутреннего контроля над процессами (9%);
• рост конкуренции (8%);
• необходимость увеличить долю рынка (7%);
• проведение сделки M&A (6%).
SSON провело исследование, в котором приняли участие более 500
От ОЦО — к электронному архиву, или от электронного архива — к ОЦО
Модель ОЦО всегда создается в распределенных компаниях и холдингах, и переход к данной модели, как правило, начинается с процессов, связанных с бухгалтерским и налоговым учетом. Таким образом, компании стремятся снизить расходы на содержание функции по ведению бухгалтерского и налогового учета за счет централизованной обработки больших объемов информации и стандартизации всех учетных функций. Кроме того, для руководства бизнесом мотивирующим фактором перевода финансовых функций на модель ОЦО является быстрый доступ к информации, необходимой для принятия стратегически важных решений, ее абсолютная прозрачность и подконтрольность.
Для наглядности — кейс создания одного из первых успешных ОЦО в России в «Сибирской угольной энергетической компании» (СУЭК). В 2007 году компания, имеющая порядка семидесяти дочерних обществ, расположенных в восьми регионах России, начинает процесс реорганизации: все территориально удаленные предприятия должны были перейти и поддерживать общие учетные процессы и вести единый бухгалтерский учет. Это вызвало проблему с пересылкой буквально тонн первичных бухгалтерских документов в головные центры для их обработки и хранения. Ключевой задачей группы компаний также было внедрение единой для всех предприятий учетной системы, поддерживающей бухгалтерский и налоговый учет. Решением стало развертывание
Собственно, кейс СУЭК — это не только и не столько иллюстрация того, как и для чего холдинги переходят на ОЦО. Это пример того, что ключевым элементом централизации и залогом успеха функционирования единого центра обслуживания является единая информационная платформа, проинтегрированная с ERP и обеспечивающая сбор, обработку и хранение информации в одной точке.
Консалтеры, к помощи которых прибегают холдинги, решившие вывести сервисные процессы в отдельную
Такая платформа должна отвечать чаяниям финансового директора по сокращению времени на работу с документами (ввод, их хранение и обеспечение совместной работы сотрудников внутри ОЦО, а также сотрудников ОЦО с обслуживаемыми подразделениями); уменьшению периода согласования и обработки заявок от
Перед
Внимание! Детали!
Как не упустить важное, выбирая платформу для Общего центра обслуживания и как не ошибиться в компании, которая будет ее внедрять?
Эталонная схема работы ECM в ОЦО следующая. Первичная бухгалтерская документация собирается в структурных подразделениях, где ответственные сотрудники проверяют ее комплектность, оцифровывают и передают в службу одного окна. Здесь специалисты проверяют тип документа, дату, контрагента, ИНН, сумму и другие атрибуты из
То есть, внедряемая
Нужно учесть, что документов, которые будут обращаться и храниться в системе, не просто много, а очень много. Электронный архив должен сохранять высокую производительность при любых нагрузках. Обработка больших потоков документов, поступающих через многие каналы, должна происходить с высокой скоростью — данные должны извлекаться, регистрироваться, конвертироваться буквально за секунды.
Практические показатели использования единого электронного архива в группе СУЭК при нагрузке свыше 500 000 документов в месяц
Процесс |
До внедрения |
После внедрения |
Сбор консолидированной отчетности |
25 дней |
6 дней |
Время доступа к документации в регионах |
10–12 дней |
Online |
Подготовка и сдача отчетности в центр |
7 дней |
Online |
Говоря об объемах документов, находящихся в системе, нельзя обойти вниманием вопрос хранения. Выбирайте систему, которая отличается универсальностью, то есть в своей структуре учитывает электронные копии бумажных документов и обеспечивает надежное хранение документов, переданных через операторов ЭДО, со всеми подписями, печатями, уведомлениями о поступлении и передачи.
Обратите внимание на наличие в системе функции пакетной обработки документов, которая позволит ускорить данный процесс. Если такая опция есть, то ваш сотрудник один раз заполнит общие атрибуты документа, и впоследствии они автоматически подставятся в поля карточки документа, то есть в повторном ручном вводе одинаковых значений необходимости уже не будет. Важная для ОЦО опция — это контроль поступления оригиналов документов, когда при загрузке документов автоматически проверяются их атрибутивная информация и штрихкоды, а если обнаружатся совпадения, система предложит сравнить похожие документы, а затем заменить документ или его данные.
Поисковые возможности платформы также значимы: она должна уметь находить нужный документ среди сотен миллионов других любым способом — по всем разделам, индексным полям, полным текстам. Система должна поддерживать поиск различных словоформ, специальных символов, синонимов
Система электронного архива в ОЦО должна позволять получать наглядную графическую статистику по KPI сотрудников во время обработки документов, чтобы руководство могло оценить объемы введенных в электронный архив документов в разрезе дат, видов документов и участков ввода
Естественно, стоит обратить внимание на возможности интеграции
Внимательно изучите опыт создания систем для ОЦО у подрядчика. В его портфеле должна быть практика реализации крупных проектов по построению систем электронного архива, управлению фондами первичных бухгалтерских документов и, собственно, общих центров обслуживания. Типовое внедрение, осуществляемое опытными специалистами, будет проводиться по результатам тщательного обследования
Помните, технологический аспект управления документами в ОЦО является одним из ключевых факторов успешности перехода на модель общего центра обслуживания. В России есть компании, для которых автоматизация обработки документов ОЦО — едва ли не первый приоритет в специализации. Среди них особое место занимает корпорация ЭЛАР, внедрившая системы в холдингах СУЭК, ОМК, НЛМК, ФосАгро, КОМОС ГРУПП и др. Компания не только внедряет, но и создает свои решения на
Наши конференции:
- Восьмая конференция «Управление рисками в промышленности»
- Семнадцатый форум финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2025
- Четырнадцатая конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
- Сорок пятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
- Четырнадцатый форум финансовых директоров фармацевтического бизнеса Pharma CFO 2025
Комментарии