Обязательный ЭДО в грузоперевозках с 1 сентября: когда возможны исключения?

В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиторской деятельности», с 1 сентября 2026 года в сфере грузоперевозок обязательно использование электронного документооборота, сообщает официальный сайт ФНС.

Как это работает на практике и каковы риски?

С 1 сентября все участники перевозочного процесса – отправители и получатели грузов, перевозчики и экспедиторы – обязаны оформлять и обмениваться в электронном виде следующими документами:

• экспедиторскими документами (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
• грузовыми накладными (для воздушных перевозок);
• транспортными железнодорожными накладными;
• транспортными накладными;
• заказами и заявками на перевозку грузов.

Обязанность касается всех участников логистических цепочек, задействованных в перевозке наемным транспортом. Если компания только получает грузы и не инициирует документооборот, она должна подписывать свою часть в электронной транспортной накладной, подтверждая приемку товара.

«К нам поступает различная информация, но о каких-либо критических ситуациях пока нам неизвестно. Требование вступило в силу сразу, не имеет переходных периодов. Но при этом в части ответственности, а именно в части административной ответственности водителей, со стороны государства предусмотрен, но еще не подписан нормативный акт, освобождающий водителей до 01.03.2027 от ответственности за движение без электронного транспортного документа. Другие существующие виды ответственности, прямо или косвенно возникающие в случае неисполнения законодательных требований по транспортному ЭДО, пока не возникают в нашей практике как обсуждаемые», – комментирует партнер и лидер практики цифровизации учета и документооборота ДРТ Анна Климова.

Что делать, если контрагент отказывается от перехода?

«Альтернативный порядок не предусмотрен, все участники логистической цепочки с правом подписи электронного документа должны быть подключены к ЭДО к установленному сроку, – сообщила Анна Климова. – Иными словами, все участники должны быть подключены к системам передачи электронных транспортных документов и иметь средства подписания и непосредственно электронную подпись. При этом непосредственно в процессе работы с документами, когда все участники подключены к ЭДО, но есть документально подтвержденные события, препятствующие формированию в процессе документа в ЭДО, то возможны альтернативные сценарии. Включая подписание документов на бумаге».

Для работы с новой системой компаниям необходимо выполнить три условия:

1. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи или сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (в зависимости от участников логистической цепочки).
2. Подключиться к одному из аккредитованных операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), которые обеспечивают передачу данных в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Операторы ИС ЭПД аккредитованы Минтрансом России, их актуальный перечень опубликован на сайте ведомства.
3. Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании с назначением администратора, при необходимости подключить и водителей.

Важно учитывать, что транспортный ЭДО можно запустить только в том случае, если его подключат все участники логистической цепочки: отправитель, перевозчик, экспедитор и получатель груза.

Предусмотрены ли штрафы за работу по старым правилам?

Штрафы за отсутствие электронного документооборота прямо не предусмотрены, отметили в ДРТ. «Но при этом последствия неисполнения требований законодательства каждый бизнес должен проверить со своим юридическим, логистическим, налоговым отделами максимально осторожно, понимая, что существует риск выставления штрафов со стороны контрагентов, а также есть вероятность отказа признания оформленных по-прежнему на бумаге транспортных документов недействительными, возможны и другие последствия, которые для каждой бизнес-модели могут быть немного иными.

Важно отметить, что у многих компаний всплывает вопрос о признании расходов по логистическим расходам в целях налогообложения. Несмотря на лояльность ФНС и готовность ведомства оценивать ситуацию комплексно, используя все имеющиеся иные документы по подтверждению факта хозяйственной деятельности, “цена вопроса” в данном случае может быть существенной. Это связано с тем, что исторически транспортные документы подтверждают не только факт перевозки, но и факт осуществления операции по поставке товара, которая может являться значительной».

Регулятор отмечает, что переход на ЭДО повысит прозрачность логистических процессов, сократит издержки бизнеса на бумагу, печать и курьерские услуги, а также ускорит взаиморасчеты между участниками рынка. ГИС ЭПД обеспечит централизованное хранение документов и контроль со стороны государства.

Найти ответы на самые чувствительные налоговые вопросы бизнеса вы сможете на Пятой конференции «Управление налоговыми рисками», которая пройдет 24 сентября 2026 года в Москве.

На Двадцать пятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» вы изучите лучшие кейсы внедрения ЭДО, ознакомитесь с дорожной картой цифровизации документов до 2030 года и освоите современные инструменты управления документооборотом.