Алексей Барков, «Балтика»: Как наша ERP «Монолит» стала фундаментом для ЭКДО

В предыдущем материале моя коллега описала общую картину перехода на электронный кадровый документооборот и те вызовы, которые нам пришлось преодолеть. В данной статье расскажу подробнее о том, какая ИТ‑архитектура и HR‑система стали фундаментом для этого перехода, как мы выстроили личный кабинет сотрудника и организовали цифровой приём кандидатов.

Начну с главного архитектурного принципа, который во многом определил наш успех. В отличие от многих компаний, мы не пошли по пути «множества интеграций», когда личный кабинет – это отдельный портал, кадровая система – ещё одна, а ЭДО – третья. У нас всё работает на едином ядре – ERP системе «Монолит», созданной Санкт-Петербургской ИТ-компанией «Монолит-Инфо».  ERP «Монолит» эволюционно развивается уже больше двадцати лет. И наш личный кабинет – это не внешняя надстройка, а та же HR-подсистема, просто «вид с другой стороны». Такая архитектура позволила нам избежать накладок при синхронизации данных, упростить подписание документов и сделать цифровой приём сотрудников по-настоящему бесшовным.

Остановлюсь на трёх ключевых блоках, которые вызывают больше всего вопросов у коллег с рынка:

Архитектура нашей системы

Наша платформа «Монолит» охватывает весь спектр задач: от CRM и DRP до управления продажами и электронного документооборота. HR-подсистема «Монолит-Персонал» является ее неотъемлемой частью. У нас действует железный принцип: все персональные данные ведутся только в HR-подсистеме и только оттуда (при наличии необходимых согласий сотрудников) они передаются в смежные информационные системы.

Наша HR-подсистема включает в себя:

В настоящий момент в нашей HR-системе зарегистрировано около 11 тысяч пользователей – это весь штат компании. Доступ в личный кабинет мы предоставляем всем сотрудникам, причём ещё до официального приёма.

Важно подчеркнуть архитектурное отличие: под интеграцией у нас понимается только связь с внешними функциональными системами (например, LMS). Внутренней интеграции нет, потому что личный кабинет не является отдельным порталом или внешней системой. Это часть самой HR-системы, просто вид с другой стороны. Кроме того, наша HR-система выполняет функции центра управления доступом для всей ERP на основе матрицы доступа, жёстко привязанной к должностным позициям.

От простоты к мультисервисности

Мы старались сделать интерфейс личного кабинета максимально простым и понятным, с подсказками и инструкциями. На сегодняшний день в нём доступно 36 сервисов для рядовых сотрудников и 25 сервисов для руководителей. Мы развиваем личный кабинет с 2021 года, и сейчас сервисов стало так много, что люди начали путаться в разделах. Поэтому мы запустили проект редизайна.

Мы настраиваем личные кабинеты отдельно для каждого юридического лица в составе группы: можем скрыть определённые разделы для конкретного юрлица, изменить логотипы и стилистику.

Рост использования личного кабинета впечатляет:

Личный кабинет выполняет функцию единой точки подписания электронных документов. Это не мобильное приложение, а веб-портал, адаптированный для компьютера, планшета и смартфона. По умолчанию пользователю показываются только неподписанные документы. При клике на кнопку «Подписать» запускается процесс подписания.

Как мы выпускаем УНЭП прямо в личном кабинете

Процесс получения УНЭП организован непосредственно в личном кабинете сотрудника или кандидата. Мы поддерживаем два варианта идентификации:

Расскажу на примере основного варианта. Пользователь нажимает кнопку, видит сообщение о необходимости подтверждения на «Госуслугах». Далее идёт цепочка API-обменов с нашим провайдером, которая занимает около 20–25 секунд. В результате формируется заявление в формате PDF, которое сотрудник подписывает. После подписания система уведомляет, что в течение 24 часов нужно зайти на портал «Госуслуг» и подтвердить свою личность. На портале требуется лишь один клик. После этого в личном кабинете появляется сообщение: подпись действует с указанной даты в течение одного года.

Мы запустили этот процесс осенью 2025 года. Были большие сомнения – как люди воспримут переход. Но результаты оказались впечатляющими. Я думаю, именно простота и надёжность стали ключами успеха.

Как мы подписываем документы

Рассмотрим на примере оформления перевода. Сотрудник HR-сервиса в приказе на перевод выбирает, какие документы необходимо сформировать. Сначала система генерирует Excel-файл – для того, чтобы можно было при необходимости подправить границы или вписать дополнительное условие (речь не идёт об изменении существенных данных). Затем файл сохраняется и доформировывается в контейнер с PDF-файлом, сформированным в соответствии с приказами Минтруда.

Мы используем два способа информирования сотрудников:

В личном кабинете появляется маркер новых документов. Сотрудник может подписывать документы со смартфона, компьютера или любого другого устройства. Подписание запускается одним кликом по ссылке «Подписать». На телефон приходит шестизначный SMS-код, после ввода которого происходит подписание. Важно: мы передаём провайдеру только хэш документа, сгенерированный по ГОСТу. Само тело документа не передаётся во внешний контур.

В результате система отображает сообщение о полном подписании. Документ хранится в нашей HR-системе – отдельного электронного архива у нас пока нет, возможно, мы к этому придём. Обязательное условие: на документе отображаются визуальные «штампики» и метка времени. Зачастую без штампов сотрудники не понимают, что документ подписан.

Как сотрудники приняли цифровое оформление. Неожиданный эффект цифровизации

Мы запустили проект «личный кабинет кандидата» практически параллельно с внедрением УНЭП – летом 2025 года. Пилот стартовал 15 июня, полномасштабный запуск – 23 июля.

Суть проста: сотрудник появляется в нашей системе за 3–5–7 дней до официального приёма. Мы направляем ему SMS со ссылкой на личный кабинет кандидата. Аутентификация производится по табельному номеру и PIN-коду. В этом кабинете кандидат может:

Важно: после официального оформления система автоматически удаляет загруженные кандидатом данные (это обеспечивается нашими регламентами и инструментами). Параллельно создаются учётная запись, e-mail, заявки на подготовку техники, выдачу сим-карты и смартфона (если это предусмотрено должностью).

Каков результат? Мы прогнозировали, что добровольно загружать документы в личный кабинет будут около 40% кандидатов. Фактически этот показатель достиг 70%, а сейчас, я думаю, уже порядка 80–90%. Наши сомнения – и у HR, и у IT – оказались неоправданными. Люди охотно идут в цифровую среду, если им обеспечить нормальную коммуникацию и ощущение надёжности.

Как мы упростили работу кадровиков без распознавания текста

Мы рассматривали возможность внедрения технологии распознавания загруженных сканов. Мы проработали варианты с несколькими вендорами, однако поняли, что на текущем этапе это неоправданно дорого, и выбрали более практичный и экономичный подход.

Вместо этого мы создали в учётной системе специальный экран: справа открывается загруженный скан, слева – личная карточка сотрудника. Кадровый специалист, глядя на скан, вбивает данные в личную карточку. Мы добавили цифровую лупу (можно сильно увеличить фрагмент) и кнопки поворота изображения на случай, если фото сделано неаккуратно. Отклик от HR-специалистов оказался очень позитивным – этот экран стал для них неожиданно большим бенефитом.

Переход на УНЭП мы начинали с опаской: одно дело – подписать приказ на отпуск простой электронной подписью, и совсем другое – трудовой договор или дополнительное соглашение. Мы думали, что потеряем часть сотрудников, особенно среди «синих воротничков», которые не очень доверяют электронной подписи. Реальность превзошла наши ожидания: 99,4% сотрудников от полного списочного состава, включая длительно отсутствующих, получили новые подписи и остались в системе ЭКДО.

Таким образом, наша эволюционная стратегия – постоянное развитие собственной ERP-системы без революционных скачков – полностью себя оправдала.

Алексей Барков, бизнес-партнер по информационным системам управления персоналом, «Балтика»